Facturación electrónica (Parte I)

Introducción

Hace tiempo que oímos hablar de factura electrónica, pero aún son muchos los que desconocen qué es exactamente y qué puede aportar a las empresas, sobretodo en el sector de la PyME. Parece ser que llega el momento de dar el salto, pero cuando una empresa afronta el proyecto de adaptar su sistema a la factura electrónica surgen muchos interrogantes:

• ¿Por dónde empiezo?
• ¿Qué formato de factura electrónica es mejor?
• ¿Qué es una firma digital?
• ¿Es obligatorio el sellado temporal de la factura?
• ¿Cuánto me va a costar?
• ... y un largo etcétera.

No vamos a resolver en un post todas las cuestiones referentes a este tema, pero sí intentaremos definir unas bases para ayudaros a entender mejor en qué consiste la facturación electrónica y como os puede ayudar en vuestra empresa.

Empecemos por el principio: en España se define facturación electrónica como "un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que documenta operaciones empresariales o profesionales y reemplaza al documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor legal, siempre que cumpla las condiciones de emisión, remisión y conservación exigidos en el Real Decreto 1496/2003". A partir de esta frase se extraen los 2 conceptos más importantes relacionados con la factura electrónica:

1. Documento electrónico, generado por medios informáticos.
2. Documento con valor legal, que reemplaza a la factura en papel.

Especificaciones

Formatos aceptados

Existen varios formatos válidos para generar facturas electrónicas, siempre y cuando se respete el contenido legal exigible en cualquier factura. Elegir el formato adecuado es un punto clave en el éxito de una implantación. Según nuestro punto de vista se clasifican en 2 grupos, dependiendo del uso que se le desee dar.

• Si el objetivo es simplemente reducir los costes derivados del papel, la opción más sencilla es utilizar cualquiera de los formatos ofimáticos habituales (PDF, MS Word, MS Excel, etc...).
• Si a demás se desea poder integrar los documentos en el sistema del destinatario, entonces nuestra recomendación es optar uno de los 2 formatos estandarizados: EDI o e-factura.

Firma digital

Con el fin de dotar de validez legal al documento electrónico, es necesario garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas mediante el uso de una firma electrónica cualificada. Para ello tenemos 3 opciones:

• Adquirir un certificado digital emitido por un Prestador de Servicios de Certificación avalado por la AEAT (Ver listado). Este archivo electrónico es el que permite al emisor añadir la firma digital a sus documentos.
• Delegar el proceso de firma a una tercera entidad (subfacturación), como por ejemplo CERES.
• Delegar el proceso de firma al receptor (autofacturación).

Una vez más, dependiendo del volumen de facturación y de la inversión que se desee realizar, se puede optar por una o otra opción. El coste de un certificado digital puede variar entre los 30 y los 400 € anuales, mientras que los procesos de subfacturación y autofacturación acostumbran a valorarse por volumen (pero siempre con costes muy inferiores a los de la facturación en papel).

Sellado temporal

El proceso de sellado temporal permite al receptor verificar la fecha en la que se firmó la factura. Este proceso debe realizarse a través de una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA). Si bien este sellado NO es obligatorio, sí que aporta un valor añadido a la firma.

Beneficios para la empresa

Enumerar las ventajas de la facturación electrónica para las empresas nos obliga a diferenciar el punto de vista des del que se analiza: emisor o receptor. Para los emisores, los beneficios son claros:

• Reducción de costes, al eliminar tanto el papel como los procesos de impresión, ensobrado y envío de los documentos.
• Mayor eficiencia, pues se reduce el tiempo de gestión.
• Mayor seguridad, pues existe mayor control sobre los canales de envío y se puede verificar si la factura llega al destino tal y como se emitió.
• Uso eficaz de recursos financieros, ya que la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming

En el otro extremo, para la empresa que recibe las facturas, tenemos:

• Mayor seguridad.
• Optimización de la gestión, puesto que se reducen los costes de almacenamiento y se mejora el acceso a los documentos recibidos.
• Posibilidad de incorporarlas directamente al software ERP, con todo lo que ello conlleva:
• Mayor rapidez de gestión, puesto que el documento puede entrar automáticamente en el sistema.
• Minimización de errores, ya que no se tiene que transcribir la factura manualmente.

Si el objetivo de la implantación es el de la integración automática de documentos, deberemos optar por buscar un formato que permita una extracción fácil de los datos (EDI y e-factura).

Finalmente, es importante destacar que debido al coste inicial que supone automatizar este proceso, generalmente son la empresas que reciben volúmenes grandes de facturas las que se plantean realizar una inversión para integrarlas con su ERP.

Conclusión

Con esta pequeña aproximación nuestra intención es intentar acercaros el concepto de factura electrónica. Si queréis más información os recomendamos leer el documento La factura electrónica, un manual elaborado por red.es que explica más en detalle todo lo relacionado con este tema.

En la siguiente entrega os presentaremos la opción que desde SEMIC ofrecemos a las PyMEs, tras haber analizando sus necesidades y considerando la inversión que pueden realizar. Asimismo también os explicaremos las obligaciones que tienen las partes cuando deciden iniciar un proceso de facturación electrónica.