Gestión de alarmas

Debido a que Blogger nos eliminó por error una entrada publicada la semana pasada, la volvemos a publicar para que la tengáis disponible para su consulta.

Una de las funcionalidades más útiles pero menos usadas en SAP B1 es la de Gestión -> Gestiones de alarma. Lo que nos permite esta opción es configurar avisos en nuestro sistema que se generan automáticamente a partir de una serie de eventos que el sistema monitoriza:

• Desviación de límite crédito: se desencadena cuando un documento de ventas provoca un incremento del límite de crédito que el cliente tiene definido en su ficha.
• Desviación de comprometido: avisa cuando se supera el límite de comprometido, definido por la suma del límite de crédito y los cheques recibidos pero todavía no hechos efectivo.
• Desviación de ganancia bruta porcentual: se desencadena cuando un documento presenta una ganancia bruta inferior al valor que indiquemos en la pestaña "Condiciones" de la ficha de configuración de la alerta.
• Desviación de descuento (en %): se desencadena cuando el descuento de un documento determinado supera el indicado en la pestaña "Condiciones" de la ficha de configuración de la alerta.
• Desviación presupuesto: se emite una alarma cuando se calcula un nuevo pedido y se produce un desvío con respecto al presupuesto.
• Desviación stock mínimo: detecta cuando el inventario de un artículo es inferior al nivel mínimo que se definió en el registro maestro de artículos.

Adicionalmente también podemos añadir nuevas alarmas utilizando las consultas de usuario. A diferencia de las alarmas de sistema, las que creemos nosotros se ejecutan de forma periódica, y no condicionadas por un evento de sistema. Así pues, para cada nueva alarma podremos definir un periodo de ejecución distinto (cada X minutos, horas, días, semanas o meses). Si lo que deseamos es, por ejemplo, que cada lunes por la mañana un usuario tenga un informe con la deuda pendiente de cada cliente, podemos crear una consulta de usuario con esta información y programarla mediante el gestor de alarmas, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

En este ejemplo, Carina Tornado es la directora financiera, y los lunes a las 9h recibe una notificación interna de SAP B1 con el informe indicado. Al mismo tiempo el gerente de la organización, Carlos Mateo, recibe el mismo informe pero por e-mail, ya que de forma habitual él no accede al sistema y prefiere recibir los avisos por correo.

En definitiva, las alarmas son una herramienta muy útil para tener monitorizados de manera fácil ciertos aspectos claves de nuestra organización que nos interese tener presentes.

Si queréis más información, podéis consultar la ayuda de SAP B1 relacionada con este tema.