MRP 1ª parte - Distribución

Uno de los problemas con el que se deben enfrentar las empresas que se dedican a la distribución de mercancías es el de la correcta planificación de las compras. Es difícil encontrar el punto justo entre disponer del estoc suficiente para poder servir a los clientes con la mayor brevedad posible y no acumular grandes inventarios en el almacén, lo que supone tener un inmobilizado muy elevado.

La solución para encontrar este equilibrio está en las herramientas de planificación de necesidades, conocidas por el acrónimo MRP. Este tipo de herramientas no sólo permiten la optimización del nivel de estoc, si no también:

• Reducción del tiempo de trabajo del responsable de compras.
• Mayor capacidad de negociación con el proveedor.
• Incremento de la rapidez de entrega.

A continuación os dejamos un video-tutorial que muestra como funciona el módulo de Planificación de necesidades de SAP B1.

Si tenéis dudas, podéis consultar la ayuda online de SAP B1 referente a este módulo.

Recordad que tenéis todos los tutoriales en nuestro canal de YouTube.

Importación de informes y plantillas

Una de las mejoras que incorporó la llegada de la versión 8.8 (y posteriores) fue la posibilidad de visualizar informes creados con Crystal Reports. Si bien muchos partners ya habían realizado modificacions para poder utilizar esta herramienta, ahora es el el propio SAP B1 el que lo incorpora de forma nativa, permitiendo su uso sin necesidad de add-on's de terceros. En versiones anteriores, SAP B1 disponía únicamente del PLD, una herramienta con funcionalidad limitada para crear y modificar las plantillas que se utilizaban para la impresión de documentos. Ahora, con la llegada de Crystal Reports, se dispone de nuevas funcionalidades, como por ejemplo:

• Desarrollar informes mejores y más complejos:
  • Uso de datos vinculados de cualquier tabla de sistema, no sólo de las que SAP tiene internamente ralacionadas.
  • Omisión de registros de forma condicional, a partir de los valores que tomen ciertos parámetros.
  • Realización de agrupaciones y ordenaciones de forma más simple.
  • Más funciones para crear campos de fórmula a partir de combinaciones de otros campos.
  • Creación de subinformes dentro del informe principal.
• Modificar y actualizar informes de manera más simple:
• Los clientes pueden modificar los informes directamente de forma más intuitiva con una pequeña formación inicial.
• Interfície de trabajo más sencilla de utilizar.
• Disponer de reports informativos en Crystal para ser ejecutados directamente desde puntos de menú, no sólo como plantillas de documento.

A demás, gracias a la herramienta de importación/exportación, ahora es más sencillo para los partners desarrollar los informes y plantillas en sus entornos de test y enviarlos al cliente una vez finalizados.

En el post de hoy os vamos a guiar en los pasos necesarios para realizar esta importación.

Prerequisitos

Antes de empezar con el proceso de importación, debemos disponer de nuestro informe/plantilla de Crystal Reports en cualquiera de los 2 formatos aceptados:

• rpt: Formato estárdar de Crystal Reports.
• b1p: Formato creado por SAP B1 para agrupar varios reports en un mismo fichero.

Proceso de importación de plantillas (fichero "b1p")

1.- Abrimos el formulario de Gestión -> Definiciones -> General -> Gestión de informes y layout y hacemos clic en el botón Importar.

2.- Seleccionamos el fichero a importar y hacemos clic en el botón Siguiente.

3.- Seleccionamos qué plantillas dentro del fichero queremos importar. Para verlas todas, deberemos desplegarlas mediante el botón Expandir. Una vez seleccionadas, le damos a Finalizar y listos.

Por último el sistema nos muestra un resumen de la importación y si ha habido algún problema. Una vez finalizado el proceso, ya tenemos las nuevas plantillas disponibles en la pantalla de gestión de layouts.

Importación de rpt's

El proceso de importación anterior también se puede realizar para un informe suelto en formato rpt. En el caso de importar este tipo de ficheros, cuando lo tengamos seleccionado el sistema nos preguntará como lo queremos crear:

1. Layout: plantilla para imprimir documentos de SAP B1. Cada plantilla va asociada a un documento (oferta, pedido, albarán, factura, orden de fabricación, etc...), que posteriormente se puede predefinir como plantilla por defecto para la impresión de los documentos.
2. Informe: listado accesible desde un punto de menú asociado al área de negocio que queramos (Ventas, Compras, Inventario, etc...). Gracias a esta opción podemos añadir tantos listados como queramos para cada uno de los departamentos.

Para este tipo de importación, deberemos indicar el destino del fichero, ya sea el tipo de documento para el caso 1 o el punto de menú para el caso 2.

Y recordad que juntamente con la licencia de SAP disponéis de un editor de Crystal Reports gratuito. Si todavía no disponéis de él, podéis pedirle a vuestro partner que os lo facilite.

Esperamos que este post os sea de utilidad y ya sabéis que estamos abiertos a consultas a través de los comentarios.

Gestión de alarmas

Debido a que Blogger nos eliminó por error una entrada publicada la semana pasada, la volvemos a publicar para que la tengáis disponible para su consulta.

Una de las funcionalidades más útiles pero menos usadas en SAP B1 es la de Gestión -> Gestiones de alarma. Lo que nos permite esta opción es configurar avisos en nuestro sistema que se generan automáticamente a partir de una serie de eventos que el sistema monitoriza:

• Desviación de límite crédito: se desencadena cuando un documento de ventas provoca un incremento del límite de crédito que el cliente tiene definido en su ficha.
• Desviación de comprometido: avisa cuando se supera el límite de comprometido, definido por la suma del límite de crédito y los cheques recibidos pero todavía no hechos efectivo.
• Desviación de ganancia bruta porcentual: se desencadena cuando un documento presenta una ganancia bruta inferior al valor que indiquemos en la pestaña "Condiciones" de la ficha de configuración de la alerta.
• Desviación de descuento (en %): se desencadena cuando el descuento de un documento determinado supera el indicado en la pestaña "Condiciones" de la ficha de configuración de la alerta.
• Desviación presupuesto: se emite una alarma cuando se calcula un nuevo pedido y se produce un desvío con respecto al presupuesto.
• Desviación stock mínimo: detecta cuando el inventario de un artículo es inferior al nivel mínimo que se definió en el registro maestro de artículos.

Adicionalmente también podemos añadir nuevas alarmas utilizando las consultas de usuario. A diferencia de las alarmas de sistema, las que creemos nosotros se ejecutan de forma periódica, y no condicionadas por un evento de sistema. Así pues, para cada nueva alarma podremos definir un periodo de ejecución distinto (cada X minutos, horas, días, semanas o meses). Si lo que deseamos es, por ejemplo, que cada lunes por la mañana un usuario tenga un informe con la deuda pendiente de cada cliente, podemos crear una consulta de usuario con esta información y programarla mediante el gestor de alarmas, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

En este ejemplo, Carina Tornado es la directora financiera, y los lunes a las 9h recibe una notificación interna de SAP B1 con el informe indicado. Al mismo tiempo el gerente de la organización, Carlos Mateo, recibe el mismo informe pero por e-mail, ya que de forma habitual él no accede al sistema y prefiere recibir los avisos por correo.

En definitiva, las alarmas son una herramienta muy útil para tener monitorizados de manera fácil ciertos aspectos claves de nuestra organización que nos interese tener presentes.

Si queréis más información, podéis consultar la ayuda de SAP B1 relacionada con este tema.

Contabilizaciones periódicas

En el post de hoy os explicaremos como agilizar el registro de asientos contables repetitivos utilizando una herramientas que nos proporciona SAP Business One, las Contabilizaciones periódicas (Finanzas-->Contabilizaciones periódicas).

Asientos periódicos

Esta herramienta nos permite definir asientos que se ejecutarán periódicamente (semanal, mensualmente,…). Por ejemplo, si queremos contabilizar los pagos de un crédito que vencen los días 12 de cada mes y por un periodo de 4 años, podríamos crear una contabilización periódica cómo la que muestra la imagen.

• Código: permite especificar un código para el asiento y también una descripción que nos facilitará su identificación dentro de las contabilizaciones periódicas.
• Frecuencia: permite indicar la periodicidad con la que se ejecuta el asiento (puede ser Diario, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual o una Única vez). También podemos especificar dentro del periodo cual va a ser la próxima ejecución.
• Periodo de validez: permite identificar hasta que fecha se deberá ejecutarse periódicamente la contabilización.

Una vez definida la contabilización periódica, el día que se cumpla la próxima ejecución el sistema nos mostrará un aviso mediante su sistema de Alarmas para que registremos dicha contabilización.

Esta ventana nos permitirá registrar el asiento periódico haciendo clic en el botón Ejecutar. Deberemos tener en cuenta si queremos que la contabilización se ejecute en la fecha del sistema o bien en la fecha de la contabilización periódica.

Modelo de asientos

Utilizando también los asientos periódicos podemos realizar plantillas, indicando en el campo Frecuencia el valor “Modelo”. De este modo podemos especificar un modelo de asientos.

Esta herramienta permite definir patrones de asientos que tienen una estructura predefinida. Estos tipos de asientos pueden ser útiles, por ejemplo, para los asientos de las nóminas de la empresa. El siguiente ejemplo muestra cómo podríamos definir estas nóminas.

Los modelos se pueden utilizar mientras se está realizando un Asiento (Finanzas-->Asiento). Para ello debemos indicar en el campo Tipo de modelo el valor “Contabilización periódica” y en el campo Modelo el código de modelo que acabamos de crear (“NÓMINAS” en nuestro ejemplo), tal y como se muestra en la imagen.

Requisitos para el cumplimiento de la ley de la morosidad

Como ya os comentamos en un post anterior, en 2010 se publicó una disposición que intenta regular la morosidad en cobros y pagos. Pues bien, en el artículo de hoy queremos comentar otra disposicón, la 20173, que resuelve sobre la información que las empresas deben incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con los aplazamientos de pago a proveedores en operaciones comerciales.

Según podemos leer en el documento, en la memoria se deben incluir los siguientes datos:

• Importe pagado dentro y fuera del plazo legal.
• Plazo medio ponderado excedido de pagos durante el ejercicio.
• Saldo pendiente de pago al cierre del mismo que acumule un aplazamiento superior al permitido por la ley.

No obstante, se indica que

[...] como es usual en los restantes requerimientos contables, se ha estimado proporcionado, en razón de su magnitud, exigir un menor detalle de información contable a las pequeñas y medianas empresas. Siguiendo este criterio, las empresas que puedan elaborar la memoria en modelo abreviado o que opten por la aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas no estarán obligadas a informar del plazo medio ponderado excedido de pagos durante el ejercicio.

Así pues, si nos centramos en el sector PyME, deberemos incluir en nuestro informe anual una nota que incorpore únicamente los importes pagados dentro y fuera del plazo, así como los saldos pendientes.

¿Cómo obtener esta información en SAP B1?

No existe ningún informe estándar de SAP B1 que permita obtener estos datos. Por esa razón, en SEMIC hemos creado una consulta de usuario que obtiene los valores solicitados a las PyME's, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• El computo de días se debe realizar entre la fecha de prestación del servicio y la del pago, no entre la fecha de la factura y el pago. Por esa razón se debe utilizar la fecha de registro del albarán más antiguo de la factura (si existe), y en su defecto la fecha de registro de la factura.
• En el caso que el pago se realice a través de un efecto, se debe considerar la fecha de vencimiento del efecto, y no la fecha de registro del pago.
• No se contempla la recirculación de efectos.
• El saldo pendiente no se puede obtener del balance a fecha 31/12, puesto que puede haber saldos abiertos que no hayan superado el límite de días para el pago establecido por la ley. Así pues, también lo debemos calcular a través de la consulta.

En el caso de estar interesados, os emplazamos a contactarnos vía mail en sap@semic.es y os la facilitaremos de forma gratuita.

Importación de listas de precios

Una de las tareas que todos los clientes nos piden, ya sea en un proyecto de implantación inicial o con SAP B1 ya funcionando, es la carga de datos externos desde Excel. Los usuarios están acostumbrados a trabajar con esta herramienta ofimática, y a veces les es más cómodo tratar los datos en hojas de cálculo que no hacerlo en el propio ERP. Si bien nosotros siempre intentamos hacer que el cliente se acostumbre a trabajar los datos dentro del sistema, es útil conocer las 3 maneras que tenemos en SAP B1 para importar datos:

• Data Transfer Workbench (DTW): herramienta que permite importar todo tipo de información (datos maestros, datos de configuración y transacciones/documentos).
• DI API: mediante el SDK de SAP Business One podemos programar scripts/macros con Excel que permitan importar los datos a nuestro ERP.
• Estándar: existe una funcionalidad estándar que permite hacer importaciones básicas de datos maestros de IC's, artículos y listas de precios.

En el post de hoy nos vamos a centrar en la tercera opción, que nos ofrece una forma muy rápida y simple de importar listas de precios. Para ello, simplemente deberemos seguir los siguientes pasos:

• Abrir el formulario ubicado en Gestión --> Importación/Exportación de datos --> Importación de datos --> Importar de Excel.
1. Indicar en el campo Tipo de datos para importación el valor "Artículos".
2. Seleccionar para la columna A el valor "Número de artículo"
3. Seleccioanr para la columna B el valor "Código lista de precios"
4. El sistema rellenará automáticamente las filas C y D.
5. Hacer clic el botón OK.

• A continuación el sistema nos pedirá que escojamos el fichero desde el cual queremos importar los datos. Lo seleccionamos y le damos al botón "Abrir".

Os dejamos un vídeo tutorial que os guiará en el proceso y también os ayudará a preparar el Excel para la importación.

Recordad que también podéis ver el vídeo en nuestro canal de YouTube.