Prueba la nueva versión móvil de SAP B1 en el iPhone

Como ya os comentamos en el post anterior, SAP ha sacado al mercado la versión para iPhone de Business One. Esta aplicación, que es totalmente gratuita, permite realizar las siguientes tareas:

• Approval: aceptar o rechazar aprovaciones de documentos.
• Alert: consultar las alertas y mensajes internos del usuario.
• Report: visualizar informes y mandarlos por e-mail (se pueden configurar a qué informes se desea acceder desde el móvil).
• Business Partners: consultar, crear y modificar información de los interlocutores comerciales (datos, contactos, direcciones, etc...). Permite, a demás:
  • Realizar y registrar una actividad (llamada, reunión, etc...).
  • Realizar llamadas directamente a las personas de contacto del IC.
  • Visualizar en GoogleMaps la dirección del IC.
• Stock: consultar el maestro de artículos, el stock y su precio según la tarifa seleccionada.
• Price Lists: consultar las listas de precios existentes en el sistema.

¿Quieres probarlo?

SAP ha habilitado un entorno de pruebas para aquellos que queráis realizar algunos tests antes de dar el paso. Se debe tener en cuenta que es un entorno limitado en el que no se permite la edición de datos ni la aprovación de documentos. No obstante, os permitirá tener una visión general de la aplicación y sus funcionalidades.

Descarga la aplicación

Una vez descargada la aplicación en vuestro iPhone, debéis configurar el servidor de SAP B1 al que se conectará, tal y como se indica en la siguiente imágen:

Los parámetros son los siguientes:

• Server: B1mobile.tdc.sap.com:8443
• SSL: ON
• User Code: B1App
• Mobile Phone: [en blanco]

Finalmente sólo queda entrar en la aplicación e indicar el usuario y contraseña, de la misma manera que se hace en la aplicación de escritorio. Para este entorno de test, debéis utilizar el password demo

Si os interesa implementarlo en vuestro sistema, consultad con un partner autorizado para que os ayude en la configuración del servidor.

¿El futuro del ERP es móvil?

En los tiempos que corren vemos cada día nuevos artículos que confirman la tendencia a la alza de los dispositivos móviles, tanto para su uso personal como profesional. Algunos incluso afirman que en 2015 el acceso a internet será mayor desde terminales móviles que desde equipos de escritorio. Primero fueron los portátiles, luego su versión más reducida, los netbooks, y ahora parece que ha llegado el momento de los smartphones. Si bien es cierto que por ahora estos pequeños terminales no pueden competir en productividad con los portátiles o los PC's de sobremesa, sus increíbles especificaciones técnicas los convierten en herramientas muy útiles para complementar a los equipos tradicionales. A demás, el crecimiento de las aplicaciones en modo SaaS hace que los requisitos de hardware sean cada vez un impedimento menor a la hora de trabajar, ya que la información está en la nube, y nuestro terminal simplemente necesita una interfície para intereactuar con los datos.

Gracias también a que los principales fabricantes de sistemas operativos móviles ofrecen herramientas para desarrolladores, están entrando en el mercado nuevos programas orientados al sector empresarial. Así pues en la tiena de aplicaciones número 1 de la actualidad, la Apple Store, tenemos ya aplicaciones oficiales para iPhone de los 2 productos que centran la actividad de este blog: SAP B1 y QlikView.

Esta apuesta de los grandes fabricantes para entrar en el mundo móvil no hace más que potenciar el uso de los smartphones en entornos empresariales para algo más que revisar el correo o navegar en la web, que son las 2 principales actividades en la actualidad. A demás, las versiones móviles de los ERP y BI permiten unificar las aplicaciones móviles que se utilizan en la actualidad, principalmente para las fuerzas de ventas y la gestión de almacenes.

Disponer de un ERP como SAP B1 que es accesible desde dispositivos móviles evita tener que realizar integraciones adicionales, con el ahorro que ello conlleva. La apuesta es clara. Ahora falta por confirmar si estas nuevas aplicaciones resolverán las necesidades de los clientes.

Descuentos por periodo y cantidad

Volvemos a atacar con las listas de precios, y en este post comentaremos como se pueden definir en SAP B1 descuentos por periodo y por cantidad. Como en anteriores artículos sobre listas de precios, pondremos ejemplos prácticos y explicaremos cómo podemos parametrizar estos ejemplos en SAP B1.

Ofertas temporales

Retomamos el ejemplo del post Creación de tarifas de compra y venta en SAP B1, en el que definimos una tarifa de precios para la "Zona Norte". Partiendo de esta tarifa, si queremos realizar una oferta temporal (p.ej. oferta noviembre) para un subconjunto de artículos aplicando un 10% de descuento, deberemos utilizar la funcionalidad de Inventario > Listas de precios > Descuentos por periodo y cantidad.

Primero deberemos indicar sobre qué tarifa deseamos establecer estas ofertas temporales, seleccionando en nuestro caso la lista de precios "Zona Norte", tal y como muestra la imagen.

Una vez seleccionada la lista de precios, debemos indicar sobre que artículos deseamos realizar la oferta temporal. En nuestro caso serán los artículos del grupo "Servidores". Para ello haremos clic en el botón Añadir artículos, como se muestra en la imagen.

Finalmente deberemos establecer lo oferta. Para ello haremos doble clic sobre los números de línea de cada uno de los artículos que hemos añadido para acceder la formulario donde se indica el periodo de validez de la oferta. En nuestro caso la delimitaremos al mes de noviembre, como muestra la imagen.

Descuentos por cantidad

Supongamos ahora que si el cliente nos compra 2 o más servidores le realizamos un descuento adicional del 5% (es decir un 15% total). Para configurar está opción deberemos hacer doble clic sobre la línea de descuentos por periodo y la configuraremos como muestra la imagen.

Consideraciones

Para definir los descuentos por cantidad hay que tener claro que previamente se deben haber definido descuentos en un periodo. Tampoco existe ninguna consulta que nos indique qué tarifa está en vigor para cada cliente, puesto que el informe de lista de precios no tiene en cuenta las fechas. El único modo estándar de ver la tarifa de precios en vigor es realizar un documento de venta.

Los 10 aspectos básicos para una implementación de éxito

Leemos en los blogs oficiales de SAP un artículo muy interesante de Zal Parchem acerca de los 10 puntos clave a tener en cuenta antes de empezar un proyecto de implantación de SAP B1. Aunque está más orientado al punto de vista del implantador que del cliente, es muy interesante para ambos perfiles de lector. Os dejo con un pequeño resumen y os emplazo a leer el artículo original.

• 10. Todo el mundo está involucrado. Es muy importante conocer las necesidades de los usuarios finales, y no tan sólo de los responsables del proyecto. Al fin y al cabo, la implantación afectará a toda la organización de un modo u otro.
• 9. Identificar a los usuarios avanzados. Siempre hay algún usuario con mayor facilidad para el manejo de nuevas aplicaciones informáticas. Un buen conocimiento de la aplicación por parte de esos usuarios puede mejorar el rendimiento que le saque a SAP B1 toda la organización.
• 8. Planificar los plazos de manera realista. Es importante tener en cuenta la carga de trabajo del cliente a la hora de poner fechas. Hay que planificar de acuerdo a sus disponibilidades y teniendo en cuenta todos los detalles (periodos vacacionales, días festivos, etc...).
• 7. Elaborar un plan global, pero trabajar punto a punto. Es importante conocer el alcance general del proyecto, pero a la hora de implantar, se deben ir abordando desarrollos y/o parametrizaciones uno a uno. Intentar abarcarlo todo a la vez no aporta ventaja alguna.
• 6. El CEO/dueño es la clave. La decisión final siempre la tendrá él, así pues es importante que esté al corriente de todo el proceso de implantación. A demás, permitirá resolver posibles conflictos internos a la hora de definir las prioridades del proyecto.
• 5. Estar preparado para los cambios. Pueden aparecer pequeñas variaciones respecto al proyecto inicial durante la fase de implantación (fechas, importe, etc...), así que se debe estar preparado para afrontarlas y negociarlas de manera clara con el cliente sin que ello conlleve un problema grave.
• 4. Identificar al responsable del proyecto. Es importante que todo el mundo sepa quien es el project manager en la empresa implanadora, puesto que será él quien centralice la información y distribuya la tareas entre las partes implicadas.
• 3. Pisar de pies en el suelo. Es cierto que un nuevo ERP mejora la gestión de la empresa y sus procesos internos, pero la adaptación conlleva tiempo y esfuerzo por todas las partes. Es importante dejar claro que que SAP B1 no es plug&play.
• 2. Dejar claro lo que se hará y lo que NO se hará. Todos los usuarios involucrados en el proyecto tienen unas peticiones iniciales y unas expectativas creadas. Es importante que antes de empezar la implantación sepan cuáles de sus demandas van a ser llevadas a cabo y cuáles no.
• 1. Apoyarse en el equipo. La colaboración es la clave básica del éxito, tanto internamente en la empresa implantadora como con los usuarios del cliente.

Añadir que, según nuestro punto de vista, estos 10 puntos son aplicables a cualquier implantación de un ERP, sea cual sea el tamaño de la empresa y el tipo de producto elegido.

[Vía SAP Community Network Blogs]

Centros de beneficios multidimensionales en SAP B1

Cuando se desean analizar los costes de una empresa, uno de los conceptos más utilizados son los Centros de beneficio (también conocidos como centros de coste). SAP B1 permite asignar un centro de beneficio a cada apunte contable, incluso con carácter retroactivo una vez esté registrado dicho apunte. Además, también se pueden definir Normas de reparto para repartir proporcionalmente los costes de un mismo apunte entre diferentes centros.

Sin embargo, algunas empresas desean tener una estructura de centros de beneficio con más de una dimensión, opción que no está disponible de manera estándar en SAP B1.

Alternativa

Existe una manera sencilla y que no requiere ninguna inversión en desarrollos externos para poder disponer de 2 dimensiones en nuestros centros de beneficio. Para ello sólo hace falta definir un patrón en los códigos de los centros en el cual queden separados nuestras 2 dimensiones de análisis.

Imaginemos una empresa que desea analizar sus costes según 2 criterios: el departamento interno y la campaña comercial. En ese caso podríamos definir los códigos de los centros de beneficio como XX/YY, donde XX sería el departamento e YY sería la campaña, utilizando como separador el carácter "/".

Con esta estructura, podríamos asignar un apunte únicamente a un departamento, a una campaña o a ambos:

• Si utilizamos el centro 01/00, estaríamos registrando el coste en el departamento 01, sin tener en cuenta la campaña.
• Si utilizamos el centro 00/71, estaríamos registrando el coste en la campaña 71, sin tener en cuenta el departamento.
• Si utilizamos el centro 02/53, estaríamos registrando el coste en el departamento 02 y la campaña 53.

Con este tipo de centros de beneficio y combinados con las normas de reparto, podremos disponer de unos costes bidimensionales sin necesidad de realizar modificaciones en el programa.

Análisis contable

SAP B1 nos permite filtrar por centro de beneficio en muchos de los informes estándar de los que dispone. Así pues, con estos informes podemos saber los datos de las imputaciones analizadas según nuestros 2 criterios, departamento y campaña. Si lo que queremos es realizar un análisis únicamente de 1 dimensión, deberemos utilizar las consultas de usuario, que nos permitirán definir cláusulas condicionales más avanzadas para filtrar los datos.

A continuación os dejo con una consulta simple que nos permite saber, en un determinado periodo de tiempo, los apuntes asociados a un departamento, independientemente de la campaña.

SELECT T0.[TransId], T0.[RefDate], T0.[Debit], T0.[Credit], T0.[LineMemo], T0.[ProfitCode] FROM JDT1 T0 WHERE (T0.[RefDate]>[%1] AND T0.[RefDate]<[%2]) AND LEFT(T0.ProfitCode,2)=[%3]

Para hacer lo mismo con una campaña, bastaría con substituir el LEFT(T0.ProfitCode,2) por RIGHT(T0.ProfitCode,2).

Añadir más dimensiones

La solución presentada en este post se puede extender a varias dimensiones, dividiendo el código del centro de beneficio en tantas partes como se desee. La única limitación que tenemos es la del tamaño máximo del código de los centros de beneficio, que SAP B1 fija en 8 caracteres. Así pues podríamos definir que cada dimensión ocupa 2 caracteres, y tener un código de 4 dimensiones del tipo WWXXYYZZ (sin carácteres separadores). Para realizar el análisis detallado de las dimensiones XX e YY deberemos usar las cláusulas de SQL MID(T0.ProfitCode,3,2) y MID(T0.ProfitCode,5,2) respectivamente.

Costes de fabricación en tiempo real

Una de las peticiones que hacen la mayoría de empresas que fabrican cuando buscan un ERP es que tenga una buena gestión de costes de fabricación. SAP B1 permite obtenerlos de manera automática y en tiempo real, pero se debe tener claro cómo este realiza estos cálculos para así aplicarlo al funcionamiento de nuestra empresa.

Introducción de términos SAP B1

Antes de entrar al detalle del post de hoy, y considerando que algunos de los lectores todavía no están familiarizados con el lenguaje específico de SAP B1, vamos a introducir algunos términos relacionados con los procesos de producción. Para ello supondremos que queremos fabricar 100 unidades del producto P1:

• Cantidad planificada: campo de las líneas de la orden de fabricación (OF) que indica la cantidad teórica necesaria de cada componente para producir las 100 unidades de P1. Esta cantidad se obtiene de la LM.
• Cantidad emitida: campo de las líneas de la OF que indica la cantidad real consumida de cada componente para fabricar las 100 unidades de P1.
• Cierre del informe: documento que da de alta el stock del producto fabricado P1, asignándole un coste.
• Emisión de componentes: documento que rebaja el stock de los componentes indicados en la LM del producto fabricado P1.

Consideraciones previas

Para que SAP B1 se encargue de la gestión automática y en tiempo real de los costes, es necesario activar la opción de inventario permanente. Hacerlo tiene otras implicaciones en el sistema, principalmente en el área contable, pero ya abordaremos este tema otro día.

¿Cómo se calcula el coste?

Pongamos el caso de una empresa que esté interesada en valorar los costes a precio medio. En este caso SAP B1 realizaría las siguientes acciones:

• Compras: en el momento de registrar el albarán, el sistema actualiza el coste del artículo a partir del precio de compra. A la hora de registrar la factura, si el precio varía respecto al del albarán, el sistema aplicará la diferencia para regularizar el coste del artículo según el precio indicado en la factura.
• Fabricaciones: en el momento de hacer el Cierre del informe, el sistema actualiza el coste del artículo con el coste específico de la nueva fabricación, que se obtiene aplicando la siguiente fórmula:

Consideraciones

Con SAP B1, al contabilizar el documento de Cierre del informe, el movimiento de entrada de stock ya tiene su coste definitivo. Este se calcula utilizando la cantidad planificada de los componentes (cómo hemos visto antes), y no de la cantidad emitida.

Este comportamiento se debe a que SAP B1 permite contabilizar el documento Cierre del informe antes de que se contabilicen todos los documentos de Emisión de componentes, con el fin de poder entrar stock con coste en el sistema para servirlo antes de registrar los consumos de la OF. Cuando esto pasa, al darse de alta el nuevo stock de producto fabricado todavía no se conoce la cantidad emitida de cada uno de los componentes. Por esa razón, con el fin de poder seguir calculando los costes en tiempo real independientemente de si se han registrado o no los consumos de componentes, SAP B1 utiliza un dato que siempre está informado: la cantidad planificada.

Cálculo de costes sobre cantidad emitida

En el caso que así se desee, existe una manera para calcular los costes teniendo en cuenta la cantidad emitida en vez de la planificada. Para ello sólo se debe cumplir una premisa: todos los consumos de componentes deben estar imputados antes de registrar el Cierre del informe. En ese caso podremos disponer de un cálculo con los consumos reales de la OF. Bastará pues con poner manualmente en el campo cantidad planificada el mismo valor que en el de cantidad emitida antes de realizar el cierre de la OF. Si nos interesa guardar el valor original de cantidad planificada, se puede hacer utilizando un campo de usuario.

Desde SEMIC hemos desarrollado un add-on que precisamente se encarga de realizar esta acción de manera automática. Si estáis interesados, no dudéis en contactar con nosotros.

ERP y Business Intelligence

En el post de hoy vamos a hablar de las funcionalidades que las herramientas de Business Intelligence (BI) aportan a los ERPs, centrándonos en ejemplos prácticos de su uso con SAP B1.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es una herramienta que integra los procesos de negocio y los automatiza, registrándolos en un sistema de información para su análisis, asegurando la unicidad de datos.

¿Qué es un BI?

Se denomina BI al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa, con acceso fácil y rápido a ese conocimiento.

¿Por qué BI?

Un ERP es el repositorio de información de una empresa, que registra, al igual que hace un taquígrafo, el detalle de la actividad para su análisis. Los ERPs están centrados en la gestión de procesos de negocio y su registro, pero habitualmente las herramientas que disponen de análisis y reporting de información son limitadas.

Analicemos el caso de SAP B1. Éste posee actualmente dos herramientas de reporting, el Print Layout Designer y Crystal Reports. Ambas tienen como función presentar los datos de modo organizado, pero no permiten realizar análisis de indicadores de negocio como un Balanced Scorecard (BSC) o un Dashboard de modo sencillo.

SAP B1 posee también una herramienta básica de BI, el XL Reporter, pero está pensada para el análisis de métricas "estándar" en el ERP, como pueden ser las ventas por cliente, por producto, saldo por cuenta, etc. Sin embargo esta herramienta es complicada a la hora de definir métricas nuevas como podrían ser el ROI, el cálculo de rotación de inventario o el cálculo de lote económico.

SAP B1 tiene herramientas que permiten analizar estas variables individuales, como las consultas de usuario, que ya hemos comentado algunas veces en el blog. No obstante el nivel de análisis de estas consultas es limitado.

Es aquí donde las herramientas de BI pueden ofrecernos lo que estamos buscando, ya que se encargan de recopilar la información existente en el ERP y tratarla para dejarla lista para su análisis, ofreciendo datos e indicadores necesarios para la toma de decisiones.

BI y los ERPs

Las herramientas de BI permiten su integración con los ERPs, puesto que el sistema de información que los sustenta habitualmente es una base de datos relacional, como Microsoft SQL Server en el caso de SAP B1. Todas las herramientas de BI disponen de conectores para bases de datos relacionales, y algunas incluso poseen conectores específicos para ERPs.

Al igual que en el mundo de los ERPs, existen hoy en día multitud de soluciones de BI que podemos utilizar conjuntamente con nuestro software de gestión, y seleccionar la más adecuada es complejo. No es el objetivo del post hacer una discusión sobre todas las herramientas de BI, pero intentaremos enumerar algunas de las que desde SEMIC hemos evaluado y que consideramos que pueden ser interesantes para la PyME. No se trata de un listado exhaustivo, pero entendemos que puede dar una visión global del mercado actual.

Herramienta	Presentación	Open Source	Versión gratuita	Integración
Xcelsius	PDF, Web	No	No	Excel
QlikView	Propio, Web	No	No	ODBC,OLEDB
Jaspersoft	Web	Sí	Sí	JDBC,ODBO
Pentaho	Web	Sí	Sí	JDBC
Palo	Excel,Web	Sí	Sí	JDBC,Excel

Hay que tener en cuenta que los 3 productos open source disponen de versiones gratuitas (con funcionalidad limitada y sin soporte) y versiones profesionales de pago (con más funcioanlidades y servicio de soporte incluido).

También es interesante destacar que con la nueva versión de SAP B1 8.8, las herramientas de BI que ofrecen interficie web se pueden incrustar en el Cockpit, tal y como se muestra en el siguiente vídeo.

Algunos ejemplos

A continuación os mostramos unos ejemplos realizados con QlikView

Simulación de variación de precios y cantidades

Imaginemos que deseamos ver como variarían los beneficios de nuestra empresa si aumentáramos las ventas o reduciéramos el coste, con el objetivo de ver donde podemos focalizar nuestros esfuerzos para mejorar los resultados de la empresa.

En este informe podemos analizar qué pasa en el beneficio de los productos si variamos el precio de coste, de venta o la cantidad sobre el histórico de ventas existentes.

Reparto mensual de ventas

En el caso de empresas que trabajan en el sector agropecuario, las ventas presentan una gran temporalidad, pues están asociadas a campañas que dependen de la evolución del clima. En estos casos un análisis de radar nos puede ayudar a detectar la evolución estacional del año en curso.

Indicadores de ventas

Supongamos que nuestra empresa necesita conocer cuáles van a ser los ingresos reales y previstos para evaluar una inversión en la empresa.

Mediante una herramienta de BI podemos recopilar la información de todas las posibles ventas de nuestra empresa (oportunidades de negocio abiertas, ofertas pasadas a los clientes, pedidos aceptados, albaranes pendientes de facturar y facturas realizadas) obteniendo una visión global de todos los ingresos previstos y reales de la empresa.

Conclusión

Los ERPs generan una información valiosa y fidedigna de las empresas y sus procesos de negocio. El uso de herramientas de BI para analizar los datos nos permite convertir la información de nuestro sistema en conocimiento, hecho que utilizamos para la toma de decisiones. Es por eso que el uso de herramientas de BI dan un valor añadido a la información de nuestro sistema.