Autorizaciones de usuario

Una de las ventajas de SAP B1 es que, al margen del tipo de licencia que tenga un usuario, se le pueden configurar los permisos para permitir/denegar el acceso a cada uno de los módulos de la aplicación de forma independiente.

Autorizaciones generales

Desde el punto de menú Gestión -> Inicialización del sistema -> Autorizaciones -> Autorizaciones generales se accede al formulario de autorizaciones que permite configurar estos permisos. Para cada módulo se pueden indicar 3 valores:

• Falta autorización: para denegar el acceso a ese módulo.
• Sólo lectura: para permitir la visualización del módulo, pero no la creación/modificación de información.
• Autorización total: para permitir visualizar, crear y modificar la información relativa al módulo.

La aplicación permite configurar los permisos no sólo a nivel de módulo, sino a nivel de documento/formulario. Así pues, es posible que un usuario tenga acceso total a los Pedidos y Albaranes dentro del módulo de Ventas, pero sólo se le permita visualizar las Facturas. Cuando eso ocurra, el módulo general (Ventas en este ejemplo) quedará marcado como Varias autorizaciones.

Copiar configuraciones

Con el fin agilizar esta gestión de los permisos, existe la posibilidad de copiar las parametrizaciones de un usuario a otro. Normalmente en las empresas existes usuarios del mismo perfil y que, consecuentemente, tienen los mismos permisos de acceso a la aplicación. Cuando eso ocurra, bastará con configurar las autorizaciones en uno de ellos y copiarlas al resto de usuarios del mismo tipo.

Para ello simplemente debemos hacer drag&drop del usuario origen al destino, tal y como se muestra en las siguiente imagen.

Recomendaciones

Desde SEMIC os recomendamos que utilicéis las autorizaciones para evitar que los usuarios puedan acceder a la configuración de la aplicación, principalmente aquellos formularios dentro de los puntos de menú Gestión -> Inicialización del sistema y Gestión -> Definiciones. Lo más seguro es asignar usuarios responsables a estas tareas de parametrización, de manera que se eviten posibles errores debidos a configuraciones incorrectas.