¿Cómo vamos con la factura electrónica?

Leemos hoy en ComputerWorld una notícia más que confirma el retraso que está viviendo la implantación definitiva de la facturación electrónica en España.

La Ley 56/2007 de Medidas para el Impulso de la Sociedad de la Información se fijaba como fecha límite el 1 de enero de 2011 para que todas las empresas españolas estuvieran obligadas a facturar electrónicamente a las entidades estatales. Sin embargo, según María del Valle Palma, directora de AedocDigital

estos plazos no se están cumpliendo porque gran parte de la administración pública no está preparada para recibir facturas.

Es más, de acuerdo con Julio Olivares, presidente y fundador de DocPath,

solo unos meses antes de que finalizase 2010 solo un 12% de las empresas españolas facturaba de forma electrónica. A partir de este dato, ofrecido por la Secretaría de Estado de las Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información, no se ha vuelto a hablar de plazos y es lógico pensar que la Administración Pública ha decidido descartar estos tiempos debido a la complejidad del proyecto. La situación es algo extraña, ya que la obligatoriedad continúa existiendo, pero la realidad es que muchas empresas no están aún preparadas para abordar este asunto y el Gobierno, consciente de la situación, ha decidido aparcar la cuestión.

La desconfianza, la capacidad de inversión o la falta de información son algunas de las causas de esta demora. Esto contrasta, sin embargo, con estudios que demuestran que la implantación de la factura-e permite reducir los costes de gestión, envío, recepción y almacenaje de facturas.

Tal y como comentamos en nuestro primer artículo acerca de factura-e, las opciones son muy diversas: desde adaptar sólo la parte de emisión de facturas enviando los documentos como PDF firmados hasta la adopción del formato estándar e-factura para integrar tanto la emisión como la recepción de facturas al ERP.

SAP B1 y la factura-e

Desde SAP Business One existen varias opciones para trabajar con la factura electrónica:

• Como emisores:
• A través de add-ons como el de SEMIC, que permite enviar las facturas de venta por mail mediante PDF's firmados digitlamente.
• A través de la nueva herramienta EFM (Electronic File Manager), que permite exportar cualquier documento en el formato deseado una vez definidas las plantillas correspondientes.
• Como receptores:
• Realizando las modificaciones necesarias en el ERP para incorporar las facturas de compra automáticamente desde el proveedor, ya sea de forma totalmente automática o mediante un proceso de importación.

Lo que más nos sorprende es que, una vez analizado el ahorro que comporta la facturación electrónica, dejar el papel no tendría que ser una obligación impuesta por una disposición del estado, sino un punto clave en la estrategia de la empresa para mejorar en la eficiencia de la gestión.

Para información concreta acerca de implantaciones, no dude en contactarnos.

[Via IDG/ComputerWorld]

Validación de la firma electrónica en documentos PDF

Como ya os comentamos en los 2 posts anteriores acerca de facturación electrónica (Parte I y Parte II), en SEMIC hemos optado por implementar un add-on para permitir el envío de facturas electrónicas firmadas digitalmente por e-mail. Pues bien, si bien es cierto que a nivel legal nuestra responsabilidad como emisores de la factura termina en el momento que firmamos y enviamos el documento, puede ser que nuestros clientes quieran validar la verazidad de dicha firma. Por esa razón hemos elaborado un pequeño manual de 4 páginas que os permitirá, de una manera sencilla, configurar vuestro Adobe Reader para que valide las firmas de los documentos firmados.

Con este corto pero interesante post despedimos el 2010. Aprovechamos la ocasión para desearos a todos una feliz entrada de año y que el 2011 sea un año próspero para todos. Por nuestra parte intentaremos seguir con esta la tarea de acercaros nuestra experiencia y conocimientos en el sector de los ERP's y el BI.

FELIZ AÑO!

Webinars sobre SAP B1 en IT-Spain.net

Desde SEMIC hemos iniciado una colaboración con IT-Spain.net (a través de los portales erp-spain.com y demosdesoftware.com) para realizar una serie de webinars en los cuáles vamos a compartir con todos vosotros nuestro conocimiento sobre SAP B1.

En esta primera entrega hacemos una breve demo general del producto, introduciendo los distintos módulos estándar de SAP B1, para centrarnos posteriormente en el desarrollo de un add-on de factura electrónica aprovechando la integración estándar de SAP B1 con MS Outlook.

A medida que vayamos realizando nuevos webinars los publicaremos en el blog, pero si queréis seguir alguno en directo os emplazamos a consultar el calendario de eventos de IT-Latino, disponible en www.eventos-it.com. Si no hay ningún cambio de última hora, el siguiente evento está programado para el miércoles día 15 de Diciembre, a las 17:00h.

Para ver el vídeo en HD, podéis dirigiros al canal en YouTube de Videos-IT.

3 meses para el "apagón" del papel

El mes pasado publicamos un par de entradas acerca de la facturación electrónica (Parte I y Parte II). Ya comentamos que aunque se lleve tiempo hablando sobre el tema, el nivel de implantación en España no era el deseado. Pues bien, la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones ha publicado un informe dónde se refleja que tan sólo el 12% de las empresas españolas utiliza la factura-e. En teoría a partir del 1 de Enero de 2011 todas las empresas estarán obligadas a utilizar este nuevo sistema de facturación, pero la realidad parece ser muy distante.

En España, donde el volumen de PyMEs es muy elevado, puede que no se haya insistido lo suficiente en las ventajas de la factura-e, hecho que no ha ayudado a su implantación. Uno de los problemas principales es su coste de implantación, pero desde SEMIC queremos destacar que el ROI de una implantación de factura-e es elevado, gracias a la rápida reducción de costes y tiempo.

[Visto en eWeekEurope]

Facturación electrónica (Parte II)

En esta segunda entrega os presentamos la manera en la que desde SEMIC hemos decidido afrontar las implantaciones de facturación electrónica para nuestros clientes.

Tecnología

Formatos de factura electrónica

Como comentamos en el anterior post, existen varios tipos de formatos, y la elección del adecuado dependía básicamente del objetivo final a la hora de implantar la facturación electrónica. En nuestro caso, los clientes no tienen un volumen muy grande de facturas, o como mínimo no lo suficientemente grande como para amortizar la mayor inversión que supone una implantación con el objetivo de integrar las facturas al ERP. Por esa razón, en SEMIC hemos apostado por el formato PDF, que nos ofrece 3 características muy ventajosas:

• Documentos familiares y de fácil lectura. Esto facilita su aceptación por parte de nuestros clientes y de sus IC's.
• Fácil adaptación con SAP B1, que ya éste nos ofrece de manera estándar la posibilidad de enviar correos con los documentos adjuntos en formato PDF.
• Herramientas gratuitas disponibles para el firmado digital de archivos PDF, reduciendo los costes de desarrollo.

Firma digital

Desde SEMIC aconsejamos a nuestros clientes que adquieran un certificado digital para poder firmar ellos mismos sus facturas, por encima de otras opciones como la subfacturación. Esto nos da una mayor control sobre el proceso, al no depender de una tercera entidad que se encargue de gestionar la firma. A demás, disponer de un certificado propio permite a la empresa crecer en número de facturas sin tener que aumentar la inversión en el proyecto.

El precio de los certificados válidos para firmar facturas electrónicas en España y que desde SEMIC recomendamos oscila entre los 125€/año de PIMEC hasta los 200€/año de Camerfirma

Proceso de facturación en SAP B1

Generación de las facturas en PDF

Para generar el archivo que se enviará al cliente y preparar los detalles del envío, utilizamos la función estándar de SAP B1 Enviar a > Correo electrónico.... Esta opción nos genera la factura sin firmar en una carpeta compartida de SAP B1, al tiempo que nos permite añadir destinatarios o modificar el cuerpo del e-mail.

En este punto sería posible automatizar procesos (definir un texto fijo para el cuerpo del mensaje, añadir por defecto ciertos destinatarios, etc.) si el cliente lo deseara.

Firmado y envío de las facturas

Para firmar la factura utilizamos unas funciones que nos ofrece la librería gratuita de .NET iTextSharp para incrustar certificados digitales a los documentos PDF. Nuestro proceso coge el archivo original que ha generado SAP B1 y lo firma, volviendo a guardar el archivo certificado con el mismo nombre.

Una vez firmado, simplemente queda mandar el correo y listo. Desde SEMIC no hacemos sellado temporal de las facturas, puesto que no es obligatorio y aumenta los costes del desarrollo. Sin embargo, no habría problema para incorporar un proceso de sellado si a un cliente le interesara.

Conclusión

Desde SEMIC consideramos que para una PyME la versatilidad de los archivos PDF los convierten en la mejor opción para implantaciones que no requieran integrar la factura en el ERP del receptor. Con nuestra propuesta cualquier empresa puede tener un sistema de facturación electrónica manual con unos costes muy reducidos.

Destacar también que, gracias a las posibilidades de desarrollo que ofrece SAP B1 mediante los add-ons, sería posible definir un proceso de facturación electrónica semi-automático.

Finalmente comentar que esta implantación se podría adaptar fácilmente a otros ERP's, puesto que existen herramientas gratuitas de desarrollo que permiten, de manera sencilla, tanto generar documentos PDF como firmarlos.

Contacto

Si estáis interesados en el proyecto y queréis más información, no dudéis en poneros en contacto con nosotros.

Facturación electrónica (Parte I)

Introducción

Hace tiempo que oímos hablar de factura electrónica, pero aún son muchos los que desconocen qué es exactamente y qué puede aportar a las empresas, sobretodo en el sector de la PyME. Parece ser que llega el momento de dar el salto, pero cuando una empresa afronta el proyecto de adaptar su sistema a la factura electrónica surgen muchos interrogantes:

• ¿Por dónde empiezo?
• ¿Qué formato de factura electrónica es mejor?
• ¿Qué es una firma digital?
• ¿Es obligatorio el sellado temporal de la factura?
• ¿Cuánto me va a costar?
• ... y un largo etcétera.

No vamos a resolver en un post todas las cuestiones referentes a este tema, pero sí intentaremos definir unas bases para ayudaros a entender mejor en qué consiste la facturación electrónica y como os puede ayudar en vuestra empresa.

Empecemos por el principio: en España se define facturación electrónica como "un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que documenta operaciones empresariales o profesionales y reemplaza al documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor legal, siempre que cumpla las condiciones de emisión, remisión y conservación exigidos en el Real Decreto 1496/2003". A partir de esta frase se extraen los 2 conceptos más importantes relacionados con la factura electrónica:

1. Documento electrónico, generado por medios informáticos.
2. Documento con valor legal, que reemplaza a la factura en papel.

Especificaciones

Formatos aceptados

Existen varios formatos válidos para generar facturas electrónicas, siempre y cuando se respete el contenido legal exigible en cualquier factura. Elegir el formato adecuado es un punto clave en el éxito de una implantación. Según nuestro punto de vista se clasifican en 2 grupos, dependiendo del uso que se le desee dar.

• Si el objetivo es simplemente reducir los costes derivados del papel, la opción más sencilla es utilizar cualquiera de los formatos ofimáticos habituales (PDF, MS Word, MS Excel, etc...).
• Si a demás se desea poder integrar los documentos en el sistema del destinatario, entonces nuestra recomendación es optar uno de los 2 formatos estandarizados: EDI o e-factura.

Firma digital

Con el fin de dotar de validez legal al documento electrónico, es necesario garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas mediante el uso de una firma electrónica cualificada. Para ello tenemos 3 opciones:

• Adquirir un certificado digital emitido por un Prestador de Servicios de Certificación avalado por la AEAT (Ver listado). Este archivo electrónico es el que permite al emisor añadir la firma digital a sus documentos.
• Delegar el proceso de firma a una tercera entidad (subfacturación), como por ejemplo CERES.
• Delegar el proceso de firma al receptor (autofacturación).

Una vez más, dependiendo del volumen de facturación y de la inversión que se desee realizar, se puede optar por una o otra opción. El coste de un certificado digital puede variar entre los 30 y los 400 € anuales, mientras que los procesos de subfacturación y autofacturación acostumbran a valorarse por volumen (pero siempre con costes muy inferiores a los de la facturación en papel).

Sellado temporal

El proceso de sellado temporal permite al receptor verificar la fecha en la que se firmó la factura. Este proceso debe realizarse a través de una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA). Si bien este sellado NO es obligatorio, sí que aporta un valor añadido a la firma.

Beneficios para la empresa

Enumerar las ventajas de la facturación electrónica para las empresas nos obliga a diferenciar el punto de vista des del que se analiza: emisor o receptor. Para los emisores, los beneficios son claros:

• Reducción de costes, al eliminar tanto el papel como los procesos de impresión, ensobrado y envío de los documentos.
• Mayor eficiencia, pues se reduce el tiempo de gestión.
• Mayor seguridad, pues existe mayor control sobre los canales de envío y se puede verificar si la factura llega al destino tal y como se emitió.
• Uso eficaz de recursos financieros, ya que la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming

En el otro extremo, para la empresa que recibe las facturas, tenemos:

• Mayor seguridad.
• Optimización de la gestión, puesto que se reducen los costes de almacenamiento y se mejora el acceso a los documentos recibidos.
• Posibilidad de incorporarlas directamente al software ERP, con todo lo que ello conlleva:
• Mayor rapidez de gestión, puesto que el documento puede entrar automáticamente en el sistema.
• Minimización de errores, ya que no se tiene que transcribir la factura manualmente.

Si el objetivo de la implantación es el de la integración automática de documentos, deberemos optar por buscar un formato que permita una extracción fácil de los datos (EDI y e-factura).

Finalmente, es importante destacar que debido al coste inicial que supone automatizar este proceso, generalmente son la empresas que reciben volúmenes grandes de facturas las que se plantean realizar una inversión para integrarlas con su ERP.

Conclusión

Con esta pequeña aproximación nuestra intención es intentar acercaros el concepto de factura electrónica. Si queréis más información os recomendamos leer el documento La factura electrónica, un manual elaborado por red.es que explica más en detalle todo lo relacionado con este tema.

En la siguiente entrega os presentaremos la opción que desde SEMIC ofrecemos a las PyMEs, tras haber analizando sus necesidades y considerando la inversión que pueden realizar. Asimismo también os explicaremos las obligaciones que tienen las partes cuando deciden iniciar un proceso de facturación electrónica.