Grupos de autorizaciones

Introducción

Hace un par de semanas publicamos en este artículo cómo se podían utilizar las autorizaciones para limitar el acceso de los usuarios a los distintos módulos y funciones de SAP B1. Esta semana hablaremos de los grupos de autorizaciones, que se utilizan para restringir el acceso a elementos concretos, como pueden ser las Listas de precios o la Numeración de documentos.

Definición de autorizaciones

Supongamos, por ejemplo, que tenemos una serie de comerciales operando en distintas zonas y que no queremos que los de la "Zona Norte" visualicen las listas de precios de los de la "Zona Sur" y vice-versa. En ese caso, y utilizando las tarifas ya introducidas en artículos anteriores, lo que haremos será lo siguiente:

1. Indicar los grupos que tendrán acceso a cada tarifa en el formulario de gestión de Listas de precios.

2. Asignar permisos a los usuarios afectados en el formulario de Autorizaciones

En el ejemplo mostrado, al usuario cmateo se le permite visualizar las listas de los grupos 2 y 4, mientras que se le deniega el acceso al grupo 3. Así pues, este empleado podría visualizar y modificar la tarifa de la "Zona Norte", pero no así la de la "Zona Sur".

Destacar algunas cuestiones referentes a estas parametrizaciones:

• También se puede permitir/denegar el acceso a las listas de precios de sistema, como son la de "Último precio evaluado", "Último precio de compra" y "Coste de artículo"
• Podemos permitir a un usuario que visualice pero NO modifique una tarifa si en vez de indicar el valor "Autorización total" en la configuración de autorizaciones, especificamos "Sólo lectura". De ese modo se evita que los comerciales puedan cambiar los precios.

Otras aplicaciones

Esta pequeña funcionalidad que hemos vistos ejemplificada en las Listas de precios también se puede aplicar a la Numeración de documentos, para evitar, por ejemplo, que un operador logístico del departamento de exportación pueda crear documentos con los números de serie asignados al departamento de nacional. La configuración en este caso se realiza de forma análoga al caso anterior.

Webinars sobre SAP B1 en IT-Spain.net

Desde SEMIC hemos iniciado una colaboración con IT-Spain.net (a través de los portales erp-spain.com y demosdesoftware.com) para realizar una serie de webinars en los cuáles vamos a compartir con todos vosotros nuestro conocimiento sobre SAP B1.

En esta primera entrega hacemos una breve demo general del producto, introduciendo los distintos módulos estándar de SAP B1, para centrarnos posteriormente en el desarrollo de un add-on de factura electrónica aprovechando la integración estándar de SAP B1 con MS Outlook.

A medida que vayamos realizando nuevos webinars los publicaremos en el blog, pero si queréis seguir alguno en directo os emplazamos a consultar el calendario de eventos de IT-Latino, disponible en www.eventos-it.com. Si no hay ningún cambio de última hora, el siguiente evento está programado para el miércoles día 15 de Diciembre, a las 17:00h.

Para ver el vídeo en HD, podéis dirigiros al canal en YouTube de Videos-IT.

Precios especiales

Otro post más de precios, y con este ya daremos por cerrada la serie de artículos relacionados con la gestión de precios en SAP B1. Hoy hablaremos de los Precios especiales.

Definición

Este módulo nos permite definir un precio específico para un determinado IC. Para acceder a este módulo podemos hacerlo desde 2 puntos:

1. Desde el menú de SAP B1 en Inventario-->Listas de precios-->Precios especiales p.interlocutores especiales.
2. Desde el maestro de IC's (Interlocutores comerciales-->Interlocutores comerciales) mediante la opción Precios especiales p.interlocutores especiales que aparecen en el menú contextual (botón derecho).

Lo más sencillo inicialmente es utilizar la segunda opción para definir los precios para un determinado IC. Si lo hacemos así, SAP B1 nos muestra la ventana de precios especiales por interlocutor comercial tal y como se indica en la siguiente imagen.

Para explicaremos como definir los precios especiales utilizando esta ventana, primero definiremos su funcionamiento y luego parametrizaremos 2 ejemplos de uso.

Tarifa de referencia

En la definición de los precios especiales se puede especificar cual es la tarifa de referencia que se utilizará para el cálculo de los precios de cada IC.

Hemos de tener en cuenta que la tarifa base de referencia será directamente la del maestro de artículos, explicada en nuestro post Creación de tarifas de compra y venta en SAP B1. No se utilizarán los descuentos por periodo y cantidad que explicamos en el post Descuentos por periodo y cantidad. También podemos utilizar una lista de precios especial denominida "Sin lista de precios". Esta opción, que ya vimos en detalle en el post Listas de precios automáticas, relacionadas y manuales, nos permite especificar un precio de artículo sin hacer referencia a ninguna otra lista de precios.

Ejemplos prácticos

Supongamos que a un cliente en concreto queremos realizarle un descuento del 10% sobre la lista de precios "Precios de venta" para los artículos del Grupo "PCs", para ello deberemos actuar como muestra el siguiente video.

En el caso de indicar para un cliente un precio en concreto sin tener en cuenta ninguna lista de precios de referencia, utilizaríamos como lista de precios de referencia la lista "Sin lista de precios". En el siguiente video se muestra como se define manualmente el precio para cada uno de los artículos del grupo "PCs".

Utilidades adicionales

Descuentos por periodo y cantidad

En la definición de los precios especiales también podemos definir ofertas temporales utilizando el mismo procedimiento que vimos en el post Descuentos por periodo y cantidad.

Copia de precios especiales

En ocasiones puede interesarnos aplicar los precios especiales de un IC específico a otro IC, o incluso varios ICs que compartan política de precios. Para ello SAP B1 dispone de una herramienta que tenemos accesible en Inventario-->Listas de precios-->Copiar precios especiales en criterios de selección.

En la imagen anterior podemos ver como se puede copiar los precios especiales del cliente "C2000" a todos los clientes del grupo "Administración" para los artículos del grupo "PCs". Esta herramienta ayuda a la extensión de listas de precios.

Jerarquía de definición de precios

Los precios especiales siempre prevalecen sobre cualquier precio definido tanto a nivel del maestro de artículos como de descuentos por periodo y cantidad. Hay que tenerlo en cuenta, puesto que si queremos restablecer los precios basados sobre la lista de precios del IC, deberemos borrar previamente los Precios especiales.

Autorizaciones de usuario

Una de las ventajas de SAP B1 es que, al margen del tipo de licencia que tenga un usuario, se le pueden configurar los permisos para permitir/denegar el acceso a cada uno de los módulos de la aplicación de forma independiente.

Autorizaciones generales

Desde el punto de menú Gestión -> Inicialización del sistema -> Autorizaciones -> Autorizaciones generales se accede al formulario de autorizaciones que permite configurar estos permisos. Para cada módulo se pueden indicar 3 valores:

• Falta autorización: para denegar el acceso a ese módulo.
• Sólo lectura: para permitir la visualización del módulo, pero no la creación/modificación de información.
• Autorización total: para permitir visualizar, crear y modificar la información relativa al módulo.

La aplicación permite configurar los permisos no sólo a nivel de módulo, sino a nivel de documento/formulario. Así pues, es posible que un usuario tenga acceso total a los Pedidos y Albaranes dentro del módulo de Ventas, pero sólo se le permita visualizar las Facturas. Cuando eso ocurra, el módulo general (Ventas en este ejemplo) quedará marcado como Varias autorizaciones.

Copiar configuraciones

Con el fin agilizar esta gestión de los permisos, existe la posibilidad de copiar las parametrizaciones de un usuario a otro. Normalmente en las empresas existes usuarios del mismo perfil y que, consecuentemente, tienen los mismos permisos de acceso a la aplicación. Cuando eso ocurra, bastará con configurar las autorizaciones en uno de ellos y copiarlas al resto de usuarios del mismo tipo.

Para ello simplemente debemos hacer drag&drop del usuario origen al destino, tal y como se muestra en las siguiente imagen.

Recomendaciones

Desde SEMIC os recomendamos que utilicéis las autorizaciones para evitar que los usuarios puedan acceder a la configuración de la aplicación, principalmente aquellos formularios dentro de los puntos de menú Gestión -> Inicialización del sistema y Gestión -> Definiciones. Lo más seguro es asignar usuarios responsables a estas tareas de parametrización, de manera que se eviten posibles errores debidos a configuraciones incorrectas.

Aplicación de la disposición 10708 de la ley morosidad

En este post vamos a explicar las consideraciones que hay que tener en cuenta para aplicar la Disposición 10708 sobre la ley de morosidad española con SAP B1.

Cómputo del vencimiento

De acuerdo a esta disposición se indica que:

El plazo de pago se referirá a todos los días naturales del año, y serán nulos y se tendrán por no puestos los pactos que excluyan del cómputo los periodos considerados vacacionales.

Esto implica que debemos revisar en SAP B1 la configuración de las vacaciones y las fechas de pago.

Vacaciones

SAP B1 permite definir mediante el calendario asociado a los IC's cuales son las vacaciones del IC (utilizadas para el cálculo de los vencimientos). En la imagen se muestra donde se configura este parámetro en los IC's.

Si tenemos definidos periodos vacacionales para los IC's deberremos borrar el valor del campo Vacaciones para cumplir con la nueva disposición.

Para identificar a estos IC's podemos utilizar una consulta que nos mostrará todos aquellos que tengan asignadas vacaciones.

SELECT CardCode,CardName,HldCode FROM OCRD T0 WHERE T0.HldCode <> ''

Fechas de pago

De igual modo tampoco deberán tenerse en cuenta las fechas de pago para el cálculo de los vencimientos. Es por ello que deberemos eliminar las fechas de pago de aquellos IC's que las tengan asignadas. Las fechas de pago se definen en el botón que muestra la imagen.

Para identificar aquellos IC's para los cuales se ha definido Fechas de pago podemos utilizar la siguiente consulta:

SELECT T0.CardCode,T0.CardName FROM OCRD T0
WHERE T0.CardCode IN ( SELECT DISTINCT CardCode FROM CRD5)

Fecha base de cálculo de vencimiento

Los vencimientos de la factura deberán calcularse a partir de la fecha de recepción efectiva de la mercancía o de la prestación de servicios. Es decir, a efectos prácticos, a partir de la fecha del albarán. Actualmente SAP B1 no permite este tipo de cálculo para el vencimiento. Ante esta cuestión podemos adoptar dos soluciones:

• Buscar una estrategia con el estándar.
• Realizar un desarrollo a medida mediante un add-on.

Estrategia estándar

Utilizando la funcionalidad estándar podemos dar solución a esta nueva necesidad. Este caso lo veremos a través de un ejemplo de facturación que se muestra en la imagen.

Supongamos que la empresa realiza una facturación quincenal de los albaranes y que la condición de pago con el cliente actualmente se sitúa en 60 días a partir de la fecha de emisión de la factura (Fecha documento). Ahora, con la nueva disposición, se situará en 60 días a partir de la fecha de contabilización del albarán.

Lo que podemos hacer en este caso es cambiar el número de días de la condición de pago de 60 días a 45 días. De este modo, al realizar la factura el día 15 del mes, un albarán del día 1 tendrá un vencimiento de 60 días a fecha del albarán al sumar 45 días a la fecha de la factura.

Para ello deberemos modificar las Condiciones de pago (Gestión-->Definiciones-->Interlocutores comerciales-->Condiciones de pago) como se muestra en la imagen.

Con esta solución, sólo nos aseguramos que ninguna fecha de vencimiento supere los 60 días. Sin embargo, se puede dar el caso que se calculen vencimientos con un periodo menor (que entra dentro de la legalidad), dependiendo de la diferencia entre la fecha del albarán y la fecha de la factura.

Desarrollo para el cálculo del vencimiento

Desde SEMIC hemos desarrollado un pequeño add-on que corrige la fecha de vencimiento a partir de la fecha del albarán y no a partir de la fechas del documento de factura (Fecha contable, Fecha de documento y Fecha de sistema).

Cambio gradual de las condiciones de pago

De acuerdo a la nueva disposición deberemos ir acortando paulatinamente el periodo de pago de acuerdo al periodo máximo especificado (85 días en 2011, 75 días en 2012 y 60 días en 2013). Para ello deberemos cambiar la condición de pago de nuestos IC's.

Si queremos buscar aquellos IC's con una determinada condición de pago para proceder a su cambio podemos utilizar la siguiente consulta:

SELECT T1.CardCode,T1.CardName
FROM OCTG T0
JOIN OCRD T1 ON T1.GroupNum=T0.GroupNum
WHERE T0.PymntGroup='[%0]'

Conclusiones

Mediante la funcionalidad estándard de SAP B1, ayudas a través de consultas de usuario y un poco de inventiva, podemos cumplir con los requesitos legales de la nueva disposición de la ley de morosidad.