Series por defecto

Introducción

A menudo las empresas definen diferentes series de numeración para tener clasificados los documentos. Pongamos por ejemplo una empresa que vende sus productos tanto a clientes nacionales como de exportación, y que para cada grupo tiene asignado un empleado de logística distinto. En este caso, y con el fin de evitar errores, nos podría interesar que a cada uno de los trabajadores le apareciera por defecto la serie asignada a su departamento.

¿Cómo configuramos SAP B1?

SAP nos permite crear tantas series como queramos para cada unos de los documentos que maneja. Para acceder al formulario de configuración debemos ir a Gestión > Inicialización del sistema > Numeración de documentos. Desde esta pantalla, haciendo doble clic en cualquier fila (ver imágen adjunta), podemos acceder al detalle del documento, donde se definen las distintas series. Una vez especificadas las numeraciones deseadas, podemos asignar una serie por defecto mediante el botón Fijar como estándar. Si trabajamos con un superusuario, nos aparecen las 3 opciones que se muestran en la imágen:

• Especificar como estándar para usuario actual: para definir la serie como serie por defecto para el usuario con el que se está trabajando.
• Especificar como estándar para usuarios (todos): para definirla como serie por defecto para todos los usuarios del sistema.
• Especificar como estándar para usuario determinado: esta opción abre una pantalla con los usuarios activos para que el administrador pueda seleccionar aquellos para los que quiere definir la serie por defecto.

En el caso que se acceda con un usuario normal, al hacer clic en el botón se fija la serie como serie por defecto únicamente para el usuario que ha realizado la acción, sin que aparezca ninguna pantalla. Dicha serie queda marcada en negrita, tal y como pasa en el resto de la aplicación cuando definimos un campo por defecto (direcciones, vías de pago, almacenes, etc...).

Configuraciones de seguridad

La configuración de las series también permite limitar el acceso de los usuarios a algunas series. Para ello se debe asignar una serie a un grupo, y posteriormente limitar el acceso de los usuarios a los grupos de numeración mediante el formulario de Autorizaciones. De este modo se puede evitar que un operador de nacional pueda registrar por error una factura de exportación o incluso que un comercial de una zona pueda consultar los datos de la venta de un comercial de otra zona.

Si queréis más información acerca de la configuración de las series, dejarnos un comentario y os responderemos encantados.