20 de febrero de 2014

SEPA, IBAN y SWIFT


Introducción

Como la mayoría ya sabréis, el pasado 1 de febrero entró en vigencia la nueva normativa SEPA para unificar las transacciones económicas a nivel europeo. Pues bien, a parte de las implicaciones que esta nueva normativa tiene en la generación de ficheros de normas bancarias, el principal cambio es que en vez de utilizar el número de cuenta para realizar las operaciones, utiliza los códigos IBAN y BIC/SWIFT.

IBAN y SWIFT en SAP B1

Desde hace ya varias versiones las tablas de bancos de SAP incluyen campos para informar de estos 2 parámetros, así como del resto de campos necesarios para la norma SEPA (ID de mandato, fecha de la firma, fecha vencimiento mandatoy tipo secuencia SEPA). Dado que la conversión de cuenta bancaria a IBAN consiste en una operación matemática, desde SEMIC hemos preparado una búsqueda formateada para rellenar esta información de forma fácil. Del mismo modo, como el código SWIFT es único para cada banco, una vez completada la información en la ficha de los bancos, la podemos aplicar a las cuentas de cliente con otra búsqueda formateada.

A continuación tenéis un pequeño tutorial para realizar esta adaptación que os ahorrará mucho tiempo. Así mismo, si alguien está interesado en que le facilitemos las consultas utilizadas en este tutorial, que nos remita un correo a support.bs@semic.es y analizaremos su solicitud.

Recordad que tenéis todos los tutoriales en nuestro canal de YouTube.

24 de diciembre de 2013

Recomendaciones cierre ejercicio 2013


Llegados a este punto del año, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el cierre del ejercicio fiscal de 2013. Para ello SAP desarrolló un documento muy completo, del cual nosotros hemos extraído los elementos básicos y que a continuación os presentamos.
Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles, pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo esté listo para el cierre.

PERÍODOS

El punto principal para el cierre del año es la creación del nuevo período para el año que deseamos abrir. En este caso, será el 2014. Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Crear el indicador de periodo: Gestión -> Definiciones -> Finanzas Indicadores de período
  2. Crear el nuevo período contable : Gestión -> Inicialización del sistema -> Períodos contables
    • Indicar los subperíodos del nuevo período contable.
    • Fijar el indicador de período creado en el punto 1.
    • Fijar las fechas del nuevo período. Es importante tener en cuenta que si queremos que haya documentos de 2013 con fecha de vencimiento de 2014, debemos dejar unos días de margen dependiendo de las condiciones de pago que tengamos definidas.
  3. Crear/modificar las series de numeración de los documentos Gestión -> Inicialización del sistema -> Numeración de documentos
    • Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de numeración.
    • Creamos la nueva numeración (botón derecho en la columna de los números y seleccionar Añadir línea) o modificamos la existente.
    • Actualizamos para que grabe los cambios.
    • En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la fijamos como estándar.
    • Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de numeración de documentos.
    • Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que deseemos.

REALIZACIÓN DEL ASIENTO DE REGULARIZACIÓN Y CIERRE

Este proceso deberá realizarse a final de año, una vez tengamos contabilizadas todas las transacciones del año anterior. Para ello accederemos a Gestión -> Utilidades -> Cierre del período

Paso 1

El primer paso realiza el asiento de regularización del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de ingresos y gastos, arrastrando su saldo a la cuenta de resultados (Por lo general la 129).


ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar los IC's.

Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del período - Criterios de selección, aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aquí debemos autorizar los asientos marcando el check de la izquierda de cada uno de ellos y asignarles los siguientes campos globales:
  • Referencia 1
  • Referencia 2
  • Fecha documento
  • Fecha vencimiento

Estos campos deben definirse tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2013 (fin de período actual), mientras que para el de apertura es 01/01/2014 (inicio del nuevo período).
Finalmente solo nos queda ejecutar el proceso.

Paso 2

En el segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas pendientes (por lo general 555).


ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check de IC's

Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera análoga al Paso 1.


¡Aprovechamos para desearos a todos una FELIZ NAVIDAD y un PRÓSPERO 2014!

23 de septiembre de 2013

Aplicación móvil y iOS 7.0


Si desde que os descargásteis la versión 7 del iOS en vuestro iPhone o iPad no podéis acceder a la aplicación de SAP, aquí os traemos la solución. Resulta que Apple ha modificado la dirección MAC en todos sus dispositivos, fijándola al valor 02:00:00:00:00:00. Como este valor se utilizaba hasta ahora para vincular el usuario de SAP con el dispositivo móvil, deberemos cambiarlo para poder acceder de nuevo a Business One desde el móvil, tal y como se indica en la siguiente imagen.

Con esta simple modificación ya deberíais poder entrar de nuevo. SAP tiene previsto modificar la identificación de dispositivos en futuras versiones de la app, así que estad atentos a las novedades que se indican en los logs de actualización.

17 de diciembre de 2012

Recomendaciones para el cierre del ejercicio 2012


Llegados a este punto del año, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el cierre del ejercicio fiscal de 2012. Para ello SAP desarrolló un documento muy completo, del cual nosotros hemos extraído los elementos básicos y que a continuación os presentamos.
Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles, pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo esté listo para el cierre.

PERÍODOS

El punto principal para el cierre del año es la creación del nuevo período para el año que desamos abrir. En este caso, será el 2013. Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Crear el indicador de periodo: Gestión -> Definiciones -> Finanzas Indicadores de período
  2. Crear el nuevo período contable : Gestión -> Inicialización del sistema -> Períodos contables
    • Indicar los subperíodos del nuevo período contable.
    • Fijar el indicador de período creado en el punto 1.
    • Fijar las fechas del nuevo período. Es importante tener en cuenta que si queremos que haya documentos de 2013 con fecha de vencimiento de 2014, debemos dejar unos días de margen dependiendo de las condiciones de pago que tengamos definidas.
  3. Crear/modificar las series de numeración de los docmuentos Gestión -> Inicialización del sistema -> Numeración de documentos
    • Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de numeración.
    • Creamos la nueva numeración (botón derecho en la columna de los números y seleccionar Añadir línea) o modificamos la existente.
    • Actualizamos para que grabe los cambios.
    • En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la fijamos como estándar.
    • Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de nueración de documentos.
    • Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que deseemos.

REALIZACIÓN DEL ASIENTO DE REGULARIZACIÓN Y CIERRE

Este proceso deberá realizarse a final de año, una vez tengamos contabilizadas todas las transacciones del año anterior. Para ello accederemos a Gestión -> Utilidades -> Cierre del período

Paso 1

El primer paso realiza el asiento de regularización del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de ingresos y gastos, arrastrando su saldo a la cuenta de resultados (Por lo general la 129).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar los IC's.

Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del período - Criterios de selección, aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aquí debemos autorizar los asientos marcando el check de la izquierda de cada uno de ellos y asignarles los siguientes campos globales:
  • Referencia 1
  • Referencia 2
  • Fecha documento
  • Fecha vencimiento

Estos campos deben definirse tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2012 (fin de período actual), mientras que para el de apertura es 01/01/2013 (inicio del nuevo período).

Finalmente solo nos queda ejecutar el proceso.


Paso 2

En el segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas pendientes (por lo general 555).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check de IC's

Una vez indicadas las cuentas, prodecer de manera análoga al Paso 1.

¡Aprovechamos para desearos a todos una FELIZ NAVIDAD y un PRÓSPERO 2013!

5 de noviembre de 2012

Tipo impositivo Islas Canarias


En la entrada de hoy explicaremos como configurar grupos impositivos en SAP Business One par trabajar con Interlocutores Comerciales de las Islas Canarias. Las ventas de mercancías o servicios desde la península hacia las Islas Canarias están exentos de impuestos. Así pues, lo que haremos será crear un nuevo grupo impositivo y lo asignaremos a los clientes de Canarias mediante una regla de determinación de impuestos para que SAP Business One aplique el grupo impositivo correcto de forma automática, sin necesidad de indicar en la ficha del IC el tipo de IVA que se requiere.

Definición de un nuevo grupo impositivo

Lo primero que vamos a hacer es crear un nuevo grupo impositivo que aplicaremos a todos los clientes de las Islas Canarias. Para ello accederemos al menú Gestión > Definiciones > Finanzas > Impuestos > Grupos impositivos, que nos abrirá el formulario de Grupos impositivos - definición (ver Imagen 1).

Imagen 1

En el nuevo grupo debemos cumplimentar la siguiente información:
  • Código, identificador del grupo impositivo, que nos permitirá diferenciar las transacciones realizadas con este grupo impositivo.
  • Categoría, al tratarse de un grupo impositivo para ventas indicaremos IVA repercutido.
  • Cuenta de impuestos, cuenta en la que se van a repercutir estos impuestos.

Para terminar de definir el impuesto, debemos realizar doble clic sobre el Grupo impositivo o hacer clic sobre el botón Definición de impuesto y se abrirá la ventana de definición del impuesto (ver Imagen 2), donde deberemos indicar el porcentaje (en este caso en particular 0) y la fecha a partir de la que se va a aplicar dicho porcentaje.

Imagen 2

Aplicar el grupo impositivo a los clientes de Islas Canarias

Una vez definido el nuevo grupo impositivo, debemos definir una regla para hacer que se aplique a todos los clientes a los que les corresponda. Para ello accederemos al formulario de Gestión > Definiciones > Finanzas > Impuesto > Determinación de indicador de impuestos (ver Imagen 3). En este formulario debemos indicar los siguientes parámetros:
  • Clase de documento, indica si esta regla se aplicara al realizar un documento de marketing con artículos, con servicios o con artículos y servicios (en este caso concreto queremos que se aplique en artículos y servicios).
  • División, indica si queremos aplicar esta regla cuando estemos realizando documentos de marketing de ventas o de compras (en nuestro caso escogeremos ventas).
  • Condición 1, Condición 2..., indica la condición que tiene que cumplirse para que se aplique esta regla (en nuestro caso queremos que se cumpla dependiendo del estado/provincia al que se envía la mercancía)
  • Valor 1, Valor 2..., indica el valor que debe cumplir la condición para que se aplique la regla.
  • Posición indicador impuestos, indica el grupo impositivo que se aplicará en el caso en que se cumpla la regla especificada.
Deberemos definir dos reglas, la primera para documentos de venta de artículos y servicios cuyo estado de envío sea "Las Palmas" y el otro para documentos de venta de artículos y servicios cuyo estado de envío sea "Santa Cruz de Tenerife" (las 2 provincias de Canarias). En ambas reglas indicaremos el nuevo tipo impositivo que hemos creado para este caso en el campo Posición indicador impuestos (en nuestro caso IC, tal y como se muestra en la siguiente imagen).


Imagen 3

De esta forma, siempre que creemos un documento de venta para un Interlocutor Comercial cuya dirección de envío sea Las Palmas o Santa Cruz de Tenerife, SAP Business One le aplicará de forma automática el nuwevo tipo impositivo que nosotros le hemos indicado.

31 de octubre de 2012

Clientes de dudoso cobro


Como muchos ya sabréis, SAP Business One nos ofrece la posibilidad de saber los días de retraso que nuestro cliente tiene en sus pagos, así como los importes que nos debe mediante el informe de Antigüedad créditos cliente. Pues bien, en el artículo de hoy os explicaremos como aprovechar este informe para mover saldos a la cuenta de dudoso cobro de forma fácil y asistida

¿Cuando debe considerar SAP un IC como cliente de dudoso cobro? 

Para indicarle a SAP Business One a partir de cuantos días debe considerar a nuestro Interlocutor Comercial como cliente de dudoso cobro, accederemos al menú Gestion > Definiciones > Finanzas > Creditos de dudoso cobro
Se nos abrirá el formulario de "Créditos de dudoso cobro - Definición" (ver Imagen 1) en el que definiremos:
  • Número de días a partir de los cuales consideraremos a nuestro cliente como cliente de dudoso cobro.
  • Porcentaje del importe que se debe considerar como importe de dudoso cobro.


Imagen 1

¿Como saber cuánto nos debe un IC?

El informe de Antigüedad créditos cliente podremos definir los filtros para obtener el informe en el rango de fechas deseado y desglosando el retraso de cobros en 4 columnas (ver Imagen 2). Nosotros recomendamos marcar la opción "Cuentas asociadas" y seleccionar las cuentas que correspondan a clientes (430, 431, 4311 y 4312 en España) para acotar los resultados.

Imagen 2

Una vez establecidos todos los filtros deseados, ejecutaremos el informe y nos aparecerá una el formulario que se muestra a continuación.


En este informe todo lo que lleve vencido más días de los que hemos indicado en el formulario Créditos de dudoso cobro - Definición nos aparecerá en la columna de Deuda dudosa. Para mover el saldo de esta columna a la "Cuenta de clientes de dudoso cobro", debemos hacer clic en el botón derecho del ratón sobre dicha celda y seleccionar la opción Registros en el diario. Esto nos va a abrir el formulario de Asiento con algunos datos ya informados: código del IC, cuenta de dudoso cobro e importe de la deuda. Así pues sólo faltará completar la segunda línea del asiento con la contrapartida y registrar el apunte (ver Imagen 4).

Imagen 4