30 de septiembre de 2010

3 meses para el "apagón" del papel


El mes pasado publicamos un par de entradas acerca de la facturación electrónica (Parte I y Parte II). Ya comentamos que aunque se lleve tiempo hablando sobre el tema, el nivel de implantación en España no era el deseado. Pues bien, la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones ha publicado un informe dónde se refleja que tan sólo el 12% de las empresas españolas utiliza la factura-e. En teoría a partir del 1 de Enero de 2011 todas las empresas estarán obligadas a utilizar este nuevo sistema de facturación, pero la realidad parece ser muy distante.

En España, donde el volumen de PyMEs es muy elevado, puede que no se haya insistido lo suficiente en las ventajas de la factura-e, hecho que no ha ayudado a su implantación. Uno de los problemas principales es su coste de implantación, pero desde SEMIC queremos destacar que el ROI de una implantación de factura-e es elevado, gracias a la rápida reducción de costes y tiempo.

[Visto en eWeekEurope]

27 de septiembre de 2010

Uso ampliado de los portes en SAP B1


Portes

En SAP B1 disponemos de un concepto que nos permite definir ingresos/gastos adicionales para los documentos de compra y venta. Para activar esta opción, debemos seleccionar la casilla Gestionar porte en documentos del formulario Gestión > Inicialización del sistema > Parametrizaciones de documento, en la pestaña "General". Una vez activada la opción, podemos definir los diferentes tipos de portes en Gestión > Definiciones > General > Portes.

Esta funcionalidad está inicialmente diseñada para añadir costes en los documentos, como podrían ser fletes y seguros, 2 opciones que ya vienen parametrizadas en el sistema.

Gestión avanzada de portes

Sin embargo, la versatilidad que nos ofrece SAP B1 en la gestión de los portes nos permite también utilizarlos para otras funciones, como por ejemplo definir descuentos financieros. Gracias a que se pueden indicar importes en negativo, podemos reflejar un descuento financiero asociado a una determinada cuenta en cualquiera de nuestros documentos de compra o venta. Para ello debemos definir un nuevo porte e indicar en el documento un importe en negativo para dicho porte.

Pongamos el caso que una empresa desea imputar un descuento de factura en una cuenta contable específica para tal efecto. Si utilizáramos el campo Descuento del documento, el importe quedaría imputado en la cuenta de ventas en negativo. Para registrarlo en una cuenta distinta, debemos crear un nuevo tipo de porte, al que indicaremos los siguientes valores:

  • Nombre: Dto. financiero (o cualquier otro nombre identificativo).
  • Cuenta de ingresos: 706001, una cuenta del plan contable destinada a registrar los descuentos financieros de los documentos de venta.
  • Grupo de IVA repercutido: el mismo que el de los artículos a vender. Si se tienen artículos de varios grupos impositivos, se puede dejar el campo en blanco y rellenarlo en cada documento.
  • Stock: marcar casilla. Esta opción nos permite tener en cuenta el descuento aplicado a la hora de recalcular el precio de coste de los artículos, siempre y cuando la empresa trabaje con stock continuo.
  • Método de distribución: este campo nos indica cómo se distribuye el descuento entre las líneas del documento. En este caso escogeríamos "Importe total", para que la distribución se haga según el importe total de línea (p.ej.: si tenemos 2 filas de importes 70€ y 30€, y el descuento es de 10€, 7€ irían a la primera fila y los otros 3€ a la segunda).

Una vez definido la nueva clase de porte, simplemente debemos indicar el importe del descuento en la factura de venta, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

De este modo podemos aprovechar la funcionalidad estándar de los portes para gestionar otros gastos y descuentos adicionales. Otra ventaja de utilizar los portes para registrar descuentos financieros es que nos permite reflejarlos de manera sencilla en el documento impreso, modificando la plantilla para que se impriman los portes con sus respectivas descripciones.

Parametrización de los portes

En el ejemplo anterior hemos configurado un nuevo porte para su uso como descuento financiero en un documento de venta. La misma parametrización se podría haber realizado para un documento de compra informando los valores en las columnas adecuadas. A continuación os indicamos los campos que se utilizan para cada tipo de documento:

Descripción Campo para documentos de VENTA Campo para documentos de COMPRA
Cuenta contable donde se imputan los ingresos/gastos Cuenta de ingresos Cuenta de gastos
Grupo impositivo Grupo de IVA repercutido Grupo de IVA soportado
Importe fijo del porte Importe fijo: Ingresos Importe fijo: Gastos
Repercutir ingreso/gasto en artículos Casilla Stock Casilla Último precio de compra

A demás, tenemos otros 3 campos que afectan tanto a los documentos de venta como los de compra:

  • Sujeto a retención
  • Método de distribución: indica cómo se distribuyen los ingresos/gastos entre las líneas
    • Ninguno: elija esta opción si no desea distribuir los gastos de porte en varias filas del documento. Este método no se puede seleccionar si se han marcado las casillas "Stock" o "Último precio de compra".
    • Cantidad: elija esta opción si desea distribuir los gastos de porte proporcionalmente a la cantidad de cada fila del documento (p.ej.: hay 3 filas con las cantidades 5, 3 y 2 y el porte es de 100€. Con este método el porte se distribuye de la siguiente forma: 50€ para la primera fila, 30€ para la segunda y 20€ para la tercera).
    • Total líneas: análogo al caso anterior pero con el importe total de fila.
    • Volumen: análogo al caso anterior pero con el volumen.
    • Peso: análogo al caso anterior pero con el peso.
    • Igual: permite distribuir los gastos/ingresos de porte a partes iguales entre las filas del documento. Los gastos de porte se dividen por el número de filas y se distribuyen correspondiente (con independencia de la cantidad y el total de cada fila).
  • Método de arrastre: indica cómo se copian los portes del documento base (p.ej.: albarán) al documento destino (p.ej.: factura).
    • Ning.: no se copia ningún porte en el documento destino.
    • Cantidad: se copian los portes proporcionalmente a la cantidad de cada artículo que se pasa al documento destino.
    • Total: análogo al caso anterior pero basándose en el importe total de línea.
    • Todos: se copian todos los portes en el documento destino, independientemente del precio o cantidad que se pasa.

23 de septiembre de 2010

Listas de precios automáticas, relacionadas y manuales en SAP B1


En el artículo anterior os mostramos como se hacía para definir tarifas de compra y venta en SAP B1. En este post ampliaremos la gestión de tarifas de SAP B1 explicando:

  • Las listas de precios que SAP B1 mantiene automáticamente.
  • Como se pueden utilizar tarifas de referencia para calcular otras tarifas.
  • Como establecer para determinados artículos precios sin relación a una lista de precios base.

Lista de precios mantenidas por SAP B1

A parte de las tarifas (listas de precios) definidas por nosotros, SAP B1 mantiene dos listas de precios de modo automático: el "Último precio evaluado" y el "Último precio de compra".

Último precio evaluado

Precio de coste del artículo de acuerdo al método de valoración de inventario indicado en el artículo. Hay que tener en cuenta que este campo sólo se actualiza automáticamente en el caso de que la empresa se parametrice con stock continuo (inventario permanente). En el caso de una empresa sin stock continuo el usuario debe ejecutar el proceso de Valoración stocks para que se actualice. En próximos artículos hablaremos de la gestión de costes de SAP B1 y la configuración de una empresa con stock continuo.

Último precio de compra

Este precio se actualiza con el precio asignado del último movimiento de incremento de stock del artículo. Hay que tener en cuenta que este campo no se actualiza al registrar el albarán de compra, sino en el momento en que se realiza la factura. También se actualiza directamente cuando se registra una Entrada de mercancías o un Recibo de producción.

Tarifas relacionadas

En SAP B1 se pueden definir listas de precios que se calculen como un porcentaje de otra lista de precios, creando una estructura jerárquica. Supongamos el caso práctico de que queremos calcular los precios de la "Zona Norte" del post anterior como un incremento de un 30% sobre la "Tarifa de compra". Deberíamos entonces configurar la definición de las listas de precios como se muestra en la imagen.

Así pues, definimos que la lista de precios de la "Zona Norte" se obtenga aplicando un 30% de sobre coste sobre la lista de precios base "Tarifa de compra" indicando el valor 1,3 en la columna Factor.

Otro ejemplo de uso de listas de precios sería calcular los precios de la "Zona Sur" con un 40% de sobre el precio de coste del artículo. Para ello definiríamos que la tarifa "Zona Sur" se basada en la lista de precios "Último coste evaluado" y un factor de 1,4.

Recordad que esta parametrización sólo funcionará de modo automático en empresas configuradas con stock continuo.

Precios manuales

Imaginemos el caso de que queremos promocionar artículos para la "Zona Norte" fijando manualmente un precio por debajo del margen de beneficio habitual que aplicamos a los artículos. SAP B1 permite realizar este tipo de configuraciones, tal y como se muestra en el siguiente vídeo, marcando el check de Manual para un artículo en concreto y estableciendo su precio haciendo doble click sobre la lista de precios.

Habrá que tener en cuenta que deberemos mantener ese precio siempre manualmente.

16 de septiembre de 2010

Creación de tarifas de compra y venta en SAP B1


En este post vamos a explicar como definir tarifas de venta y compra en SAP B1. Esto lo haremos a través de ejemplos prácticos que nos ayudarán a ver como podemos realizar esta definición

Tarifas de venta

Caso práctico

Un empresa comercial tiene dos tarifas de venta una para los clientes de la zona norte de su país y otra para los clientes de la zona sur. Ambas tarifas en este caso no guardan ninguna relación una con otra.

Creación de las tarifas

Lo primero que debemos realizar es definir las tarifas en SAP B1. Para ello utilizaremos el concepto de Lista de precios.

Definición de los precios de los artículos

Una vez definidas las listas de precios debemos establecer el precio para los artículos.

Asignación de tarifas a los clientes

Bien, ya tenemos definidas las diferentes listas de precios o tarifas. Sólo nos resta ahora, asignar las tarifas a los clientes de la zona norte y la zona sur respectivamente.

Creación de ofertas

Una vez realizada esta configuración, si realizamos una oferta a cada uno de los clientes a los que le hemos asignado la tarifa, SAP Business One obtiene el precio adecuado.

Tarifas de compra

En el caso de los proveedores, habitualmente sólo se define una tarifa: la tarifa de compra. El modo de proceder es simétrico al de las tarifas de venta. A continuación mostramos como hacer todo el proceso completo.

Esto sólo es el principio de una serie de post que realizaremos sobre la gestión de tarifas en SAP B1.

8 de septiembre de 2010

Totales en consultas de usuario


Ctrl+Clic

Ya hemos hablado en entradas anteriores sobre la versatilidad de las consultas de usuario. Cuando utilizamos esta herramienta para obtener importes o cantidades, es habitual que nos interese conocer no sólo el valor de cada registro, sino también el total de una determinada columna.

Aunque por defecto la consulta no muestra el total, es muy simple poder mostrar este valor en las celdas que aparecen al final de la tabla. Basta con hacer clic en la fila de cabecera manteniendo apretada la tecla Ctrl. Este sencillo truco nos evitará tener que exportar la tabla a Excel para realizar el cálculo.

6 de septiembre de 2010

Series por defecto


Introducción

A menudo las empresas definen diferentes series de numeración para tener clasificados los documentos. Pongamos por ejemplo una empresa que vende sus productos tanto a clientes nacionales como de exportación, y que para cada grupo tiene asignado un empleado de logística distinto. En este caso, y con el fin de evitar errores, nos podría interesar que a cada uno de los trabajadores le apareciera por defecto la serie asignada a su departamento.

¿Cómo configuramos SAP B1?

SAP nos permite crear tantas series como queramos para cada unos de los documentos que maneja. Para acceder al formulario de configuración debemos ir a Gestión > Inicialización del sistema > Numeración de documentos. Desde esta pantalla, haciendo doble clic en cualquier fila (ver imágen adjunta), podemos acceder al detalle del documento, donde se definen las distintas series. Una vez especificadas las numeraciones deseadas, podemos asignar una serie por defecto mediante el botón Fijar como estándar. Si trabajamos con un superusuario, nos aparecen las 3 opciones que se muestran en la imágen:

  • Especificar como estándar para usuario actual: para definir la serie como serie por defecto para el usuario con el que se está trabajando.
  • Especificar como estándar para usuarios (todos): para definirla como serie por defecto para todos los usuarios del sistema.
  • Especificar como estándar para usuario determinado: esta opción abre una pantalla con los usuarios activos para que el administrador pueda seleccionar aquellos para los que quiere definir la serie por defecto.

En el caso que se acceda con un usuario normal, al hacer clic en el botón se fija la serie como serie por defecto únicamente para el usuario que ha realizado la acción, sin que aparezca ninguna pantalla. Dicha serie queda marcada en negrita, tal y como pasa en el resto de la aplicación cuando definimos un campo por defecto (direcciones, vías de pago, almacenes, etc...).

Configuraciones de seguridad

La configuración de las series también permite limitar el acceso de los usuarios a algunas series. Para ello se debe asignar una serie a un grupo, y posteriormente limitar el acceso de los usuarios a los grupos de numeración mediante el formulario de Autorizaciones. De este modo se puede evitar que un operador de nacional pueda registrar por error una factura de exportación o incluso que un comercial de una zona pueda consultar los datos de la venta de un comercial de otra zona.

Si queréis más información acerca de la configuración de las series, dejarnos un comentario y os responderemos encantados.

1 de septiembre de 2010

Implosión de la lista de materiales


Introducción

Las empresas que se dedican a la fabricación de productos se pueden encontrar con la necesidad de saber en qué listas de materiales (LM) se encuentra un determinado artículo. SAP B1 permite consultar las LM's de cualquier producto, pero no ofrece una opción estándar para poder realizar el proceso inverso, conocido como implosión del escandallo.

Solución

Mediante una sencilla consulta de usuario, podemos disponer de un informe que nos permite identificar en qué artículos padre se encuentran unos artículos determinados.

SELECT T1.Itemcode as Componente, T0.Father as 'Padre LM', T2.ItemName, T0.Quantity FROM ITT1 T0 JOIN OITM T1 ON T1.ItemCode=T0.Code AND (T1.ItemCode>='[%1]' OR '[%1]'='') AND (T1.ItemCode<='[%2]' OR '[%2]' ='') JOIN OITM T2 ON T2.ItemCode=T0.Father

Esta query tiene 2 parámetros que nos permiten indicar el rango de artículos hijo que queremos implosionar. En el caso que queramos consultar un único artículo, pondremos el mismo valor en ambos parámetros.

Consideraciones

Esta consulta es muy útil, pero tiene sus limitaciones, puesto que sólo nos permite buscar en el nivel superior de la LM. Es decir, si nosotros tenemos una estructura como la que se indica a continuación, al implosionar el Artículo hijo 1 obtendríamos el Artículo intermedio 2, pero no llegaríamos a detectar que también forma parte del Artículo padre en segundo orden.

  • Artículo padre
    • Artículo intermedio 1
    • Artículo intermedio 2
      • Artículo hijo 1
      • Artículo hijo 2

Para poder llegar a más niveles, sería necesario utilizar las herramientas de desarrollo que ofrece SAP B1 y programar la funcionalidad mediante un add-on. Si queréis más información al respecto, en SEMIC tenemos una herramienta de implosión avanzada con funcionalidad multinivel.