25 de mayo de 2011

Importación de informes y plantillas


Una de las mejoras que incorporó la llegada de la versión 8.8 (y posteriores) fue la posibilidad de visualizar informes creados con Crystal Reports. Si bien muchos partners ya habían realizado modificacions para poder utilizar esta herramienta, ahora es el el propio SAP B1 el que lo incorpora de forma nativa, permitiendo su uso sin necesidad de add-on's de terceros. En versiones anteriores, SAP B1 disponía únicamente del PLD, una herramienta con funcionalidad limitada para crear y modificar las plantillas que se utilizaban para la impresión de documentos. Ahora, con la llegada de Crystal Reports, se dispone de nuevas funcionalidades, como por ejemplo:

  • Desarrollar informes mejores y más complejos:
    • Uso de datos vinculados de cualquier tabla de sistema, no sólo de las que SAP tiene internamente ralacionadas.
    • Omisión de registros de forma condicional, a partir de los valores que tomen ciertos parámetros.
    • Realización de agrupaciones y ordenaciones de forma más simple.
    • Más funciones para crear campos de fórmula a partir de combinaciones de otros campos.
    • Creación de subinformes dentro del informe principal.
  • Modificar y actualizar informes de manera más simple:
    • Los clientes pueden modificar los informes directamente de forma más intuitiva con una pequeña formación inicial.
    • Interfície de trabajo más sencilla de utilizar.
  • Disponer de reports informativos en Crystal para ser ejecutados directamente desde puntos de menú, no sólo como plantillas de documento.
A demás, gracias a la herramienta de importación/exportación, ahora es más sencillo para los partners desarrollar los informes y plantillas en sus entornos de test y enviarlos al cliente una vez finalizados.

En el post de hoy os vamos a guiar en los pasos necesarios para realizar esta importación.

Prerequisitos

Antes de empezar con el proceso de importación, debemos disponer de nuestro informe/plantilla de Crystal Reports en cualquiera de los 2 formatos aceptados:

  • rpt: Formato estárdar de Crystal Reports.
  • b1p: Formato creado por SAP B1 para agrupar varios reports en un mismo fichero.

Proceso de importación de plantillas (fichero "b1p")

1.- Abrimos el formulario de Gestión -> Definiciones -> General -> Gestión de informes y layout y hacemos clic en el botón Importar.

2.- Seleccionamos el fichero a importar y hacemos clic en el botón Siguiente.

3.- Seleccionamos qué plantillas dentro del fichero queremos importar. Para verlas todas, deberemos desplegarlas mediante el botón Expandir. Una vez seleccionadas, le damos a Finalizar y listos.

Por último el sistema nos muestra un resumen de la importación y si ha habido algún problema. Una vez finalizado el proceso, ya tenemos las nuevas plantillas disponibles en la pantalla de gestión de layouts.

Importación de rpt's

El proceso de importación anterior también se puede realizar para un informe suelto en formato rpt. En el caso de importar este tipo de ficheros, cuando lo tengamos seleccionado el sistema nos preguntará como lo queremos crear:

  1. Layout: plantilla para imprimir documentos de SAP B1. Cada plantilla va asociada a un documento (oferta, pedido, albarán, factura, orden de fabricación, etc...), que posteriormente se puede predefinir como plantilla por defecto para la impresión de los documentos.
  2. Informe: listado accesible desde un punto de menú asociado al área de negocio que queramos (Ventas, Compras, Inventario, etc...). Gracias a esta opción podemos añadir tantos listados como queramos para cada uno de los departamentos.
Para este tipo de importación, deberemos indicar el destino del fichero, ya sea el tipo de documento para el caso 1 o el punto de menú para el caso 2.

Y recordad que juntamente con la licencia de SAP disponéis de un editor de Crystal Reports gratuito. Si todavía no disponéis de él, podéis pedirle a vuestro partner que os lo facilite.

Esperamos que este post os sea de utilidad y ya sabéis que estamos abiertos a consultas a través de los comentarios.

23 de mayo de 2011

Gestión de alarmas


Debido a que Blogger nos eliminó por error una entrada publicada la semana pasada, la volvemos a publicar para que la tengáis disponible para su consulta.

Una de las funcionalidades más útiles pero menos usadas en SAP B1 es la de Gestión -> Gestiones de alarma. Lo que nos permite esta opción es configurar avisos en nuestro sistema que se generan automáticamente a partir de una serie de eventos que el sistema monitoriza:

  • Desviación de límite crédito: se desencadena cuando un documento de ventas provoca un incremento del límite de crédito que el cliente tiene definido en su ficha.
  • Desviación de comprometido: avisa cuando se supera el límite de comprometido, definido por la suma del límite de crédito y los cheques recibidos pero todavía no hechos efectivo.
  • Desviación de ganancia bruta porcentual: se desencadena cuando un documento presenta una ganancia bruta inferior al valor que indiquemos en la pestaña "Condiciones" de la ficha de configuración de la alerta.
  • Desviación de descuento (en %): se desencadena cuando el descuento de un documento determinado supera el indicado en la pestaña "Condiciones" de la ficha de configuración de la alerta.
  • Desviación presupuesto: se emite una alarma cuando se calcula un nuevo pedido y se produce un desvío con respecto al presupuesto.
  • Desviación stock mínimo: detecta cuando el inventario de un artículo es inferior al nivel mínimo que se definió en el registro maestro de artículos.

Adicionalmente también podemos añadir nuevas alarmas utilizando las consultas de usuario. A diferencia de las alarmas de sistema, las que creemos nosotros se ejecutan de forma periódica, y no condicionadas por un evento de sistema. Así pues, para cada nueva alarma podremos definir un periodo de ejecución distinto (cada X minutos, horas, días, semanas o meses). Si lo que deseamos es, por ejemplo, que cada lunes por la mañana un usuario tenga un informe con la deuda pendiente de cada cliente, podemos crear una consulta de usuario con esta información y programarla mediante el gestor de alarmas, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

En este ejemplo, Carina Tornado es la directora financiera, y los lunes a las 9h recibe una notificación interna de SAP B1 con el informe indicado. Al mismo tiempo el gerente de la organización, Carlos Mateo, recibe el mismo informe pero por e-mail, ya que de forma habitual él no accede al sistema y prefiere recibir los avisos por correo.

En definitiva, las alarmas son una herramienta muy útil para tener monitorizados de manera fácil ciertos aspectos claves de nuestra organización que nos interese tener presentes.

Si queréis más información, podéis consultar la ayuda de SAP B1 relacionada con este tema.