Facturación electrónica (Parte II)

En esta segunda entrega os presentamos la manera en la que desde SEMIC hemos decidido afrontar las implantaciones de facturación electrónica para nuestros clientes.

Tecnología

Formatos de factura electrónica

Como comentamos en el anterior post, existen varios tipos de formatos, y la elección del adecuado dependía básicamente del objetivo final a la hora de implantar la facturación electrónica. En nuestro caso, los clientes no tienen un volumen muy grande de facturas, o como mínimo no lo suficientemente grande como para amortizar la mayor inversión que supone una implantación con el objetivo de integrar las facturas al ERP. Por esa razón, en SEMIC hemos apostado por el formato PDF, que nos ofrece 3 características muy ventajosas:

• Documentos familiares y de fácil lectura. Esto facilita su aceptación por parte de nuestros clientes y de sus IC's.
• Fácil adaptación con SAP B1, que ya éste nos ofrece de manera estándar la posibilidad de enviar correos con los documentos adjuntos en formato PDF.
• Herramientas gratuitas disponibles para el firmado digital de archivos PDF, reduciendo los costes de desarrollo.

Firma digital

Desde SEMIC aconsejamos a nuestros clientes que adquieran un certificado digital para poder firmar ellos mismos sus facturas, por encima de otras opciones como la subfacturación. Esto nos da una mayor control sobre el proceso, al no depender de una tercera entidad que se encargue de gestionar la firma. A demás, disponer de un certificado propio permite a la empresa crecer en número de facturas sin tener que aumentar la inversión en el proyecto.

El precio de los certificados válidos para firmar facturas electrónicas en España y que desde SEMIC recomendamos oscila entre los 125€/año de PIMEC hasta los 200€/año de Camerfirma

Proceso de facturación en SAP B1

Generación de las facturas en PDF

Para generar el archivo que se enviará al cliente y preparar los detalles del envío, utilizamos la función estándar de SAP B1 Enviar a > Correo electrónico.... Esta opción nos genera la factura sin firmar en una carpeta compartida de SAP B1, al tiempo que nos permite añadir destinatarios o modificar el cuerpo del e-mail.

En este punto sería posible automatizar procesos (definir un texto fijo para el cuerpo del mensaje, añadir por defecto ciertos destinatarios, etc.) si el cliente lo deseara.

Firmado y envío de las facturas

Para firmar la factura utilizamos unas funciones que nos ofrece la librería gratuita de .NET iTextSharp para incrustar certificados digitales a los documentos PDF. Nuestro proceso coge el archivo original que ha generado SAP B1 y lo firma, volviendo a guardar el archivo certificado con el mismo nombre.

Una vez firmado, simplemente queda mandar el correo y listo. Desde SEMIC no hacemos sellado temporal de las facturas, puesto que no es obligatorio y aumenta los costes del desarrollo. Sin embargo, no habría problema para incorporar un proceso de sellado si a un cliente le interesara.

Conclusión

Desde SEMIC consideramos que para una PyME la versatilidad de los archivos PDF los convierten en la mejor opción para implantaciones que no requieran integrar la factura en el ERP del receptor. Con nuestra propuesta cualquier empresa puede tener un sistema de facturación electrónica manual con unos costes muy reducidos.

Destacar también que, gracias a las posibilidades de desarrollo que ofrece SAP B1 mediante los add-ons, sería posible definir un proceso de facturación electrónica semi-automático.

Finalmente comentar que esta implantación se podría adaptar fácilmente a otros ERP's, puesto que existen herramientas gratuitas de desarrollo que permiten, de manera sencilla, tanto generar documentos PDF como firmarlos.

Contacto

Si estáis interesados en el proyecto y queréis más información, no dudéis en poneros en contacto con nosotros.

Facturación electrónica (Parte I)

Introducción

Hace tiempo que oímos hablar de factura electrónica, pero aún son muchos los que desconocen qué es exactamente y qué puede aportar a las empresas, sobretodo en el sector de la PyME. Parece ser que llega el momento de dar el salto, pero cuando una empresa afronta el proyecto de adaptar su sistema a la factura electrónica surgen muchos interrogantes:

• ¿Por dónde empiezo?
• ¿Qué formato de factura electrónica es mejor?
• ¿Qué es una firma digital?
• ¿Es obligatorio el sellado temporal de la factura?
• ¿Cuánto me va a costar?
• ... y un largo etcétera.

No vamos a resolver en un post todas las cuestiones referentes a este tema, pero sí intentaremos definir unas bases para ayudaros a entender mejor en qué consiste la facturación electrónica y como os puede ayudar en vuestra empresa.

Empecemos por el principio: en España se define facturación electrónica como "un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que documenta operaciones empresariales o profesionales y reemplaza al documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor legal, siempre que cumpla las condiciones de emisión, remisión y conservación exigidos en el Real Decreto 1496/2003". A partir de esta frase se extraen los 2 conceptos más importantes relacionados con la factura electrónica:

1. Documento electrónico, generado por medios informáticos.
2. Documento con valor legal, que reemplaza a la factura en papel.

Especificaciones

Formatos aceptados

Existen varios formatos válidos para generar facturas electrónicas, siempre y cuando se respete el contenido legal exigible en cualquier factura. Elegir el formato adecuado es un punto clave en el éxito de una implantación. Según nuestro punto de vista se clasifican en 2 grupos, dependiendo del uso que se le desee dar.

• Si el objetivo es simplemente reducir los costes derivados del papel, la opción más sencilla es utilizar cualquiera de los formatos ofimáticos habituales (PDF, MS Word, MS Excel, etc...).
• Si a demás se desea poder integrar los documentos en el sistema del destinatario, entonces nuestra recomendación es optar uno de los 2 formatos estandarizados: EDI o e-factura.

Firma digital

Con el fin de dotar de validez legal al documento electrónico, es necesario garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas mediante el uso de una firma electrónica cualificada. Para ello tenemos 3 opciones:

• Adquirir un certificado digital emitido por un Prestador de Servicios de Certificación avalado por la AEAT (Ver listado). Este archivo electrónico es el que permite al emisor añadir la firma digital a sus documentos.
• Delegar el proceso de firma a una tercera entidad (subfacturación), como por ejemplo CERES.
• Delegar el proceso de firma al receptor (autofacturación).

Una vez más, dependiendo del volumen de facturación y de la inversión que se desee realizar, se puede optar por una o otra opción. El coste de un certificado digital puede variar entre los 30 y los 400 € anuales, mientras que los procesos de subfacturación y autofacturación acostumbran a valorarse por volumen (pero siempre con costes muy inferiores a los de la facturación en papel).

Sellado temporal

El proceso de sellado temporal permite al receptor verificar la fecha en la que se firmó la factura. Este proceso debe realizarse a través de una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA). Si bien este sellado NO es obligatorio, sí que aporta un valor añadido a la firma.

Beneficios para la empresa

Enumerar las ventajas de la facturación electrónica para las empresas nos obliga a diferenciar el punto de vista des del que se analiza: emisor o receptor. Para los emisores, los beneficios son claros:

• Reducción de costes, al eliminar tanto el papel como los procesos de impresión, ensobrado y envío de los documentos.
• Mayor eficiencia, pues se reduce el tiempo de gestión.
• Mayor seguridad, pues existe mayor control sobre los canales de envío y se puede verificar si la factura llega al destino tal y como se emitió.
• Uso eficaz de recursos financieros, ya que la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming

En el otro extremo, para la empresa que recibe las facturas, tenemos:

• Mayor seguridad.
• Optimización de la gestión, puesto que se reducen los costes de almacenamiento y se mejora el acceso a los documentos recibidos.
• Posibilidad de incorporarlas directamente al software ERP, con todo lo que ello conlleva:
• Mayor rapidez de gestión, puesto que el documento puede entrar automáticamente en el sistema.
• Minimización de errores, ya que no se tiene que transcribir la factura manualmente.

Si el objetivo de la implantación es el de la integración automática de documentos, deberemos optar por buscar un formato que permita una extracción fácil de los datos (EDI y e-factura).

Finalmente, es importante destacar que debido al coste inicial que supone automatizar este proceso, generalmente son la empresas que reciben volúmenes grandes de facturas las que se plantean realizar una inversión para integrarlas con su ERP.

Conclusión

Con esta pequeña aproximación nuestra intención es intentar acercaros el concepto de factura electrónica. Si queréis más información os recomendamos leer el documento La factura electrónica, un manual elaborado por red.es que explica más en detalle todo lo relacionado con este tema.

En la siguiente entrega os presentaremos la opción que desde SEMIC ofrecemos a las PyMEs, tras haber analizando sus necesidades y considerando la inversión que pueden realizar. Asimismo también os explicaremos las obligaciones que tienen las partes cuando deciden iniciar un proceso de facturación electrónica.

Consulta de tesorería para SAP B1

Objetivo

En este post os mostraremos como obtener las previsiones de cobros y pagos agrupados por bancos y ordenados por fecha de vencimiento, para así poder realizar nuestras previsiones de tesorería.

Para ello utilizaremos una consulta que obtendrá la información de los documentos de nuestro ERP. A continuación os pasamos a indicar que documentos de cobros y pagos tiene en cuenta esta consulta.

Documentos

Cobros

Para la obtención de los cobros pendientes obtendremos la información de:

• Facturas y abonos (Ventas->Factura de clientes y Ventas->Abono de deudores) con estado abierto.
• Efectos (Gestión de bancos->Efecto->Gestión de efectos) con estado creado.
• Asientos manuales (Finanzas->Asiento) asociados a Interlocutores comerciales pendientes de conciliar.

Pagos

De igual modo para la obtención de los pagos pendientes obtendremos la información de los elementos simétricos a los de cobros pero en este caso asociados al proveedor.

La consulta

Definición

Una vez visto de donde obtendremos la información, os vamos a presentar la consulta esta consulta es una consulta compleja pues como se ha indicado anteriormente debe obtener la información de varios documentos de SAP B1, es por ello que hoy dejamos esta consulta en este enlace donde os la podréis descargar y guardarla en las consultas de usuario de SAP B1 como os explicamos en el post Consultas de usuario con ejemplo práctico, al ejecutarla obtendréis el resultado que muestra la imagen.

Explicación

La consulta nos muestra la siguiente información:

• Clase: Indica si el documento es un “COBRO” o “PAGO”.
• Estado: Asumimos que una factura/abono antes de convertirse en efecto puede alterarse su vía de pago. Es por ello que en el caso de los documentos de factura o abono indicamos el estado "SIN CONFIRMAR".
• Tipo documento: Indicará el tipo de documento del cual se obtiene la previsión de tesorería (ASIENTO,FACTURA,ABONO o EFECTO).
• Información del banco: Código del banco, la oficina y el número de cuenta junto con la cuenta contable asociada al banco.
• Información del documento: Nos muestra el número de documento, fecha de vencimiento, código del interlocutor comercial y el importe del mismo.

Para que el informe funcione correctamente no podrá haber dos cuentas de Banco propio (Gestión-->Definiciones-->Gestión de bancos-->Cuentas banco propio) asociadas a la misma cuenta contable.

Recordatorio

Exportación a Excel

Por si no lo sabéis SAP B1 permite guardar todas las consultas de usuario en formato Excel. Para ello únicamente debemos hacer click en el icono del Excel de la barra de herramientas como se muestra en la imagen.

Filtros

Las consultas de usuario una vez ejecutadas pueden ser "refinadas" utilizando filtros. Para ello debremos hacer click en el icono del embudo de la barra de herramientas que muestra la imagen.

Cálculo de la rotación del inventario y cobertura de stock

Introducción

Continuando con el tema de stock iniciado en un post anterior, proponemos una nueva consulta para aplicar a SAP B1, para el calculo de la rotación del inventario y la cobertura del stock. A continuación definiremos los elementos utilizados en el cálculo.

Definiciones

• Consumo (D):El consumo de unidades en un periodo de tiempo, concepto que ya definimos en nuestro post Cálculo de lote económico en SAP Business One
• Stock promedio (S_m):Se determina calculando la media de 2 valores de stock entre dos fechas conocidas S_m=(S_inicial+S_final)/2
• Rotación del stock (R_s): Frecuencia media de renovación de las existencias consideradas, durante un tiempo dado. Calculado como R_s=D/S_m Por ejemplo una rotación anual de 12 significa que las existencias consideradas se renuevan 12 veces al año, es decir una vez por mes.
• Consumo medio diario (C_j): Calculado como el consumo D divido por el número de días del periodo de cálculo
• Cobertura del stock (C_s): La cobertura es el stock promedio S_m dividido por el consumo medio diario C_j. El valor obtenido es el número de días de cobertura.

Consulta

Una vez definidos los conceptos creamos una consulta para calcularlos, y obtener para cada artículo el valor de los mismos. Consulta que mostramos a continuación.

-- Informe para SBO de Indicadores de Inventario

declare @dataInicio datetime
declare @dataFinal datetime
declare @tempo int

SET @tempo=(SELECT TOP 1 T0.TRANSNUM FROM OINM T0 WHERE T0.[DocDate] >=[%0] AND T0.[DocDate] <=[%1])
SET @dataInicio=(SELECT '[%0]')
SET @dataFinal=(SELECT '[%1]')

SELECT
[Artículo]=t1.itemcode,
Consumo=isnull(t1.consumo,0),
[Consumo medio diario]=isnull(t1.consumo/datediff(day,@dataInicio,@dataFinal),0),
[Stock inicial]=isnull(coalesce(t0.saldoinic,0),0),
[Stock final]=isnull(coalesce(t0.saldoinic,0)+coalesce(t1.saldofin,0),0),
[Stock promedio]= isnull((coalesce(t0.saldoinic,0)+(coalesce(t0.saldoinic,0)+t1.saldofin))/2,0),
[Rotación stock]= case isnull((coalesce(t0.saldoinic,0)+(coalesce(t0.saldoinic,0)+t1.saldofin))/2,0) when 0 then 0 else isnull(t1.consumo / ((coalesce(t0.saldoinic,0)+(coalesce(t0.saldoinic,0)+t1.saldofin))/2) ,0) end,
[Cobertura de stock]= case isnull(coalesce(t1.consumo/datediff(day,@dataInicio,@dataFinal),0),0) when 0 then 0 else isnull(((coalesce(t0.saldoinic,0)+(coalesce(t0.saldoinic,0)+t1.saldofin))/2)/ ( t1.consumo/datediff(day,@dataInicio,@dataFinal)),0) end
FROM (
SELECT
a1.itemcode,
saldoInic=isnull(sum(coalesce(s1.Inqty,0))-sum(coalesce(s1.outqty,0)),0)
FROM OITM a1
JOIN OINM s1 on a1.itemcode=s1.itemcode
WHERE s1.docdate<@dataInicio
GROUP BY a1.itemcode
) as t0
RIGHT JOIN (
SELECT
a.itemcode,
entradas=isnull(sum(s.Inqty),0),
consumo=isnull(sum(s.outqty),0),
saldoFin=isnull(sum(s.Inqty)-sum(s.outqty),0)
FROM OINM s
JOIN OITM a on a.itemcode=s.itemcode
WHERE s.docdate BETWEEN @dataInicio and @dataFinal
GROUP BY a.itemcode ) t1 on t1.itemcode=t0.itemcode

Al ejecutarla, nos pide como parámetros el ámbito de tiempo entre fechas para calcular el consumo y los indicadores de inventario para este intervalo de fechas.

El resultado es el que sigue:

El listado nos muestra la siguiente información:

• El código del artículo.
• El consumo (D) en el periodo indicado al inicio.
• El consumo diario de cada artículo (C_j), según la media entre el consumo y los días del intervalo informado.
• El stock inicial (S_inicial), o stock al principio del periodo de tiempo informado.
• El stock final (S_final) o stock en el momento de la fecha final del ámbito estudiado.
• El stock promedio (S_m) en el periodo estudiado.
• La rotación de stock (R_s), o las veces que se ha repuesto durante el periodo estudiado
• La cobertura de stock (C_s), o los días que disponemos de stock de este articulo.

Conclusiones

Toda la información para el calculo de la rotación del inventario y la cobertura de stock, está disponible en nuestro ERP, en este caso SAP B1. Disponer de esta información en tiempo real nos ayuda a e encontrar aspecto de mejora en nuestro inventario para optimizar costes, o determinar acciones concretas de mejora en nuestra empresa.