Gestión de alarmas

Debido a que Blogger nos eliminó por error una entrada publicada la semana pasada, la volvemos a publicar para que la tengáis disponible para su consulta.

Una de las funcionalidades más útiles pero menos usadas en SAP B1 es la de Gestión -> Gestiones de alarma. Lo que nos permite esta opción es configurar avisos en nuestro sistema que se generan automáticamente a partir de una serie de eventos que el sistema monitoriza:

• Desviación de límite crédito: se desencadena cuando un documento de ventas provoca un incremento del límite de crédito que el cliente tiene definido en su ficha.
• Desviación de comprometido: avisa cuando se supera el límite de comprometido, definido por la suma del límite de crédito y los cheques recibidos pero todavía no hechos efectivo.
• Desviación de ganancia bruta porcentual: se desencadena cuando un documento presenta una ganancia bruta inferior al valor que indiquemos en la pestaña "Condiciones" de la ficha de configuración de la alerta.
• Desviación de descuento (en %): se desencadena cuando el descuento de un documento determinado supera el indicado en la pestaña "Condiciones" de la ficha de configuración de la alerta.
• Desviación presupuesto: se emite una alarma cuando se calcula un nuevo pedido y se produce un desvío con respecto al presupuesto.
• Desviación stock mínimo: detecta cuando el inventario de un artículo es inferior al nivel mínimo que se definió en el registro maestro de artículos.

Adicionalmente también podemos añadir nuevas alarmas utilizando las consultas de usuario. A diferencia de las alarmas de sistema, las que creemos nosotros se ejecutan de forma periódica, y no condicionadas por un evento de sistema. Así pues, para cada nueva alarma podremos definir un periodo de ejecución distinto (cada X minutos, horas, días, semanas o meses). Si lo que deseamos es, por ejemplo, que cada lunes por la mañana un usuario tenga un informe con la deuda pendiente de cada cliente, podemos crear una consulta de usuario con esta información y programarla mediante el gestor de alarmas, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

En este ejemplo, Carina Tornado es la directora financiera, y los lunes a las 9h recibe una notificación interna de SAP B1 con el informe indicado. Al mismo tiempo el gerente de la organización, Carlos Mateo, recibe el mismo informe pero por e-mail, ya que de forma habitual él no accede al sistema y prefiere recibir los avisos por correo.

En definitiva, las alarmas son una herramienta muy útil para tener monitorizados de manera fácil ciertos aspectos claves de nuestra organización que nos interese tener presentes.

Si queréis más información, podéis consultar la ayuda de SAP B1 relacionada con este tema.

Contabilizaciones periódicas

En el post de hoy os explicaremos como agilizar el registro de asientos contables repetitivos utilizando una herramientas que nos proporciona SAP Business One, las Contabilizaciones periódicas (Finanzas-->Contabilizaciones periódicas).

Asientos periódicos

Esta herramienta nos permite definir asientos que se ejecutarán periódicamente (semanal, mensualmente,…). Por ejemplo, si queremos contabilizar los pagos de un crédito que vencen los días 12 de cada mes y por un periodo de 4 años, podríamos crear una contabilización periódica cómo la que muestra la imagen.

• Código: permite especificar un código para el asiento y también una descripción que nos facilitará su identificación dentro de las contabilizaciones periódicas.
• Frecuencia: permite indicar la periodicidad con la que se ejecuta el asiento (puede ser Diario, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual o una Única vez). También podemos especificar dentro del periodo cual va a ser la próxima ejecución.
• Periodo de validez: permite identificar hasta que fecha se deberá ejecutarse periódicamente la contabilización.

Una vez definida la contabilización periódica, el día que se cumpla la próxima ejecución el sistema nos mostrará un aviso mediante su sistema de Alarmas para que registremos dicha contabilización.

Esta ventana nos permitirá registrar el asiento periódico haciendo clic en el botón Ejecutar. Deberemos tener en cuenta si queremos que la contabilización se ejecute en la fecha del sistema o bien en la fecha de la contabilización periódica.

Modelo de asientos

Utilizando también los asientos periódicos podemos realizar plantillas, indicando en el campo Frecuencia el valor “Modelo”. De este modo podemos especificar un modelo de asientos.

Esta herramienta permite definir patrones de asientos que tienen una estructura predefinida. Estos tipos de asientos pueden ser útiles, por ejemplo, para los asientos de las nóminas de la empresa. El siguiente ejemplo muestra cómo podríamos definir estas nóminas.

Los modelos se pueden utilizar mientras se está realizando un Asiento (Finanzas-->Asiento). Para ello debemos indicar en el campo Tipo de modelo el valor “Contabilización periódica” y en el campo Modelo el código de modelo que acabamos de crear (“NÓMINAS” en nuestro ejemplo), tal y como se muestra en la imagen.

Requisitos para el cumplimiento de la ley de la morosidad

Como ya os comentamos en un post anterior, en 2010 se publicó una disposición que intenta regular la morosidad en cobros y pagos. Pues bien, en el artículo de hoy queremos comentar otra disposicón, la 20173, que resuelve sobre la información que las empresas deben incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con los aplazamientos de pago a proveedores en operaciones comerciales.

Según podemos leer en el documento, en la memoria se deben incluir los siguientes datos:

• Importe pagado dentro y fuera del plazo legal.
• Plazo medio ponderado excedido de pagos durante el ejercicio.
• Saldo pendiente de pago al cierre del mismo que acumule un aplazamiento superior al permitido por la ley.

No obstante, se indica que

[...] como es usual en los restantes requerimientos contables, se ha estimado proporcionado, en razón de su magnitud, exigir un menor detalle de información contable a las pequeñas y medianas empresas. Siguiendo este criterio, las empresas que puedan elaborar la memoria en modelo abreviado o que opten por la aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas no estarán obligadas a informar del plazo medio ponderado excedido de pagos durante el ejercicio.

Así pues, si nos centramos en el sector PyME, deberemos incluir en nuestro informe anual una nota que incorpore únicamente los importes pagados dentro y fuera del plazo, así como los saldos pendientes.

¿Cómo obtener esta información en SAP B1?

No existe ningún informe estándar de SAP B1 que permita obtener estos datos. Por esa razón, en SEMIC hemos creado una consulta de usuario que obtiene los valores solicitados a las PyME's, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• El computo de días se debe realizar entre la fecha de prestación del servicio y la del pago, no entre la fecha de la factura y el pago. Por esa razón se debe utilizar la fecha de registro del albarán más antiguo de la factura (si existe), y en su defecto la fecha de registro de la factura.
• En el caso que el pago se realice a través de un efecto, se debe considerar la fecha de vencimiento del efecto, y no la fecha de registro del pago.
• No se contempla la recirculación de efectos.
• El saldo pendiente no se puede obtener del balance a fecha 31/12, puesto que puede haber saldos abiertos que no hayan superado el límite de días para el pago establecido por la ley. Así pues, también lo debemos calcular a través de la consulta.

En el caso de estar interesados, os emplazamos a contactarnos vía mail en sap@semic.es y os la facilitaremos de forma gratuita.

Importación de listas de precios

Una de las tareas que todos los clientes nos piden, ya sea en un proyecto de implantación inicial o con SAP B1 ya funcionando, es la carga de datos externos desde Excel. Los usuarios están acostumbrados a trabajar con esta herramienta ofimática, y a veces les es más cómodo tratar los datos en hojas de cálculo que no hacerlo en el propio ERP. Si bien nosotros siempre intentamos hacer que el cliente se acostumbre a trabajar los datos dentro del sistema, es útil conocer las 3 maneras que tenemos en SAP B1 para importar datos:

• Data Transfer Workbench (DTW): herramienta que permite importar todo tipo de información (datos maestros, datos de configuración y transacciones/documentos).
• DI API: mediante el SDK de SAP Business One podemos programar scripts/macros con Excel que permitan importar los datos a nuestro ERP.
• Estándar: existe una funcionalidad estándar que permite hacer importaciones básicas de datos maestros de IC's, artículos y listas de precios.

En el post de hoy nos vamos a centrar en la tercera opción, que nos ofrece una forma muy rápida y simple de importar listas de precios. Para ello, simplemente deberemos seguir los siguientes pasos:

• Abrir el formulario ubicado en Gestión --> Importación/Exportación de datos --> Importación de datos --> Importar de Excel.
1. Indicar en el campo Tipo de datos para importación el valor "Artículos".
2. Seleccionar para la columna A el valor "Número de artículo"
3. Seleccioanr para la columna B el valor "Código lista de precios"
4. El sistema rellenará automáticamente las filas C y D.
5. Hacer clic el botón OK.

• A continuación el sistema nos pedirá que escojamos el fichero desde el cual queremos importar los datos. Lo seleccionamos y le damos al botón "Abrir".

Os dejamos un vídeo tutorial que os guiará en el proceso y también os ayudará a preparar el Excel para la importación.

Recordad que también podéis ver el vídeo en nuestro canal de YouTube.

La nube (the cloud) y los ERP’s

Introducción

A día de hoy podemos afirmar que el concepto de Cloud Computing que ya está maduro. Han pasado más de 10 años desde que R. Chellappa diera su primera definición en 1997 en Dallas, y sólo hace falta realizar una búsqueda en Google (53.500.000 entradas él 22/03/2011) o en Amazon (9.212,00 libros él 22/03/2011) para darnos cuenta de que ya no estamos delante de un concepto nuevo y desconocido.

Así pues, ¿qué es el Cloud Computing? Forrester lo define como:

Una capacidad de TI estándar (servicios, software o infraestructuras) servida vía Internet, en un modo pago por uso, autoservicio.

Atendiendo a esta definición no se trata por tanto de una tecnología, si no de un nuevo modelo de negocio que nos implica un nuevo modo de invertir en TI.

En el post de comentaremos cómo podemos aplicar este modelo de negocio a un proyecto ERP. Para ello veremos los diferentes costes que lo componen y cómo podemos tener un modelo de negocio de pago por uso a través de Internet en cada uno de ellos.

Coste de un proyecto ERP

El coste lo podríamos desglosar en tres grandes grupos:

• Infraestructura hardware.
• Licencias.
• Licencias de software adicional (Sistema operativo, Base de datos, ...).
• Licencia del ERP.
• Servicios.

Infraestructura hardware

Actualmente los proveedores de servicios de internet (ISP’s), gracias en parte a las tecnologías de virtualización, pueden ofrecer infraestructuras hardware en modo de pago por uso. Estas infraestructuras, que suelen estar hospedadas en centros de datos diseñados para ofrecer este tipo de servicios, tienen un coste mensual basado en las características físicas del hardware contratado (espacio en disco, memoria, velocidad del procesador, ancho de banda, etc…).

Licencias

Los costes de licencia también pueden ser adquiridos mediante pago por uso, pero ello siempre dependerá del modo de licenciamiento que haya determinado el fabricante del software.

Licencias de software adicional

Los fabricantes de sistemas operativos y de base de datos ofrecen modelos de negocio de pago por uso a través de Internet. Por ejemplo, Microsoft ofrece modelos de pago por uso tanto en sus sistemas operativos (Windows Server 2008) como en sus bases de datos (Microsoft SQL Server 2008) al igual que su solución de productividad (Microsoft Office).

Habitualmente este tipo de licencias tienen un coste mensual por usuario que utilice el software.

Licencias del ERP

Los fabricantes de ERP también están apostando por ofrecer licencias utilizando este modelo de negocio. Algunos ya lo están ofertando, mientras que el resto o bien ultiman detalles para su lanzamiento o bien lo tienen en mente para las próximas versiones. Lo que está claro, en cualquier caso, es que nadie se quiere quedar fuera.

Servicios

Los servicios de implantación de un ERP también son susceptibles de ser realizados en un modelo de pago por uso a través de Internet. A fin de delimitar mejor estos tipos de servicios vamos a identificarlos:

• Consultoría.
• Programación.
• Formación.
• Soporte.

Consultoría y programación

El modelo de negocio de consultoría y programación en la “nube” todavía está un poco verde. Habitualmente los procesos de desarrollo software requieren de la interacción con los usuarios, que deben transmitir sus necesidades al consultor. Por esa razón, es recomendable observar y analizar los procesos de negocio de las empresas en su entorno de trabajo de forma física.

En este punto no podemos trasladar completamente el modelo de negocio a la “nube”, pero sí que nos podemos apoyar con algunas tecnologías existentes como video conferencias o asistencia remota para realizar partes del trabajo utilizando este modelo.

Formación

La formación on-line es un modelo ampliamente extendido que podemos aplicar en el caso de los ERP’s. En este caso los fabricantes de los ERP’s ofrecen formación on-line de sus productos, ya sea mediante sesiones en tiempo real o a través de tutoriales grabados y distribuidos a través de sus plataformas de soporte. Esta formación on-line puede estar incluida en el precio de licencia o bien requerir de un pago adicional.

Este es un claro ejemplo de servicio en la nube que actualmente tiene una amplia penetración, sin ir más lejos, en la formación académica.

Soporte

El soporte puede ser obtenido a través de la “nube” desde varios origenes:

• El fabricante del software, que puede ofrecer a sus clientes sistemas de help-desk en los que buscar información sobre sus sistemas y realizar consultas sobre los mismos.
• El partner que distribuye el software, que puede tener plataformas similares al fabricante complementadas con webinars (seminarios a través de internet) o newsletters.
• Los usuarios del software, que generan información sobre el ERP a través de blogs, foros y/o redes sociales y que suelen ofrecer soluciones a las dudas más comunes.

Conclusión

Un proyecto ERP puede ser abordado en un modelo de pago por uso a través de Internet, pero debemos tener en cuenta que no existe un único modelo válido. Así pues, cada proyecto deberá ser analizado de forma individual, evaluando que partes del mismo pueden ser abordadas en un modelo de negocio de pago por uso.

Legalización de libros en formato electrónico

En este post os explicaremos como se pueden legalizar los libros oficiales en España en formato electrónico con SAP Bussiness One y os indicaremos qué elementos son necesarios para poder realizar esta presentación.

Certificado digital

Nuestra empresa deberá disponer de un certificado digital válido para la firma electrónica de los libros. En nuestro primer post sobre la facturación electrónica, Facturación electrónica (Parte I) ya os explicamos el concepto de la firma digital y como obtener estos certificados.

Aplicación de legalia

Para formalizar los libros electrónicamente es necesario utilizar la aplicación de legalia que podemos descargarnos en el apartado de descargas de la web www.registradores.org. Aquí podemos descargar la versión para windows 7 o para las versiones anteriores.

Generación de libros electrónicos

Todos los informes en SAP Business One pueden ser exportados a PDF, formato aceptado por la aplicación de legalia. El siguiente video sirve como ejemplo de como exportar a PDF el informe de Diario de documentos.

Pues bien ya tenemos todas las herramientas necesarias para la presentación de libros en formato electrónico con SAP Business One. Esto nos permitirá también reducir el consumo de papel y reducir la destrucción de árboles.