Tipo impositivo Islas Canarias

En la entrada de hoy explicaremos como configurar grupos impositivos en SAP Business One par trabajar con Interlocutores Comerciales de las Islas Canarias. Las ventas de mercancías o servicios desde la península hacia las Islas Canarias están exentos de impuestos. Así pues, lo que haremos será crear un nuevo grupo impositivo y lo asignaremos a los clientes de Canarias mediante una regla de determinación de impuestos para que SAP Business One aplique el grupo impositivo correcto de forma automática, sin necesidad de indicar en la ficha del IC el tipo de IVA que se requiere.

Definición de un nuevo grupo impositivo

Lo primero que vamos a hacer es crear un nuevo grupo impositivo que aplicaremos a todos los clientes de las Islas Canarias. Para ello accederemos al menú Gestión > Definiciones > Finanzas > Impuestos > Grupos impositivos, que nos abrirá el formulario de Grupos impositivos - definición (ver Imagen 1).

Imagen 1

En el nuevo grupo debemos cumplimentar la siguiente información:

• Código, identificador del grupo impositivo, que nos permitirá diferenciar las transacciones realizadas con este grupo impositivo.
• Categoría, al tratarse de un grupo impositivo para ventas indicaremos IVA repercutido.
• Cuenta de impuestos, cuenta en la que se van a repercutir estos impuestos.

Para terminar de definir el impuesto, debemos realizar doble clic sobre el Grupo impositivo o hacer clic sobre el botón Definición de impuesto y se abrirá la ventana de definición del impuesto (ver Imagen 2), donde deberemos indicar el porcentaje (en este caso en particular 0) y la fecha a partir de la que se va a aplicar dicho porcentaje.

Imagen 2

Aplicar el grupo impositivo a los clientes de Islas Canarias

Una vez definido el nuevo grupo impositivo, debemos definir una regla para hacer que se aplique a todos los clientes a los que les corresponda. Para ello accederemos al formulario de Gestión > Definiciones > Finanzas > Impuesto > Determinación de indicador de impuestos (ver Imagen 3). En este formulario debemos indicar los siguientes parámetros:

• Clase de documento, indica si esta regla se aplicara al realizar un documento de marketing con artículos, con servicios o con artículos y servicios (en este caso concreto queremos que se aplique en artículos y servicios).
• División, indica si queremos aplicar esta regla cuando estemos realizando documentos de marketing de ventas o de compras (en nuestro caso escogeremos ventas).
• Condición 1, Condición 2..., indica la condición que tiene que cumplirse para que se aplique esta regla (en nuestro caso queremos que se cumpla dependiendo del estado/provincia al que se envía la mercancía)
• Valor 1, Valor 2..., indica el valor que debe cumplir la condición para que se aplique la regla.
• Posición indicador impuestos, indica el grupo impositivo que se aplicará en el caso en que se cumpla la regla especificada.

Deberemos definir dos reglas, la primera para documentos de venta de artículos y servicios cuyo estado de envío sea "Las Palmas" y el otro para documentos de venta de artículos y servicios cuyo estado de envío sea "Santa Cruz de Tenerife" (las 2 provincias de Canarias). En ambas reglas indicaremos el nuevo tipo impositivo que hemos creado para este caso en el campo Posición indicador impuestos (en nuestro caso IC, tal y como se muestra en la siguiente imagen).

Imagen 3

De esta forma, siempre que creemos un documento de venta para un Interlocutor Comercial cuya dirección de envío sea Las Palmas o Santa Cruz de Tenerife, SAP Business One le aplicará de forma automática el nuwevo tipo impositivo que nosotros le hemos indicado.

Clientes de dudoso cobro

Como muchos ya sabréis, SAP Business One nos ofrece la posibilidad de saber los días de retraso que nuestro cliente tiene en sus pagos, así como los importes que nos debe mediante el informe de Antigüedad créditos cliente. Pues bien, en el artículo de hoy os explicaremos como aprovechar este informe para mover saldos a la cuenta de dudoso cobro de forma fácil y asistida

¿Cuando debe considerar SAP un IC como cliente de dudoso cobro? 

Para indicarle a SAP Business One a partir de cuantos días debe considerar a nuestro Interlocutor Comercial como cliente de dudoso cobro, accederemos al menú Gestion > Definiciones > Finanzas > Creditos de dudoso cobro
Se nos abrirá el formulario de "Créditos de dudoso cobro - Definición" (ver Imagen 1) en el que definiremos:

• Número de días a partir de los cuales consideraremos a nuestro cliente como cliente de dudoso cobro.
• Porcentaje del importe que se debe considerar como importe de dudoso cobro.

Imagen 1

¿Como saber cuánto nos debe un IC?

El informe de Antigüedad créditos cliente podremos definir los filtros para obtener el informe en el rango de fechas deseado y desglosando el retraso de cobros en 4 columnas (ver Imagen 2). Nosotros recomendamos marcar la opción "Cuentas asociadas" y seleccionar las cuentas que correspondan a clientes (430, 431, 4311 y 4312 en España) para acotar los resultados.

Imagen 2

Una vez establecidos todos los filtros deseados, ejecutaremos el informe y nos aparecerá una el formulario que se muestra a continuación.

En este informe todo lo que lleve vencido más días de los que hemos indicado en el formulario Créditos de dudoso cobro - Definición nos aparecerá en la columna de Deuda dudosa. Para mover el saldo de esta columna a la "Cuenta de clientes de dudoso cobro", debemos hacer clic en el botón derecho del ratón sobre dicha celda y seleccionar la opción Registros en el diario. Esto nos va a abrir el formulario de Asiento con algunos datos ya informados: código del IC, cuenta de dudoso cobro e importe de la deuda. Así pues sólo faltará completar la segunda línea del asiento con la contrapartida y registrar el apunte (ver Imagen 4).

Imagen 4

Enlace a campos de referencia

En el post de hoy os presentamos una de las novedades que presenta la versión 8.81: el Enlace a campos de referencia, accesible desde el menú Gestión -> Definiciones -> General. Mediante esta funcionalidad se dota de mayor flexibilidad el análisis de las transacciones comerciales en los informes financieros, puesto que se pueden utilizar los valores de los campos de referencia y los campos definidos por el usuario (UDFs) que se deseen para identificar de forma más fácil todos los asientos contables.

Para permitir registrar información específica de documentos fuente con los asientos en el sistema contable, SAP B1 proporciona 3 campos de referencia en el asiento en los que se pueden copiar los valores del documento fuente. Cualquier documento en SAP B1 que genere asientos y, por consiguiente, afecte las cuentas financieras, puede ser un documento fuente en este contexto.

Por ejemplo, si deseamos analizar saldos en cuentas de clientes filtrados por la vía de pago indicada en la factura, podemos añadir este valor en el campo Referencia 3 del asiento generado a partir de la factura, tal y como se indica en la siguiente imagen.

Así todos los asientos que se registren quedarán identificados con la vía de pago en el campo Referencia 3, de forma que podremos utilizar estos campos de referencia para filtrar los informes financieros (balances y PyG), tal y como se muestra en la siguiente imagen.

De forma similar, si lo que deseamos es filtrar por campos de usuario, simplemente deberemos seleccionar esta opción en los criterios de selección ampliados del informe que estemos ejecutando.

Modificaciones modelo 347

Como algunos ya sabréis, este año el modelo 347 de la Agencia Tributaria Española ha sufrido un pequeño cambio respecto al del ejercicio 2009, tal y como resumen en este artículo del blog PymesYAutonomos.

Este cambio no afecta a la longitud de las línias del fichero (como pasó el año pasado), pero sí que afecta a la necesidad de informar de un valor en las 4 posiciones reservadas al nuevo campo "Ejercicio" (de la 130 a la 133). En el caso del fichero que genera SAP Business One, accesible desde el menú Finanzas-->Informes financieros-->Finanzas-->Impuesto-->Informe 347, estas posiciones se dejan en blanco, tal y como se requería en el fichero del año pasado.

Así pues, si este año intentamos presentar el 347 que genera SAP B1, la aplicación de la AEAT para validar el fichero nos dará un error de formato. Para poder presentar el fichero correctamente, debemos sustituir los 4 espacios en blanco de las posiciones 130 a 133 por:

• 0000, si la línia no corresponde a un importe percibido en metálico.
• El año en el que se hubieran declarado las operaciones que dan origen al cobro en metálico por importe superior a 6.000 euros, si se da el caso.

Solución

Así pues, dado que el 347 que genera SAP Business One no identifica las aportaciones en metálico, la solución es rellenar este nuevo campo con 0's. Desde SEMIC hemos añadido una herramienta en nuestro add-on para parchear el fichero que nos genera nuestro ERP, y evitar así que nuestros clientes tengan que modificarlo de manera manual.

Para el resto de lectores que nos seguís pero no disponéis de nuestro add-on, no os quedará más remedio que retocar el fichero a mano, pero tranquilos porqué desde SAP B1 Hub os hemos preparado un pequeño video tutorial que os explica una manera rápida y sencilla de hacerlo (en menos de 5 minutos!). Esperamos que os sea de utilidad.

Podéis ver el vídeo con mayor calidad en nuestro canal de YouTube.

Y recordad que este pequeño truco lo podéis utilizar tanto si el fichero ha sido generado por SAP como por cualquier otro ERP, ya que todos generan ficheros de texto plano.

Impuestos básicos en SAP B1

En este post os vamos a explicar cómo funcionan los impuestos en SAP B1 a través de su definición y mediante un ejemplo práctico que esperamos sea de vuestra utilidad.

Definición

SAP B1 permite definir diferentes grupos impositivos. Por ejemplo en el caso español existen diferentes tipos impositivos como el General, Reducido, Super reducido, y Exento. Vamos a ver en cómo está configurado en SAP B1 el General.

Para definir este impuesto, SAP B1 dispone de 2 grupos impositivos, uno para compras S3 y otro para ventas R3. Su configuración la podemos encontrar en Gestión-->Definiciones-->Finanzas-->Impuesto.

• Código, identificador del grupo impositivo que nos permitirá diferenciar las transacciones de estos impuestos.
• Categoría, indicará si el grupo impositivo es de compras "IVA soportado" o de ventas "IVA soportado".
• Cuenta de impuestos, cuenta en que se repercutirán o soportarán los impuestos.

Para indicar el porcentaje del impuesto debemos realizar doble click sobre el Grupo impositivo y se abrirá la ventana de definición del impuesto donde indicaremos el porcentaje del impuesto y a partir de qué fecha se aplica como muestra la imagen.

Configuración

Una vez definidos los impuestos tanto repercutidos como soportados, deben ser configurardos para su correcto funcionamiento en SAP B1. En el maestro de artículos definiremos cuál será el Grupo impositivo que se asignará cuando se realice una compra y una venta. Para la configuración de compras, iremos a la pestaña de Compras del maestro de artículos e indicaremos el valor "S3" en el campo Grupo impositivo, como se muestra en la imagen.

De igual modo en la pestaña de Ventas haremos lo propio con el valor "R3".

Declaraciones

Bien, ya tenemos configurados los impuestos. Sólo nos resta por aprender donde podemos obtener la información relacionada con estos impuestos que nos exigen. Para ello utilizaremos el informe básico de SAP B1 para los impuestos el Informe fiscal (Finanzas-->Informes finacieros-->Finanzas-->Impuesto-->Informe fiscal).

Libros de facturas emitidas y recibidas

De acuerdo a la legislación española es necesario listar periodicamente bien en papel o electrónicamente las facturas emititidas y recibidas. Para ello debemos utilizar el informe fiscal. Para realizar estos documentos deberemos marcar en la opción Modo de salida como "Registro fiscal" y si queremos únicamente las facturas emitidas seleccionar los indicadores de impuesto de salida como muestra la imagen.

En el caso de querer obtener el libro de facturas recibidas procederemos del mismo modo pero marcando únicamente los indicadores de impuestos de entrada.

Declaración de impuestos

Para efectuar las declaraciones de impuestos utilizaremos el mismo informe pero en este caso el Modo de salida será "Declaración fiscal".

Esperamos que este post os haya servido para tener una primera visión de como funcionan los impuestos en SAP Business One. En próximos post os explicaremos como configurar los impuestos para importaciones, exportaciones, etc...

Recomendaciones para el cierre del ejercicio

Llegados a este punto del año, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el cierre del ejercicio fiscal de 2010. Para ello SAP desarrolló un documento muy completo, del cual nosotros hemos extraídos los elementos básicos y que a continuación os presentamos.

Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles, pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo esté listo para el cierre.

Períodos

El punto principal para el cierre del año es la creación del nuevo periodo para el año que deseamos abrir. En este caso, será el 2011. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Crear el indicador de periodo: Gestión -> Definiciones -> Finanzas -> Indicadores de período

2. Crear el nuevo período contable: Gestión -> Inicialización del sistema -> Períodos contables

• Indicar las subperíodos del nuevo período contable
• Fijar el indicador de período creado en el punto 1
• Fijar las fechas del nuevo período. Es importante tener en cuenta que si queremos que haya documentos de 2011 con fecha de vencimiento de 2012, dejemos entre 30 y 60 días de margen.
3. Crear/modificar las series de numeración de los documentos: Gestión -> Inicialización del sistema -> Numeración de documentos

• Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de numeración.
• Creamos la nueva numeración (botón derecho en la columna de los números y seleccionar Añadir línea) o modificamos la existente.
• Actualizamos para que grabe los cambios.
• En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la fijamos como estándar.
• Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de numeración de documentos.
• Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que deseemos.

Realización del asiento de regularización y cierre

Este proceso deberá realizarse al final de año, una vez tengamos contabilizadas todas las transacciones del año anterior. Para ellos accederemos a Gestión -< Utilidades -> Cierre del periodo.

Paso 1

El primer paso realiza el asiento de regularización del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de ingresos y gastos y arrastrándo su saldo a la cuenta de resultados (Por lo general la 129).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar los IC's.

Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del período - Criterios de selección, aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aquí deberemos autorizar los asientos marcando el check de la izquierda de cada uno de ellos y asignarles los siguientes campos globales:

• Referencia 1
• Referencia 2
• Fecha documento
• Fecha vencimiento

Estos campos se deben definir tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2010 (fin del período actual), mientras que para el de apertura es 01/01/2011 (inicio del nuevo período).

Finalmente sólo nos queda ejecutar el proceso.

Paso 2

El segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas pendientes (por lo general la 555).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check de IC's.

Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera análoga al Paso 1.

 

¡Aprovechamos para desearos a todos una FELIZ NAVIDAD y un PRÓSPERO 2011!

Uso ampliado de los portes en SAP B1

Portes

En SAP B1 disponemos de un concepto que nos permite definir ingresos/gastos adicionales para los documentos de compra y venta. Para activar esta opción, debemos seleccionar la casilla Gestionar porte en documentos del formulario Gestión > Inicialización del sistema > Parametrizaciones de documento, en la pestaña "General". Una vez activada la opción, podemos definir los diferentes tipos de portes en Gestión > Definiciones > General > Portes.

Esta funcionalidad está inicialmente diseñada para añadir costes en los documentos, como podrían ser fletes y seguros, 2 opciones que ya vienen parametrizadas en el sistema.

Gestión avanzada de portes

Sin embargo, la versatilidad que nos ofrece SAP B1 en la gestión de los portes nos permite también utilizarlos para otras funciones, como por ejemplo definir descuentos financieros. Gracias a que se pueden indicar importes en negativo, podemos reflejar un descuento financiero asociado a una determinada cuenta en cualquiera de nuestros documentos de compra o venta. Para ello debemos definir un nuevo porte e indicar en el documento un importe en negativo para dicho porte.

Pongamos el caso que una empresa desea imputar un descuento de factura en una cuenta contable específica para tal efecto. Si utilizáramos el campo Descuento del documento, el importe quedaría imputado en la cuenta de ventas en negativo. Para registrarlo en una cuenta distinta, debemos crear un nuevo tipo de porte, al que indicaremos los siguientes valores:

• Nombre: Dto. financiero (o cualquier otro nombre identificativo).
• Cuenta de ingresos: 706001, una cuenta del plan contable destinada a registrar los descuentos financieros de los documentos de venta.
• Grupo de IVA repercutido: el mismo que el de los artículos a vender. Si se tienen artículos de varios grupos impositivos, se puede dejar el campo en blanco y rellenarlo en cada documento.
• Stock: marcar casilla. Esta opción nos permite tener en cuenta el descuento aplicado a la hora de recalcular el precio de coste de los artículos, siempre y cuando la empresa trabaje con stock continuo.
• Método de distribución: este campo nos indica cómo se distribuye el descuento entre las líneas del documento. En este caso escogeríamos "Importe total", para que la distribución se haga según el importe total de línea (p.ej.: si tenemos 2 filas de importes 70€ y 30€, y el descuento es de 10€, 7€ irían a la primera fila y los otros 3€ a la segunda).

Una vez definido la nueva clase de porte, simplemente debemos indicar el importe del descuento en la factura de venta, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

De este modo podemos aprovechar la funcionalidad estándar de los portes para gestionar otros gastos y descuentos adicionales. Otra ventaja de utilizar los portes para registrar descuentos financieros es que nos permite reflejarlos de manera sencilla en el documento impreso, modificando la plantilla para que se impriman los portes con sus respectivas descripciones.

Parametrización de los portes

En el ejemplo anterior hemos configurado un nuevo porte para su uso como descuento financiero en un documento de venta. La misma parametrización se podría haber realizado para un documento de compra informando los valores en las columnas adecuadas. A continuación os indicamos los campos que se utilizan para cada tipo de documento:

Descripción	Campo para documentos de VENTA	Campo para documentos de COMPRA
Cuenta contable donde se imputan los ingresos/gastos	Cuenta de ingresos	Cuenta de gastos
Grupo impositivo	Grupo de IVA repercutido	Grupo de IVA soportado
Importe fijo del porte	Importe fijo: Ingresos	Importe fijo: Gastos
Repercutir ingreso/gasto en artículos	Casilla Stock	Casilla Último precio de compra

A demás, tenemos otros 3 campos que afectan tanto a los documentos de venta como los de compra:

• Sujeto a retención
• Método de distribución: indica cómo se distribuyen los ingresos/gastos entre las líneas
  • Ninguno: elija esta opción si no desea distribuir los gastos de porte en varias filas del documento. Este método no se puede seleccionar si se han marcado las casillas "Stock" o "Último precio de compra".
  • Cantidad: elija esta opción si desea distribuir los gastos de porte proporcionalmente a la cantidad de cada fila del documento (p.ej.: hay 3 filas con las cantidades 5, 3 y 2 y el porte es de 100€. Con este método el porte se distribuye de la siguiente forma: 50€ para la primera fila, 30€ para la segunda y 20€ para la tercera).
  • Total líneas: análogo al caso anterior pero con el importe total de fila.
  • Volumen: análogo al caso anterior pero con el volumen.
  • Peso: análogo al caso anterior pero con el peso.
  • Igual: permite distribuir los gastos/ingresos de porte a partes iguales entre las filas del documento. Los gastos de porte se dividen por el número de filas y se distribuyen correspondiente (con independencia de la cantidad y el total de cada fila).
• Método de arrastre: indica cómo se copian los portes del documento base (p.ej.: albarán) al documento destino (p.ej.: factura).
• Ning.: no se copia ningún porte en el documento destino.
• Cantidad: se copian los portes proporcionalmente a la cantidad de cada artículo que se pasa al documento destino.
• Total: análogo al caso anterior pero basándose en el importe total de línea.
• Todos: se copian todos los portes en el documento destino, independientemente del precio o cantidad que se pasa.

Consulta de tesorería para SAP B1

Objetivo

En este post os mostraremos como obtener las previsiones de cobros y pagos agrupados por bancos y ordenados por fecha de vencimiento, para así poder realizar nuestras previsiones de tesorería.

Para ello utilizaremos una consulta que obtendrá la información de los documentos de nuestro ERP. A continuación os pasamos a indicar que documentos de cobros y pagos tiene en cuenta esta consulta.

Documentos

Cobros

Para la obtención de los cobros pendientes obtendremos la información de:

• Facturas y abonos (Ventas->Factura de clientes y Ventas->Abono de deudores) con estado abierto.
• Efectos (Gestión de bancos->Efecto->Gestión de efectos) con estado creado.
• Asientos manuales (Finanzas->Asiento) asociados a Interlocutores comerciales pendientes de conciliar.

Pagos

De igual modo para la obtención de los pagos pendientes obtendremos la información de los elementos simétricos a los de cobros pero en este caso asociados al proveedor.

La consulta

Definición

Una vez visto de donde obtendremos la información, os vamos a presentar la consulta esta consulta es una consulta compleja pues como se ha indicado anteriormente debe obtener la información de varios documentos de SAP B1, es por ello que hoy dejamos esta consulta en este enlace donde os la podréis descargar y guardarla en las consultas de usuario de SAP B1 como os explicamos en el post Consultas de usuario con ejemplo práctico, al ejecutarla obtendréis el resultado que muestra la imagen.

Explicación

La consulta nos muestra la siguiente información:

• Clase: Indica si el documento es un “COBRO” o “PAGO”.
• Estado: Asumimos que una factura/abono antes de convertirse en efecto puede alterarse su vía de pago. Es por ello que en el caso de los documentos de factura o abono indicamos el estado "SIN CONFIRMAR".
• Tipo documento: Indicará el tipo de documento del cual se obtiene la previsión de tesorería (ASIENTO,FACTURA,ABONO o EFECTO).
• Información del banco: Código del banco, la oficina y el número de cuenta junto con la cuenta contable asociada al banco.
• Información del documento: Nos muestra el número de documento, fecha de vencimiento, código del interlocutor comercial y el importe del mismo.

Para que el informe funcione correctamente no podrá haber dos cuentas de Banco propio (Gestión-->Definiciones-->Gestión de bancos-->Cuentas banco propio) asociadas a la misma cuenta contable.

Recordatorio

Exportación a Excel

Por si no lo sabéis SAP B1 permite guardar todas las consultas de usuario en formato Excel. Para ello únicamente debemos hacer click en el icono del Excel de la barra de herramientas como se muestra en la imagen.

Filtros

Las consultas de usuario una vez ejecutadas pueden ser "refinadas" utilizando filtros. Para ello debremos hacer click en el icono del embudo de la barra de herramientas que muestra la imagen.