Contabilizaciones periódicas

En el post de hoy os explicaremos como agilizar el registro de asientos contables repetitivos utilizando una herramientas que nos proporciona SAP Business One, las Contabilizaciones periódicas (Finanzas-->Contabilizaciones periódicas).

Asientos periódicos

Esta herramienta nos permite definir asientos que se ejecutarán periódicamente (semanal, mensualmente,…). Por ejemplo, si queremos contabilizar los pagos de un crédito que vencen los días 12 de cada mes y por un periodo de 4 años, podríamos crear una contabilización periódica cómo la que muestra la imagen.

• Código: permite especificar un código para el asiento y también una descripción que nos facilitará su identificación dentro de las contabilizaciones periódicas.
• Frecuencia: permite indicar la periodicidad con la que se ejecuta el asiento (puede ser Diario, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual o una Única vez). También podemos especificar dentro del periodo cual va a ser la próxima ejecución.
• Periodo de validez: permite identificar hasta que fecha se deberá ejecutarse periódicamente la contabilización.

Una vez definida la contabilización periódica, el día que se cumpla la próxima ejecución el sistema nos mostrará un aviso mediante su sistema de Alarmas para que registremos dicha contabilización.

Esta ventana nos permitirá registrar el asiento periódico haciendo clic en el botón Ejecutar. Deberemos tener en cuenta si queremos que la contabilización se ejecute en la fecha del sistema o bien en la fecha de la contabilización periódica.

Modelo de asientos

Utilizando también los asientos periódicos podemos realizar plantillas, indicando en el campo Frecuencia el valor “Modelo”. De este modo podemos especificar un modelo de asientos.

Esta herramienta permite definir patrones de asientos que tienen una estructura predefinida. Estos tipos de asientos pueden ser útiles, por ejemplo, para los asientos de las nóminas de la empresa. El siguiente ejemplo muestra cómo podríamos definir estas nóminas.

Los modelos se pueden utilizar mientras se está realizando un Asiento (Finanzas-->Asiento). Para ello debemos indicar en el campo Tipo de modelo el valor “Contabilización periódica” y en el campo Modelo el código de modelo que acabamos de crear (“NÓMINAS” en nuestro ejemplo), tal y como se muestra en la imagen.

Requisitos para el cumplimiento de la ley de la morosidad

Como ya os comentamos en un post anterior, en 2010 se publicó una disposición que intenta regular la morosidad en cobros y pagos. Pues bien, en el artículo de hoy queremos comentar otra disposicón, la 20173, que resuelve sobre la información que las empresas deben incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con los aplazamientos de pago a proveedores en operaciones comerciales.

Según podemos leer en el documento, en la memoria se deben incluir los siguientes datos:

• Importe pagado dentro y fuera del plazo legal.
• Plazo medio ponderado excedido de pagos durante el ejercicio.
• Saldo pendiente de pago al cierre del mismo que acumule un aplazamiento superior al permitido por la ley.

No obstante, se indica que

[...] como es usual en los restantes requerimientos contables, se ha estimado proporcionado, en razón de su magnitud, exigir un menor detalle de información contable a las pequeñas y medianas empresas. Siguiendo este criterio, las empresas que puedan elaborar la memoria en modelo abreviado o que opten por la aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas no estarán obligadas a informar del plazo medio ponderado excedido de pagos durante el ejercicio.

Así pues, si nos centramos en el sector PyME, deberemos incluir en nuestro informe anual una nota que incorpore únicamente los importes pagados dentro y fuera del plazo, así como los saldos pendientes.

¿Cómo obtener esta información en SAP B1?

No existe ningún informe estándar de SAP B1 que permita obtener estos datos. Por esa razón, en SEMIC hemos creado una consulta de usuario que obtiene los valores solicitados a las PyME's, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• El computo de días se debe realizar entre la fecha de prestación del servicio y la del pago, no entre la fecha de la factura y el pago. Por esa razón se debe utilizar la fecha de registro del albarán más antiguo de la factura (si existe), y en su defecto la fecha de registro de la factura.
• En el caso que el pago se realice a través de un efecto, se debe considerar la fecha de vencimiento del efecto, y no la fecha de registro del pago.
• No se contempla la recirculación de efectos.
• El saldo pendiente no se puede obtener del balance a fecha 31/12, puesto que puede haber saldos abiertos que no hayan superado el límite de días para el pago establecido por la ley. Así pues, también lo debemos calcular a través de la consulta.

En el caso de estar interesados, os emplazamos a contactarnos vía mail en sap@semic.es y os la facilitaremos de forma gratuita.

Importación de listas de precios

Una de las tareas que todos los clientes nos piden, ya sea en un proyecto de implantación inicial o con SAP B1 ya funcionando, es la carga de datos externos desde Excel. Los usuarios están acostumbrados a trabajar con esta herramienta ofimática, y a veces les es más cómodo tratar los datos en hojas de cálculo que no hacerlo en el propio ERP. Si bien nosotros siempre intentamos hacer que el cliente se acostumbre a trabajar los datos dentro del sistema, es útil conocer las 3 maneras que tenemos en SAP B1 para importar datos:

• Data Transfer Workbench (DTW): herramienta que permite importar todo tipo de información (datos maestros, datos de configuración y transacciones/documentos).
• DI API: mediante el SDK de SAP Business One podemos programar scripts/macros con Excel que permitan importar los datos a nuestro ERP.
• Estándar: existe una funcionalidad estándar que permite hacer importaciones básicas de datos maestros de IC's, artículos y listas de precios.

En el post de hoy nos vamos a centrar en la tercera opción, que nos ofrece una forma muy rápida y simple de importar listas de precios. Para ello, simplemente deberemos seguir los siguientes pasos:

• Abrir el formulario ubicado en Gestión --> Importación/Exportación de datos --> Importación de datos --> Importar de Excel.
1. Indicar en el campo Tipo de datos para importación el valor "Artículos".
2. Seleccionar para la columna A el valor "Número de artículo"
3. Seleccioanr para la columna B el valor "Código lista de precios"
4. El sistema rellenará automáticamente las filas C y D.
5. Hacer clic el botón OK.

• A continuación el sistema nos pedirá que escojamos el fichero desde el cual queremos importar los datos. Lo seleccionamos y le damos al botón "Abrir".

Os dejamos un vídeo tutorial que os guiará en el proceso y también os ayudará a preparar el Excel para la importación.

Recordad que también podéis ver el vídeo en nuestro canal de YouTube.