Recomendaciones para el cierre del ejercicio

Llegados a este punto del año, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el cierre del ejercicio fiscal de 2010. Para ello SAP desarrolló un documento muy completo, del cual nosotros hemos extraídos los elementos básicos y que a continuación os presentamos.

Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles, pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo esté listo para el cierre.

Períodos

El punto principal para el cierre del año es la creación del nuevo periodo para el año que deseamos abrir. En este caso, será el 2011. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Crear el indicador de periodo: Gestión -> Definiciones -> Finanzas -> Indicadores de período

2. Crear el nuevo período contable: Gestión -> Inicialización del sistema -> Períodos contables

• Indicar las subperíodos del nuevo período contable
• Fijar el indicador de período creado en el punto 1
• Fijar las fechas del nuevo período. Es importante tener en cuenta que si queremos que haya documentos de 2011 con fecha de vencimiento de 2012, dejemos entre 30 y 60 días de margen.
3. Crear/modificar las series de numeración de los documentos: Gestión -> Inicialización del sistema -> Numeración de documentos

• Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de numeración.
• Creamos la nueva numeración (botón derecho en la columna de los números y seleccionar Añadir línea) o modificamos la existente.
• Actualizamos para que grabe los cambios.
• En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la fijamos como estándar.
• Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de numeración de documentos.
• Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que deseemos.

Realización del asiento de regularización y cierre

Este proceso deberá realizarse al final de año, una vez tengamos contabilizadas todas las transacciones del año anterior. Para ellos accederemos a Gestión -< Utilidades -> Cierre del periodo.

Paso 1

El primer paso realiza el asiento de regularización del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de ingresos y gastos y arrastrándo su saldo a la cuenta de resultados (Por lo general la 129).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar los IC's.

Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del período - Criterios de selección, aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aquí deberemos autorizar los asientos marcando el check de la izquierda de cada uno de ellos y asignarles los siguientes campos globales:

• Referencia 1
• Referencia 2
• Fecha documento
• Fecha vencimiento

Estos campos se deben definir tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2010 (fin del período actual), mientras que para el de apertura es 01/01/2011 (inicio del nuevo período).

Finalmente sólo nos queda ejecutar el proceso.

Paso 2

El segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas pendientes (por lo general la 555).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check de IC's.

Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera análoga al Paso 1.

 

¡Aprovechamos para desearos a todos una FELIZ NAVIDAD y un PRÓSPERO 2011!