Recomendaciones para el cierre del ejercicio 2012

Llegados a este punto del año, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el cierre del ejercicio fiscal de 2012. Para ello SAP desarrolló un documento muy completo, del cual nosotros hemos extraído los elementos básicos y que a continuación os presentamos.
Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles, pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo esté listo para el cierre.

PERÍODOS

El punto principal para el cierre del año es la creación del nuevo período para el año que desamos abrir. En este caso, será el 2013. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Crear el indicador de periodo: Gestión -> Definiciones -> Finanzas Indicadores de período
   
   
2. Crear el nuevo período contable : Gestión -> Inicialización del sistema -> Períodos contables
   
   
   • Indicar los subperíodos del nuevo período contable.
   • Fijar el indicador de período creado en el punto 1.
   • Fijar las fechas del nuevo período. Es importante tener en cuenta que si queremos que haya documentos de 2013 con fecha de vencimiento de 2014, debemos dejar unos días de margen dependiendo de las condiciones de pago que tengamos definidas.
3. Crear/modificar las series de numeración de los docmuentos Gestión -> Inicialización del sistema -> Numeración de documentos
   
   
   • Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de numeración.
   • Creamos la nueva numeración (botón derecho en la columna de los números y seleccionar Añadir línea) o modificamos la existente.
   • Actualizamos para que grabe los cambios.
   • En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la fijamos como estándar.
   • Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de nueración de documentos.
   • Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que deseemos.

REALIZACIÓN DEL ASIENTO DE REGULARIZACIÓN Y CIERRE

Este proceso deberá realizarse a final de año, una vez tengamos contabilizadas todas las transacciones del año anterior. Para ello accederemos a Gestión -> Utilidades -> Cierre del período

Paso 1

El primer paso realiza el asiento de regularización del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de ingresos y gastos, arrastrando su saldo a la cuenta de resultados (Por lo general la 129).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar los IC's.

Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del período - Criterios de selección, aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aquí debemos autorizar los asientos marcando el check de la izquierda de cada uno de ellos y asignarles los siguientes campos globales:

• Referencia 1
• Referencia 2
• Fecha documento
• Fecha vencimiento

Estos campos deben definirse tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2012 (fin de período actual), mientras que para el de apertura es 01/01/2013 (inicio del nuevo período).

Finalmente solo nos queda ejecutar el proceso.

Paso 2

En el segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas pendientes (por lo general 555).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check de IC's

Una vez indicadas las cuentas, prodecer de manera análoga al Paso 1.

¡Aprovechamos para desearos a todos una FELIZ NAVIDAD y un PRÓSPERO 2013!

Tipo impositivo Islas Canarias

En la entrada de hoy explicaremos como configurar grupos impositivos en SAP Business One par trabajar con Interlocutores Comerciales de las Islas Canarias. Las ventas de mercancías o servicios desde la península hacia las Islas Canarias están exentos de impuestos. Así pues, lo que haremos será crear un nuevo grupo impositivo y lo asignaremos a los clientes de Canarias mediante una regla de determinación de impuestos para que SAP Business One aplique el grupo impositivo correcto de forma automática, sin necesidad de indicar en la ficha del IC el tipo de IVA que se requiere.

Definición de un nuevo grupo impositivo

Lo primero que vamos a hacer es crear un nuevo grupo impositivo que aplicaremos a todos los clientes de las Islas Canarias. Para ello accederemos al menú Gestión > Definiciones > Finanzas > Impuestos > Grupos impositivos, que nos abrirá el formulario de Grupos impositivos - definición (ver Imagen 1).

Imagen 1

En el nuevo grupo debemos cumplimentar la siguiente información:

• Código, identificador del grupo impositivo, que nos permitirá diferenciar las transacciones realizadas con este grupo impositivo.
• Categoría, al tratarse de un grupo impositivo para ventas indicaremos IVA repercutido.
• Cuenta de impuestos, cuenta en la que se van a repercutir estos impuestos.

Para terminar de definir el impuesto, debemos realizar doble clic sobre el Grupo impositivo o hacer clic sobre el botón Definición de impuesto y se abrirá la ventana de definición del impuesto (ver Imagen 2), donde deberemos indicar el porcentaje (en este caso en particular 0) y la fecha a partir de la que se va a aplicar dicho porcentaje.

Imagen 2

Aplicar el grupo impositivo a los clientes de Islas Canarias

Una vez definido el nuevo grupo impositivo, debemos definir una regla para hacer que se aplique a todos los clientes a los que les corresponda. Para ello accederemos al formulario de Gestión > Definiciones > Finanzas > Impuesto > Determinación de indicador de impuestos (ver Imagen 3). En este formulario debemos indicar los siguientes parámetros:

• Clase de documento, indica si esta regla se aplicara al realizar un documento de marketing con artículos, con servicios o con artículos y servicios (en este caso concreto queremos que se aplique en artículos y servicios).
• División, indica si queremos aplicar esta regla cuando estemos realizando documentos de marketing de ventas o de compras (en nuestro caso escogeremos ventas).
• Condición 1, Condición 2..., indica la condición que tiene que cumplirse para que se aplique esta regla (en nuestro caso queremos que se cumpla dependiendo del estado/provincia al que se envía la mercancía)
• Valor 1, Valor 2..., indica el valor que debe cumplir la condición para que se aplique la regla.
• Posición indicador impuestos, indica el grupo impositivo que se aplicará en el caso en que se cumpla la regla especificada.

Deberemos definir dos reglas, la primera para documentos de venta de artículos y servicios cuyo estado de envío sea "Las Palmas" y el otro para documentos de venta de artículos y servicios cuyo estado de envío sea "Santa Cruz de Tenerife" (las 2 provincias de Canarias). En ambas reglas indicaremos el nuevo tipo impositivo que hemos creado para este caso en el campo Posición indicador impuestos (en nuestro caso IC, tal y como se muestra en la siguiente imagen).

Imagen 3

De esta forma, siempre que creemos un documento de venta para un Interlocutor Comercial cuya dirección de envío sea Las Palmas o Santa Cruz de Tenerife, SAP Business One le aplicará de forma automática el nuwevo tipo impositivo que nosotros le hemos indicado.

Clientes de dudoso cobro

Como muchos ya sabréis, SAP Business One nos ofrece la posibilidad de saber los días de retraso que nuestro cliente tiene en sus pagos, así como los importes que nos debe mediante el informe de Antigüedad créditos cliente. Pues bien, en el artículo de hoy os explicaremos como aprovechar este informe para mover saldos a la cuenta de dudoso cobro de forma fácil y asistida

¿Cuando debe considerar SAP un IC como cliente de dudoso cobro? 

Para indicarle a SAP Business One a partir de cuantos días debe considerar a nuestro Interlocutor Comercial como cliente de dudoso cobro, accederemos al menú Gestion > Definiciones > Finanzas > Creditos de dudoso cobro
Se nos abrirá el formulario de "Créditos de dudoso cobro - Definición" (ver Imagen 1) en el que definiremos:

• Número de días a partir de los cuales consideraremos a nuestro cliente como cliente de dudoso cobro.
• Porcentaje del importe que se debe considerar como importe de dudoso cobro.

Imagen 1

¿Como saber cuánto nos debe un IC?

El informe de Antigüedad créditos cliente podremos definir los filtros para obtener el informe en el rango de fechas deseado y desglosando el retraso de cobros en 4 columnas (ver Imagen 2). Nosotros recomendamos marcar la opción "Cuentas asociadas" y seleccionar las cuentas que correspondan a clientes (430, 431, 4311 y 4312 en España) para acotar los resultados.

Imagen 2

Una vez establecidos todos los filtros deseados, ejecutaremos el informe y nos aparecerá una el formulario que se muestra a continuación.

En este informe todo lo que lleve vencido más días de los que hemos indicado en el formulario Créditos de dudoso cobro - Definición nos aparecerá en la columna de Deuda dudosa. Para mover el saldo de esta columna a la "Cuenta de clientes de dudoso cobro", debemos hacer clic en el botón derecho del ratón sobre dicha celda y seleccionar la opción Registros en el diario. Esto nos va a abrir el formulario de Asiento con algunos datos ya informados: código del IC, cuenta de dudoso cobro e importe de la deuda. Así pues sólo faltará completar la segunda línea del asiento con la contrapartida y registrar el apunte (ver Imagen 4).

Imagen 4

Configurar Microsoft Excel para trabajar con SAP Business One

Como muchos de vosotros ya sabreis, SAP Business one nos permite exportar información a Microsoft Excel, por ejemplo, listas de precios, listados de clientes, partidas abiertas de compras o ventas, información de inventario y un largo etcétera de informes que podemos obtener con SAP. 

Esta posibilidad nos facilita trabajar con nuestra información a la hora de actualizarla o analizarla, pero para ello debemos configurar Microsoft Excel de forma adecuada habilitando el uso de macros En la entrada de hoy vamos a explicar como configurar las versiones más recientes de Microsoft Excel para trabajar con SAP Bussines One.

Microsoft Excel 2003

1. Una vez dentro de nuestro Excel, accederemos al siguiente menú:

"Herramientas > Macros > Seguridad"

2. Seleccionaremos nivel "Medio" y pulsaremos aceptar.

3. Cerramos Excel y volvemos a abrirlo para que se apliquen los cambios

Microsoft Excel 2007

1. Una vez dentro de nuestro Excel, pulsaremos el boton con el icono de Office situado en la parte superior     izquierda de nuestra pantalla y pulsaremos en el botón "Opciones de Excel"

2. En la ventana que se abre, seleccionaremos "Centro de confianza > Configuración del centro de confianza"

3. Marcaremos la opción "Deshabilitar todas las macros con notificacion"

4. Cerramos Excel y volvemos a abrirlo para que se apliquen los cambios

Microsoft Office 2010

1. Una vez dentro de nuestro Excel, accederemos al siguiente menú:

2. accederemos a centro de confianza y pulsaremos el boton "Configuración del centro de confianza"

3. Marcaremos la opción "Deshabilitar todas las macros con notificacion"

4. Cerramos Excel y volvemos a abrirlo para que se apliquen los cambios

Adaptación a la nueva normativa impositiva 2012

Ante la próxima reforma del estado español, que va a suponer un incremento de los tipos impositivos del 18 al 21% para el tipo general y del 8 al 10% para el tipo reducido, os hemos preparado un documento donde os detallamos los pasos a seguir para cambiar las parametrizaciones de SAP Bussines One que podéis descargar aquí.

SAP Bussines One Vs. Optimizadores de sistema

Hemos detectado que algunos programas comúnmente utilizados para optimizar nuestros sistemas operativos eliminan, entre otras cosas los archivos ubicados en las carpetas temporales del mismo, eliminando tambien con ello archivos temporales que son imprescindibles para el correcto funcionamiento de nuestro SAP Bussines One.

La solución es muy sencilla, basta con añadir unas reglas de exclusión en dichos programas de optimización para que en el proceso de limpieza no elimine los archivos utilizados en SAP

Os adjuntamos imagen de ejemplo de configuración de exclusión con CCLEANER con Windows XP

Las Rutas a excluir son las siguientes:

C:\Archivos de programa\SAP\*.*

y todo el contenido de la carpeta SM_OBS_DLL situada en la carpeta temporal de vuestro sistema operativo.

Para saber cual es la carpeta temporal de vuestro sistema operativo sólo tenéis que ir a

Inicio > Ejecutar y escribir "%TEMP%"

 Ejemplo de ruta de carpeta temporal para windows vista y superiores

C:\Users\nombre_de_usuario_windows\AppData\Local\Temp\SM_OBS_DLL\*.*

Importante

En la ruta que podéis observar en la imagen, hay que substituir "usuari41" por vuestro usuario de windows.

Importar listas de precios desde Excel

Si bien muchas veces se dice que un buen ERP debería suplir las miles de hojas Excel que suelen tener la empresas, es indudable que para actualizar información como tarifas con gran cantidad de registros es mucho más cómodo hacerlo desde una hoja de cálculo. En SAP son conscientes de ello, y por esa razón SAP B1 incorpora una funcionalidad para importar datos de artículos e IC's desde ficheros planos.

Hoy nos centraremos en la importación de Listas de precios. Para hacerlo, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Exportamos la lista de precios deseada a Excel (mediante el icono de Excel que aparece cuando tenemos la lista en pantalla).
2. Editamos los registros que corresponda.
3. Reordenamos las columnas para que queden en el siguiente orden:
   • Columna A: Código artículo.
   • Columna B: Código lista de precios (el número que aparece en la columna "#" del formulario Listas de precios).
   • Columna C: Nuevo precio (ATENCIÓN: el carácter decimal debe ser el mismo que utilizéis en SAP B1).
   • Columna D: Código de moneda, en el caso de España, EUR.
4. Eliminamos la fila de cabecera con los nombre de los campos.
5. Guardamos el archivo como "Texto delimitado por tabulaciones (*.txt)".
6. En SAP B1, vamos a Gestión -> Importación/Exportación de datos -> Importación datos -> Importar de Excel.
7. Marcamos las opciones tal y como se muestra en la siguiente imágen:

Hacemos clic en el botón "Ok".

En la ventana de navegación que aparece, seleccionamos el archivo guardado anteriormente y hacemos clic en el botón "Abrir".

Voilà, en la barra de estado se muestra el progreso y una vez finalizado, ya tenemos los precios actualizados.

Si se detectan errores en el fichero (código de artículo inexistente, lista de precios no válida, etc...), saltará una pantalla con las razones por las cuales no se ha podido finalizar la importación.

Otras importaciones

Como hemos comentado al principio, mediante esta herramienta también se pueden importar y actualizar otros datos de artículos e IC's. Para ello simplemente deberemos adaptar el Excel a las columnas que deseamos importar e indicarlas debidamente en el formulario de importación.

Configurar asistente de pago

Una de las herramientas más utilizadas en la gestión de bancos de SAP B1 es el Asistente de pago. A través de él podemos generar de forma asistida los documentos de cobro y pago de todas aquellas facturas, abonos y asientos manuales pendientes de liquidar, ya sea consolidando documentos según varios criterios (p.ej.: vía de pago o fecha de vencimiento) o de forma individual para cada documento.

Sin embargo, antes de poder utilizar esta funcionalidad, debemos identificar qué Vías de pago van a estar disponibles en el asistente. Para ello, simplemente debemos seguir las instrucciones de la siguiente figura: