Mejorando la usabilidad

Hoy os dejamos con un pequeño truco que os ayudará a moveros por SAP B1 cuando tengáis varios formularios abiertos. Se trata de la combinación de teclas Ctrl + º (la tecla a la izquierda del 1, que en el teclado español contiene los caracteres º, ª y \), el equivalente dentro de SAP B1 al clásico Alt + Tab de Windows. De este modo podréis ir saltando entre los diferentes formularios que tengáis abiertos en vuestro sistema, permitiendo una mayor agilidad de trabajo cuando se tienen varios formularios activos.

Estad atentos porqué a partir de Septiembre vendrán un part de artículos muy interesantes relacionados con nueva funcionalidad que aportan los últimos parches de SAP B1.

Enlace a campos de referencia

En el post de hoy os presentamos una de las novedades que presenta la versión 8.81: el Enlace a campos de referencia, accesible desde el menú Gestión -> Definiciones -> General. Mediante esta funcionalidad se dota de mayor flexibilidad el análisis de las transacciones comerciales en los informes financieros, puesto que se pueden utilizar los valores de los campos de referencia y los campos definidos por el usuario (UDFs) que se deseen para identificar de forma más fácil todos los asientos contables.

Para permitir registrar información específica de documentos fuente con los asientos en el sistema contable, SAP B1 proporciona 3 campos de referencia en el asiento en los que se pueden copiar los valores del documento fuente. Cualquier documento en SAP B1 que genere asientos y, por consiguiente, afecte las cuentas financieras, puede ser un documento fuente en este contexto.

Por ejemplo, si deseamos analizar saldos en cuentas de clientes filtrados por la vía de pago indicada en la factura, podemos añadir este valor en el campo Referencia 3 del asiento generado a partir de la factura, tal y como se indica en la siguiente imagen.

Así todos los asientos que se registren quedarán identificados con la vía de pago en el campo Referencia 3, de forma que podremos utilizar estos campos de referencia para filtrar los informes financieros (balances y PyG), tal y como se muestra en la siguiente imagen.

De forma similar, si lo que deseamos es filtrar por campos de usuario, simplemente deberemos seleccionar esta opción en los criterios de selección ampliados del informe que estemos ejecutando.

Mapa de relaciones

El PL5 de la versión 8.81 ha añadido una nueva funcionalidad, el Mapa de relaciones. Esta nueva funcionalidad permite ver todos los elementos relacionados con un documento o maestro.

Para acceder a él debemos situarnos en el documento o maestro y realizar clic con el botón derecho del ratón, seleccionado la opción de Mapa de relaciones.

A continuación os mostraremos algunos casos de información que se puede obtener a través del mapa de relaciones.

Factura de ventas

Al acceder al mapa de relaciones de la factura de ventas, podremos ver todo el proceso de venta y pago completo desde el documento de oferta hasta el pago de la misma, incluso aunque existan varios documentos relacionados. El siguiente video nos muestra cómo acceder y visualizar el mapa de relaciones de una factura.

Lista de materiales

Al acceder al mapa de relaciones de de una lista de materiales podemos ver la explosión de todos los artículos que componen la lista de materiales, a varios niveles de profundidad lo cual nos puede resultar muy útil a la hora de visualizar de forma gráfico una lista de materiales. Cómo se muestra en el siguiente video.

E-commerce ya no es el futuro, es el presente

Leemos el blog ecommerce-spain que en 2009 internet aportó al PIB español 23.400M de euros, aproximadamente un 2,2% del total, según la empresa especializada en análisis empresarial Boston Consulting Group. Y desde entonces hasta ahora, su importancia en nuestra economía no hace más que crecer. José Manuel Fernández, socio de BCG, dice que esta cifra en 2010 ya supuso «al menos un 10% más» y que hasta 2015 los 23.400M se multiplicarán por 2,7, a un ritmo de crecimiento anual de casi el 20%.

Los consumidores tienen menos miedo a realizar sus compras a través de Internet, y cada vez más empresas están abriendo sus tiendas en la red, ya no sólo orientándose al cliente final, sino también para transacciones entre empresas.

Este boom ha sido uno de los motivos por el cual en el último año se han posicionado muy fuertemente en el mercado las plataformas de e-commerce estándar, que ofrecen una herramienta simple que permite a las empresas abrir una tienda en internet en poco tiempo y con costes razonables. Dentro de estas plataformas, han cogido especial fuerza las de tipo open source, que al no tener coste de licenciamiento permiten disponer de un e-commerce básico con una inversión muy pequeña. Entre estas herramientas destaca Magento, producto líder en su sector con más de 100.000 clientes, que además incorpora entre sus funcionalidades la posibilidad de crear plantillas del e-commerce específicas para dispositivos móviles, facilitando el acceso desde smartphones y tablets.

Por esa razón en SEMIC Business Software, conjuntamente con SEMIC Internet, hemos desarrollado un conector que permite sincronizar SAP B1 con Magento de forma simple. Artículos, clientes, pedidos o cualquier otra información puede ser conectada, evitando la doble gestión que supone mantener los datos de un e-commerce de forma paralela a los del ERP.

En SEMIC queremos facilitar la salida a internet de nuestros clientes, y por esa razón ofrecemos el módulo de sincronización de artículos de forma gratuita. Para más información podéis contactar con vuestro consultor asignado o dejándonos un comentario en el blog.

Control de stock

Cálculo del stock disponible

SAP B1 es una herramienta que permite no sólo la gestión del stock real de la empresa, si no también la gestión del stock que consideramos como teóricamente disponible, teniendo en cuenta todos los parámetros que influyen en dicha disponibilidad:

• Stock real
• Pedidos de venta (equivale a lo que SAP B1 llama Comprometido)
• Pedidos de compra / Órdenes de fabricación (equivale a los que SAP B1 llama Pedido)

En SAP B1, el Disponible se calcula como: En stock - Comprometido + Pedido.

Así pues, deberemos tener en cuenta que cuando creamos un pedido de venta, el sistema no nos muestra el aviso de stock insuficiente cuando la cantidad del pedido supera la cantidad En stock, si no cuando supera la cantidad Disponible.

Destacar también que la gestión del stock se hace únicamente para aquellos artículos que tienen activada la opción Art.inventario en la ficha de datos maestro del artículo.

Cantidad ATP

Una de las novedades de la versión 8.8 fue la inclusión de un nuevo formulario que muestra un detalle de la disponibilidad de stock a fecha de entrega. Este informe, llamado Cantidad ATP (del inglés Available To Promise), nos muestra un detalle del stock Solicitado (Pedidos de compra y OF's) y Comprometido (Pedidos de venta) ordenado por fecha de entrega, de modo que la empresa puede saber, día a día, si dispone del stock necesario para servir los pedidos confirmados.

Ejemplo

En la imagen que se muestra a continuación podemos ver un ejemplo del uso de este informe. Si visualizamos únicamente la ficha del artículo, vemos que hay 32 uds. disponibles, con lo que podría parecer que podemos cumplir con nuestros plazos de entrega a clientes. Sin embargo, al abrir el formulario de Cantidad ATP, observamos que de las 32 uds. disponibles, 45 nos deben llegar en fecha posterior al primer pedido de venta, con lo que no podríamos servir este pedido (OR247 - 10/06/2011).

A nivel de nomenclatura SAP, comentar simplemente que Pedido y Solicitado son términos equivalentes. El primero se utiliza en la ficha del artículo y el segundo en el informe ATP, pero ambos se refieren a la cantidad de stock en pedidos de compra y OF's.

Boqueo de stock negativo

El control de stock que hace SAP B1 a nivel de pedido es informativo (no nos impide registrar el documento). Sin embargo, sí que se puede bloquear el registro de albaranes que incurren en stock negativo. Para ello debemos activar la casilla que hay para tal efecto en el formulario de configuración Gestión -> Inicialización sistema -> Parametrizaciones documento, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

El bloqueo de stock negativo se puede realizar a 3 niveles:

1. Sociedad GL: se bloquea un artículo cuando la cantidad de stock acumulado en todos los almacenes de la empresa es inferior a 0. .
2. Almacén: se bloquea un artículo si éste incurre en stock negativo en el almacén desde el que se está registrando la salida.
3. Definición de artículos: se comportará como en los casos 1 o 2 según indique el campo Gestión de stocks por almacén de la ficha del artículo.

En cambio, si lo que deseamos es que no se bloquee el registro de documentos de salida de stock (albaranes, traslados, salidas de mercancías, etc...), simplemente deberemos dejar desactivada la opción Bloquear stock negativo por.

MRP 1ª parte - Distribución

Uno de los problemas con el que se deben enfrentar las empresas que se dedican a la distribución de mercancías es el de la correcta planificación de las compras. Es difícil encontrar el punto justo entre disponer del estoc suficiente para poder servir a los clientes con la mayor brevedad posible y no acumular grandes inventarios en el almacén, lo que supone tener un inmobilizado muy elevado.

La solución para encontrar este equilibrio está en las herramientas de planificación de necesidades, conocidas por el acrónimo MRP. Este tipo de herramientas no sólo permiten la optimización del nivel de estoc, si no también:

• Reducción del tiempo de trabajo del responsable de compras.
• Mayor capacidad de negociación con el proveedor.
• Incremento de la rapidez de entrega.

A continuación os dejamos un video-tutorial que muestra como funciona el módulo de Planificación de necesidades de SAP B1.

Si tenéis dudas, podéis consultar la ayuda online de SAP B1 referente a este módulo.

Recordad que tenéis todos los tutoriales en nuestro canal de YouTube.