Facturación electrónica (Parte II)

En esta segunda entrega os presentamos la manera en la que desde SEMIC hemos decidido afrontar las implantaciones de facturación electrónica para nuestros clientes.

Tecnología

Formatos de factura electrónica

Como comentamos en el anterior post, existen varios tipos de formatos, y la elección del adecuado dependía básicamente del objetivo final a la hora de implantar la facturación electrónica. En nuestro caso, los clientes no tienen un volumen muy grande de facturas, o como mínimo no lo suficientemente grande como para amortizar la mayor inversión que supone una implantación con el objetivo de integrar las facturas al ERP. Por esa razón, en SEMIC hemos apostado por el formato PDF, que nos ofrece 3 características muy ventajosas:

• Documentos familiares y de fácil lectura. Esto facilita su aceptación por parte de nuestros clientes y de sus IC's.
• Fácil adaptación con SAP B1, que ya éste nos ofrece de manera estándar la posibilidad de enviar correos con los documentos adjuntos en formato PDF.
• Herramientas gratuitas disponibles para el firmado digital de archivos PDF, reduciendo los costes de desarrollo.

Firma digital

Desde SEMIC aconsejamos a nuestros clientes que adquieran un certificado digital para poder firmar ellos mismos sus facturas, por encima de otras opciones como la subfacturación. Esto nos da una mayor control sobre el proceso, al no depender de una tercera entidad que se encargue de gestionar la firma. A demás, disponer de un certificado propio permite a la empresa crecer en número de facturas sin tener que aumentar la inversión en el proyecto.

El precio de los certificados válidos para firmar facturas electrónicas en España y que desde SEMIC recomendamos oscila entre los 125€/año de PIMEC hasta los 200€/año de Camerfirma

Proceso de facturación en SAP B1

Generación de las facturas en PDF

Para generar el archivo que se enviará al cliente y preparar los detalles del envío, utilizamos la función estándar de SAP B1 Enviar a > Correo electrónico.... Esta opción nos genera la factura sin firmar en una carpeta compartida de SAP B1, al tiempo que nos permite añadir destinatarios o modificar el cuerpo del e-mail.

En este punto sería posible automatizar procesos (definir un texto fijo para el cuerpo del mensaje, añadir por defecto ciertos destinatarios, etc.) si el cliente lo deseara.

Firmado y envío de las facturas

Para firmar la factura utilizamos unas funciones que nos ofrece la librería gratuita de .NET iTextSharp para incrustar certificados digitales a los documentos PDF. Nuestro proceso coge el archivo original que ha generado SAP B1 y lo firma, volviendo a guardar el archivo certificado con el mismo nombre.

Una vez firmado, simplemente queda mandar el correo y listo. Desde SEMIC no hacemos sellado temporal de las facturas, puesto que no es obligatorio y aumenta los costes del desarrollo. Sin embargo, no habría problema para incorporar un proceso de sellado si a un cliente le interesara.

Conclusión

Desde SEMIC consideramos que para una PyME la versatilidad de los archivos PDF los convierten en la mejor opción para implantaciones que no requieran integrar la factura en el ERP del receptor. Con nuestra propuesta cualquier empresa puede tener un sistema de facturación electrónica manual con unos costes muy reducidos.

Destacar también que, gracias a las posibilidades de desarrollo que ofrece SAP B1 mediante los add-ons, sería posible definir un proceso de facturación electrónica semi-automático.

Finalmente comentar que esta implantación se podría adaptar fácilmente a otros ERP's, puesto que existen herramientas gratuitas de desarrollo que permiten, de manera sencilla, tanto generar documentos PDF como firmarlos.

Contacto

Si estáis interesados en el proyecto y queréis más información, no dudéis en poneros en contacto con nosotros.