Validación de la firma electrónica en documentos PDF

Como ya os comentamos en los 2 posts anteriores acerca de facturación electrónica (Parte I y Parte II), en SEMIC hemos optado por implementar un add-on para permitir el envío de facturas electrónicas firmadas digitalmente por e-mail. Pues bien, si bien es cierto que a nivel legal nuestra responsabilidad como emisores de la factura termina en el momento que firmamos y enviamos el documento, puede ser que nuestros clientes quieran validar la verazidad de dicha firma. Por esa razón hemos elaborado un pequeño manual de 4 páginas que os permitirá, de una manera sencilla, configurar vuestro Adobe Reader para que valide las firmas de los documentos firmados.

Con este corto pero interesante post despedimos el 2010. Aprovechamos la ocasión para desearos a todos una feliz entrada de año y que el 2011 sea un año próspero para todos. Por nuestra parte intentaremos seguir con esta la tarea de acercaros nuestra experiencia y conocimientos en el sector de los ERP's y el BI.

FELIZ AÑO!

Recomendaciones para el cierre del ejercicio

Llegados a este punto del año, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el cierre del ejercicio fiscal de 2010. Para ello SAP desarrolló un documento muy completo, del cual nosotros hemos extraídos los elementos básicos y que a continuación os presentamos.

Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles, pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo esté listo para el cierre.

Períodos

El punto principal para el cierre del año es la creación del nuevo periodo para el año que deseamos abrir. En este caso, será el 2011. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Crear el indicador de periodo: Gestión -> Definiciones -> Finanzas -> Indicadores de período

2. Crear el nuevo período contable: Gestión -> Inicialización del sistema -> Períodos contables

• Indicar las subperíodos del nuevo período contable
• Fijar el indicador de período creado en el punto 1
• Fijar las fechas del nuevo período. Es importante tener en cuenta que si queremos que haya documentos de 2011 con fecha de vencimiento de 2012, dejemos entre 30 y 60 días de margen.
3. Crear/modificar las series de numeración de los documentos: Gestión -> Inicialización del sistema -> Numeración de documentos

• Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de numeración.
• Creamos la nueva numeración (botón derecho en la columna de los números y seleccionar Añadir línea) o modificamos la existente.
• Actualizamos para que grabe los cambios.
• En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la fijamos como estándar.
• Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de numeración de documentos.
• Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que deseemos.

Realización del asiento de regularización y cierre

Este proceso deberá realizarse al final de año, una vez tengamos contabilizadas todas las transacciones del año anterior. Para ellos accederemos a Gestión -< Utilidades -> Cierre del periodo.

Paso 1

El primer paso realiza el asiento de regularización del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de ingresos y gastos y arrastrándo su saldo a la cuenta de resultados (Por lo general la 129).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar los IC's.

Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del período - Criterios de selección, aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aquí deberemos autorizar los asientos marcando el check de la izquierda de cada uno de ellos y asignarles los siguientes campos globales:

• Referencia 1
• Referencia 2
• Fecha documento
• Fecha vencimiento

Estos campos se deben definir tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2010 (fin del período actual), mientras que para el de apertura es 01/01/2011 (inicio del nuevo período).

Finalmente sólo nos queda ejecutar el proceso.

Paso 2

El segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas pendientes (por lo general la 555).

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check de IC's.

Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera análoga al Paso 1.

 

¡Aprovechamos para desearos a todos una FELIZ NAVIDAD y un PRÓSPERO 2011!

Webinar sobre integración

La semana pasada realizamos la segunda entrega de los webinars sobre SAP Business One que estamos publicando conjuntamente con el portal IT-Spain.net. En esta entrega os hablamos de las posibilidades que existen de integrar SAP Business One con varias aplicaciones externas, desde una báscula para pesaje hasta una herramienta de BI.

Recordad que podéis ver el vídeo en HD desde el canal YouTube de Videos-IT.

SAP B1 8.81 Novedades

El pasado mes de noviembre salió en ramp up la versión 8.81 de SAP B1. Esta versión aporta muchas novedades respecto a la versión actual (8.8). El objetivo de este post es comentaros algunas de las novedades más interesantes y el uso que podemos darle a las nuevas funcionalidades.

En este documento podréis ver detalladas todas estas novedades.

Contabilidad

Centros de beneficio multidimensionales

Ahora en esta versión de SAP B1 se pueden definir hasta cuatro diferentes tipos de centro de beneficio y una estructura jerárquica. Con esta novedad no se hace necesario el uso de trucos como el que os presentamos en nuestro post Centros de coste multidemsionales en SAP B1. Esto va a permitir definir, por ejemplo, estructuras jerárquicas territoriales a través de centros de coste o estructuras jerárquicas empresariales.

Un caso típico que también solucionará esta nueva funcionalidad es la posibilidad de separar los centros de beneficio de los centros de coste a nivel contable.

Reglas de determinación de indicador de impuestos

En la versión 8.8 y anteriores, el grupo impositivo se define por defecto a nivel de artículo, asignando un grupo diferente para compras y para ventas. En el caso que, debido a las características del cliente o proveedor, este impuesto sea diferente, se puede definir un grupo asignado al IC que sobreescriba el de todos los artículos que se compren o vendan, independientemente del impuesto del artículo. Así pues, en el caso de los proveedores de la UE a los caules vendamos artículos con varios tipos impositivos diferentes, es necesario modificar de modo manual estos grupos a nivel de documentos de compra.

Ahora, con la versión 8.81, es posible indicar excepciones para asignar un grupo impositivo diferente dependiendo del artículo y del IC, solucionando este tipo de problemas.

En próximos posts trataremos la gestión de grupos impositivos en la versión 8.81 en profundidad.

Otras novedades

A continuación os detallamos otras novedades del módulo de contabilidad:

• Presentación preliminar del asiento, posibilidad de visualizar el asiento que va a generar un documento antes de contabilizarlo.
• Proyectos, se podrá definir el estatus de los proyectos y la posibilidad de asignar el proyecto a un mayor número de documentos, como por ejemplo las listas de materiales y/o órdenes de fabricación.

Compras y ventas

Oferta de compras

SAP B1 ha incluido la Petición de oferta, un nuevo documento de compras que se utilizará para la realización de ofertas de compras. También existe un asistente para generar ofertas a varios proveedores y poder seleccionar aquella oferta que tenga mejores condiciones. Con esta nuevo documento podemos controlar los presupuestos pedidos a los proveedores y automatizar la selección del mejor presupuesto, lo que mejorará notablemente la gestión de compras.

Documentos periódicos

Ahora se pueden definir documentos que se repiten periódicamente. Por ejemplo, un cliente que cada semana realice el mismo pedido, o bien una empresa de servicios de alquiler que facture mensualmente el alquiler de un producto o servicio. En estos documentos periódicos se podrá especificar la clase de documento, la frecuencia de repetición, la fecha de ejecución y la duración de la repetición. El sistema permite también definir alertas para la ejecución de estos documentos.

Reapertura de cantidades de artículos en pedidos

Esta nueva funcionalidad permite, una vez cerrado un pedido ya albaranado, volverlo a abrir si hacemos una devolución total o parcial. De ese modo el pedido puede ser utilizado de nuevo para generar el albarán corregido.

Grupos de autorizaciones

Introducción

Hace un par de semanas publicamos en este artículo cómo se podían utilizar las autorizaciones para limitar el acceso de los usuarios a los distintos módulos y funciones de SAP B1. Esta semana hablaremos de los grupos de autorizaciones, que se utilizan para restringir el acceso a elementos concretos, como pueden ser las Listas de precios o la Numeración de documentos.

Definición de autorizaciones

Supongamos, por ejemplo, que tenemos una serie de comerciales operando en distintas zonas y que no queremos que los de la "Zona Norte" visualicen las listas de precios de los de la "Zona Sur" y vice-versa. En ese caso, y utilizando las tarifas ya introducidas en artículos anteriores, lo que haremos será lo siguiente:

1. Indicar los grupos que tendrán acceso a cada tarifa en el formulario de gestión de Listas de precios.

2. Asignar permisos a los usuarios afectados en el formulario de Autorizaciones

En el ejemplo mostrado, al usuario cmateo se le permite visualizar las listas de los grupos 2 y 4, mientras que se le deniega el acceso al grupo 3. Así pues, este empleado podría visualizar y modificar la tarifa de la "Zona Norte", pero no así la de la "Zona Sur".

Destacar algunas cuestiones referentes a estas parametrizaciones:

• También se puede permitir/denegar el acceso a las listas de precios de sistema, como son la de "Último precio evaluado", "Último precio de compra" y "Coste de artículo"
• Podemos permitir a un usuario que visualice pero NO modifique una tarifa si en vez de indicar el valor "Autorización total" en la configuración de autorizaciones, especificamos "Sólo lectura". De ese modo se evita que los comerciales puedan cambiar los precios.

Otras aplicaciones

Esta pequeña funcionalidad que hemos vistos ejemplificada en las Listas de precios también se puede aplicar a la Numeración de documentos, para evitar, por ejemplo, que un operador logístico del departamento de exportación pueda crear documentos con los números de serie asignados al departamento de nacional. La configuración en este caso se realiza de forma análoga al caso anterior.

Webinars sobre SAP B1 en IT-Spain.net

Desde SEMIC hemos iniciado una colaboración con IT-Spain.net (a través de los portales erp-spain.com y demosdesoftware.com) para realizar una serie de webinars en los cuáles vamos a compartir con todos vosotros nuestro conocimiento sobre SAP B1.

En esta primera entrega hacemos una breve demo general del producto, introduciendo los distintos módulos estándar de SAP B1, para centrarnos posteriormente en el desarrollo de un add-on de factura electrónica aprovechando la integración estándar de SAP B1 con MS Outlook.

A medida que vayamos realizando nuevos webinars los publicaremos en el blog, pero si queréis seguir alguno en directo os emplazamos a consultar el calendario de eventos de IT-Latino, disponible en www.eventos-it.com. Si no hay ningún cambio de última hora, el siguiente evento está programado para el miércoles día 15 de Diciembre, a las 17:00h.

Para ver el vídeo en HD, podéis dirigiros al canal en YouTube de Videos-IT.

Precios especiales

Otro post más de precios, y con este ya daremos por cerrada la serie de artículos relacionados con la gestión de precios en SAP B1. Hoy hablaremos de los Precios especiales.

Definición

Este módulo nos permite definir un precio específico para un determinado IC. Para acceder a este módulo podemos hacerlo desde 2 puntos:

1. Desde el menú de SAP B1 en Inventario-->Listas de precios-->Precios especiales p.interlocutores especiales.
2. Desde el maestro de IC's (Interlocutores comerciales-->Interlocutores comerciales) mediante la opción Precios especiales p.interlocutores especiales que aparecen en el menú contextual (botón derecho).

Lo más sencillo inicialmente es utilizar la segunda opción para definir los precios para un determinado IC. Si lo hacemos así, SAP B1 nos muestra la ventana de precios especiales por interlocutor comercial tal y como se indica en la siguiente imagen.

Para explicaremos como definir los precios especiales utilizando esta ventana, primero definiremos su funcionamiento y luego parametrizaremos 2 ejemplos de uso.

Tarifa de referencia

En la definición de los precios especiales se puede especificar cual es la tarifa de referencia que se utilizará para el cálculo de los precios de cada IC.

Hemos de tener en cuenta que la tarifa base de referencia será directamente la del maestro de artículos, explicada en nuestro post Creación de tarifas de compra y venta en SAP B1. No se utilizarán los descuentos por periodo y cantidad que explicamos en el post Descuentos por periodo y cantidad. También podemos utilizar una lista de precios especial denominida "Sin lista de precios". Esta opción, que ya vimos en detalle en el post Listas de precios automáticas, relacionadas y manuales, nos permite especificar un precio de artículo sin hacer referencia a ninguna otra lista de precios.

Ejemplos prácticos

Supongamos que a un cliente en concreto queremos realizarle un descuento del 10% sobre la lista de precios "Precios de venta" para los artículos del Grupo "PCs", para ello deberemos actuar como muestra el siguiente video.

En el caso de indicar para un cliente un precio en concreto sin tener en cuenta ninguna lista de precios de referencia, utilizaríamos como lista de precios de referencia la lista "Sin lista de precios". En el siguiente video se muestra como se define manualmente el precio para cada uno de los artículos del grupo "PCs".

Utilidades adicionales

Descuentos por periodo y cantidad

En la definición de los precios especiales también podemos definir ofertas temporales utilizando el mismo procedimiento que vimos en el post Descuentos por periodo y cantidad.

Copia de precios especiales

En ocasiones puede interesarnos aplicar los precios especiales de un IC específico a otro IC, o incluso varios ICs que compartan política de precios. Para ello SAP B1 dispone de una herramienta que tenemos accesible en Inventario-->Listas de precios-->Copiar precios especiales en criterios de selección.

En la imagen anterior podemos ver como se puede copiar los precios especiales del cliente "C2000" a todos los clientes del grupo "Administración" para los artículos del grupo "PCs". Esta herramienta ayuda a la extensión de listas de precios.

Jerarquía de definición de precios

Los precios especiales siempre prevalecen sobre cualquier precio definido tanto a nivel del maestro de artículos como de descuentos por periodo y cantidad. Hay que tenerlo en cuenta, puesto que si queremos restablecer los precios basados sobre la lista de precios del IC, deberemos borrar previamente los Precios especiales.

Autorizaciones de usuario

Una de las ventajas de SAP B1 es que, al margen del tipo de licencia que tenga un usuario, se le pueden configurar los permisos para permitir/denegar el acceso a cada uno de los módulos de la aplicación de forma independiente.

Autorizaciones generales

Desde el punto de menú Gestión -> Inicialización del sistema -> Autorizaciones -> Autorizaciones generales se accede al formulario de autorizaciones que permite configurar estos permisos. Para cada módulo se pueden indicar 3 valores:

• Falta autorización: para denegar el acceso a ese módulo.
• Sólo lectura: para permitir la visualización del módulo, pero no la creación/modificación de información.
• Autorización total: para permitir visualizar, crear y modificar la información relativa al módulo.

La aplicación permite configurar los permisos no sólo a nivel de módulo, sino a nivel de documento/formulario. Así pues, es posible que un usuario tenga acceso total a los Pedidos y Albaranes dentro del módulo de Ventas, pero sólo se le permita visualizar las Facturas. Cuando eso ocurra, el módulo general (Ventas en este ejemplo) quedará marcado como Varias autorizaciones.

Copiar configuraciones

Con el fin agilizar esta gestión de los permisos, existe la posibilidad de copiar las parametrizaciones de un usuario a otro. Normalmente en las empresas existes usuarios del mismo perfil y que, consecuentemente, tienen los mismos permisos de acceso a la aplicación. Cuando eso ocurra, bastará con configurar las autorizaciones en uno de ellos y copiarlas al resto de usuarios del mismo tipo.

Para ello simplemente debemos hacer drag&drop del usuario origen al destino, tal y como se muestra en las siguiente imagen.

Recomendaciones

Desde SEMIC os recomendamos que utilicéis las autorizaciones para evitar que los usuarios puedan acceder a la configuración de la aplicación, principalmente aquellos formularios dentro de los puntos de menú Gestión -> Inicialización del sistema y Gestión -> Definiciones. Lo más seguro es asignar usuarios responsables a estas tareas de parametrización, de manera que se eviten posibles errores debidos a configuraciones incorrectas.

Aplicación de la disposición 10708 de la ley morosidad

En este post vamos a explicar las consideraciones que hay que tener en cuenta para aplicar la Disposición 10708 sobre la ley de morosidad española con SAP B1.

Cómputo del vencimiento

De acuerdo a esta disposición se indica que:

El plazo de pago se referirá a todos los días naturales del año, y serán nulos y se tendrán por no puestos los pactos que excluyan del cómputo los periodos considerados vacacionales.

Esto implica que debemos revisar en SAP B1 la configuración de las vacaciones y las fechas de pago.

Vacaciones

SAP B1 permite definir mediante el calendario asociado a los IC's cuales son las vacaciones del IC (utilizadas para el cálculo de los vencimientos). En la imagen se muestra donde se configura este parámetro en los IC's.

Si tenemos definidos periodos vacacionales para los IC's deberremos borrar el valor del campo Vacaciones para cumplir con la nueva disposición.

Para identificar a estos IC's podemos utilizar una consulta que nos mostrará todos aquellos que tengan asignadas vacaciones.

SELECT CardCode,CardName,HldCode FROM OCRD T0 WHERE T0.HldCode <> ''

Fechas de pago

De igual modo tampoco deberán tenerse en cuenta las fechas de pago para el cálculo de los vencimientos. Es por ello que deberemos eliminar las fechas de pago de aquellos IC's que las tengan asignadas. Las fechas de pago se definen en el botón que muestra la imagen.

Para identificar aquellos IC's para los cuales se ha definido Fechas de pago podemos utilizar la siguiente consulta:

SELECT T0.CardCode,T0.CardName FROM OCRD T0
WHERE T0.CardCode IN ( SELECT DISTINCT CardCode FROM CRD5)

Fecha base de cálculo de vencimiento

Los vencimientos de la factura deberán calcularse a partir de la fecha de recepción efectiva de la mercancía o de la prestación de servicios. Es decir, a efectos prácticos, a partir de la fecha del albarán. Actualmente SAP B1 no permite este tipo de cálculo para el vencimiento. Ante esta cuestión podemos adoptar dos soluciones:

• Buscar una estrategia con el estándar.
• Realizar un desarrollo a medida mediante un add-on.

Estrategia estándar

Utilizando la funcionalidad estándar podemos dar solución a esta nueva necesidad. Este caso lo veremos a través de un ejemplo de facturación que se muestra en la imagen.

Supongamos que la empresa realiza una facturación quincenal de los albaranes y que la condición de pago con el cliente actualmente se sitúa en 60 días a partir de la fecha de emisión de la factura (Fecha documento). Ahora, con la nueva disposición, se situará en 60 días a partir de la fecha de contabilización del albarán.

Lo que podemos hacer en este caso es cambiar el número de días de la condición de pago de 60 días a 45 días. De este modo, al realizar la factura el día 15 del mes, un albarán del día 1 tendrá un vencimiento de 60 días a fecha del albarán al sumar 45 días a la fecha de la factura.

Para ello deberemos modificar las Condiciones de pago (Gestión-->Definiciones-->Interlocutores comerciales-->Condiciones de pago) como se muestra en la imagen.

Con esta solución, sólo nos aseguramos que ninguna fecha de vencimiento supere los 60 días. Sin embargo, se puede dar el caso que se calculen vencimientos con un periodo menor (que entra dentro de la legalidad), dependiendo de la diferencia entre la fecha del albarán y la fecha de la factura.

Desarrollo para el cálculo del vencimiento

Desde SEMIC hemos desarrollado un pequeño add-on que corrige la fecha de vencimiento a partir de la fecha del albarán y no a partir de la fechas del documento de factura (Fecha contable, Fecha de documento y Fecha de sistema).

Cambio gradual de las condiciones de pago

De acuerdo a la nueva disposición deberemos ir acortando paulatinamente el periodo de pago de acuerdo al periodo máximo especificado (85 días en 2011, 75 días en 2012 y 60 días en 2013). Para ello deberemos cambiar la condición de pago de nuestos IC's.

Si queremos buscar aquellos IC's con una determinada condición de pago para proceder a su cambio podemos utilizar la siguiente consulta:

SELECT T1.CardCode,T1.CardName
FROM OCTG T0
JOIN OCRD T1 ON T1.GroupNum=T0.GroupNum
WHERE T0.PymntGroup='[%0]'

Conclusiones

Mediante la funcionalidad estándard de SAP B1, ayudas a través de consultas de usuario y un poco de inventiva, podemos cumplir con los requesitos legales de la nueva disposición de la ley de morosidad.

Prueba la nueva versión móvil de SAP B1 en el iPhone

Como ya os comentamos en el post anterior, SAP ha sacado al mercado la versión para iPhone de Business One. Esta aplicación, que es totalmente gratuita, permite realizar las siguientes tareas:

• Approval: aceptar o rechazar aprovaciones de documentos.
• Alert: consultar las alertas y mensajes internos del usuario.
• Report: visualizar informes y mandarlos por e-mail (se pueden configurar a qué informes se desea acceder desde el móvil).
• Business Partners: consultar, crear y modificar información de los interlocutores comerciales (datos, contactos, direcciones, etc...). Permite, a demás:
  • Realizar y registrar una actividad (llamada, reunión, etc...).
  • Realizar llamadas directamente a las personas de contacto del IC.
  • Visualizar en GoogleMaps la dirección del IC.
• Stock: consultar el maestro de artículos, el stock y su precio según la tarifa seleccionada.
• Price Lists: consultar las listas de precios existentes en el sistema.

¿Quieres probarlo?

SAP ha habilitado un entorno de pruebas para aquellos que queráis realizar algunos tests antes de dar el paso. Se debe tener en cuenta que es un entorno limitado en el que no se permite la edición de datos ni la aprovación de documentos. No obstante, os permitirá tener una visión general de la aplicación y sus funcionalidades.

Descarga la aplicación

Una vez descargada la aplicación en vuestro iPhone, debéis configurar el servidor de SAP B1 al que se conectará, tal y como se indica en la siguiente imágen:

Los parámetros son los siguientes:

• Server: B1mobile.tdc.sap.com:8443
• SSL: ON
• User Code: B1App
• Mobile Phone: [en blanco]

Finalmente sólo queda entrar en la aplicación e indicar el usuario y contraseña, de la misma manera que se hace en la aplicación de escritorio. Para este entorno de test, debéis utilizar el password demo

Si os interesa implementarlo en vuestro sistema, consultad con un partner autorizado para que os ayude en la configuración del servidor.

¿El futuro del ERP es móvil?

En los tiempos que corren vemos cada día nuevos artículos que confirman la tendencia a la alza de los dispositivos móviles, tanto para su uso personal como profesional. Algunos incluso afirman que en 2015 el acceso a internet será mayor desde terminales móviles que desde equipos de escritorio. Primero fueron los portátiles, luego su versión más reducida, los netbooks, y ahora parece que ha llegado el momento de los smartphones. Si bien es cierto que por ahora estos pequeños terminales no pueden competir en productividad con los portátiles o los PC's de sobremesa, sus increíbles especificaciones técnicas los convierten en herramientas muy útiles para complementar a los equipos tradicionales. A demás, el crecimiento de las aplicaciones en modo SaaS hace que los requisitos de hardware sean cada vez un impedimento menor a la hora de trabajar, ya que la información está en la nube, y nuestro terminal simplemente necesita una interfície para intereactuar con los datos.

Gracias también a que los principales fabricantes de sistemas operativos móviles ofrecen herramientas para desarrolladores, están entrando en el mercado nuevos programas orientados al sector empresarial. Así pues en la tiena de aplicaciones número 1 de la actualidad, la Apple Store, tenemos ya aplicaciones oficiales para iPhone de los 2 productos que centran la actividad de este blog: SAP B1 y QlikView.

Esta apuesta de los grandes fabricantes para entrar en el mundo móvil no hace más que potenciar el uso de los smartphones en entornos empresariales para algo más que revisar el correo o navegar en la web, que son las 2 principales actividades en la actualidad. A demás, las versiones móviles de los ERP y BI permiten unificar las aplicaciones móviles que se utilizan en la actualidad, principalmente para las fuerzas de ventas y la gestión de almacenes.

Disponer de un ERP como SAP B1 que es accesible desde dispositivos móviles evita tener que realizar integraciones adicionales, con el ahorro que ello conlleva. La apuesta es clara. Ahora falta por confirmar si estas nuevas aplicaciones resolverán las necesidades de los clientes.

Descuentos por periodo y cantidad

Volvemos a atacar con las listas de precios, y en este post comentaremos como se pueden definir en SAP B1 descuentos por periodo y por cantidad. Como en anteriores artículos sobre listas de precios, pondremos ejemplos prácticos y explicaremos cómo podemos parametrizar estos ejemplos en SAP B1.

Ofertas temporales

Retomamos el ejemplo del post Creación de tarifas de compra y venta en SAP B1, en el que definimos una tarifa de precios para la "Zona Norte". Partiendo de esta tarifa, si queremos realizar una oferta temporal (p.ej. oferta noviembre) para un subconjunto de artículos aplicando un 10% de descuento, deberemos utilizar la funcionalidad de Inventario > Listas de precios > Descuentos por periodo y cantidad.

Primero deberemos indicar sobre qué tarifa deseamos establecer estas ofertas temporales, seleccionando en nuestro caso la lista de precios "Zona Norte", tal y como muestra la imagen.

Una vez seleccionada la lista de precios, debemos indicar sobre que artículos deseamos realizar la oferta temporal. En nuestro caso serán los artículos del grupo "Servidores". Para ello haremos clic en el botón Añadir artículos, como se muestra en la imagen.

Finalmente deberemos establecer lo oferta. Para ello haremos doble clic sobre los números de línea de cada uno de los artículos que hemos añadido para acceder la formulario donde se indica el periodo de validez de la oferta. En nuestro caso la delimitaremos al mes de noviembre, como muestra la imagen.

Descuentos por cantidad

Supongamos ahora que si el cliente nos compra 2 o más servidores le realizamos un descuento adicional del 5% (es decir un 15% total). Para configurar está opción deberemos hacer doble clic sobre la línea de descuentos por periodo y la configuraremos como muestra la imagen.

Consideraciones

Para definir los descuentos por cantidad hay que tener claro que previamente se deben haber definido descuentos en un periodo. Tampoco existe ninguna consulta que nos indique qué tarifa está en vigor para cada cliente, puesto que el informe de lista de precios no tiene en cuenta las fechas. El único modo estándar de ver la tarifa de precios en vigor es realizar un documento de venta.

Los 10 aspectos básicos para una implementación de éxito

Leemos en los blogs oficiales de SAP un artículo muy interesante de Zal Parchem acerca de los 10 puntos clave a tener en cuenta antes de empezar un proyecto de implantación de SAP B1. Aunque está más orientado al punto de vista del implantador que del cliente, es muy interesante para ambos perfiles de lector. Os dejo con un pequeño resumen y os emplazo a leer el artículo original.

• 10. Todo el mundo está involucrado. Es muy importante conocer las necesidades de los usuarios finales, y no tan sólo de los responsables del proyecto. Al fin y al cabo, la implantación afectará a toda la organización de un modo u otro.
• 9. Identificar a los usuarios avanzados. Siempre hay algún usuario con mayor facilidad para el manejo de nuevas aplicaciones informáticas. Un buen conocimiento de la aplicación por parte de esos usuarios puede mejorar el rendimiento que le saque a SAP B1 toda la organización.
• 8. Planificar los plazos de manera realista. Es importante tener en cuenta la carga de trabajo del cliente a la hora de poner fechas. Hay que planificar de acuerdo a sus disponibilidades y teniendo en cuenta todos los detalles (periodos vacacionales, días festivos, etc...).
• 7. Elaborar un plan global, pero trabajar punto a punto. Es importante conocer el alcance general del proyecto, pero a la hora de implantar, se deben ir abordando desarrollos y/o parametrizaciones uno a uno. Intentar abarcarlo todo a la vez no aporta ventaja alguna.
• 6. El CEO/dueño es la clave. La decisión final siempre la tendrá él, así pues es importante que esté al corriente de todo el proceso de implantación. A demás, permitirá resolver posibles conflictos internos a la hora de definir las prioridades del proyecto.
• 5. Estar preparado para los cambios. Pueden aparecer pequeñas variaciones respecto al proyecto inicial durante la fase de implantación (fechas, importe, etc...), así que se debe estar preparado para afrontarlas y negociarlas de manera clara con el cliente sin que ello conlleve un problema grave.
• 4. Identificar al responsable del proyecto. Es importante que todo el mundo sepa quien es el project manager en la empresa implanadora, puesto que será él quien centralice la información y distribuya la tareas entre las partes implicadas.
• 3. Pisar de pies en el suelo. Es cierto que un nuevo ERP mejora la gestión de la empresa y sus procesos internos, pero la adaptación conlleva tiempo y esfuerzo por todas las partes. Es importante dejar claro que que SAP B1 no es plug&play.
• 2. Dejar claro lo que se hará y lo que NO se hará. Todos los usuarios involucrados en el proyecto tienen unas peticiones iniciales y unas expectativas creadas. Es importante que antes de empezar la implantación sepan cuáles de sus demandas van a ser llevadas a cabo y cuáles no.
• 1. Apoyarse en el equipo. La colaboración es la clave básica del éxito, tanto internamente en la empresa implantadora como con los usuarios del cliente.

Añadir que, según nuestro punto de vista, estos 10 puntos son aplicables a cualquier implantación de un ERP, sea cual sea el tamaño de la empresa y el tipo de producto elegido.

[Vía SAP Community Network Blogs]

Centros de beneficios multidimensionales en SAP B1

Cuando se desean analizar los costes de una empresa, uno de los conceptos más utilizados son los Centros de beneficio (también conocidos como centros de coste). SAP B1 permite asignar un centro de beneficio a cada apunte contable, incluso con carácter retroactivo una vez esté registrado dicho apunte. Además, también se pueden definir Normas de reparto para repartir proporcionalmente los costes de un mismo apunte entre diferentes centros.

Sin embargo, algunas empresas desean tener una estructura de centros de beneficio con más de una dimensión, opción que no está disponible de manera estándar en SAP B1.

Alternativa

Existe una manera sencilla y que no requiere ninguna inversión en desarrollos externos para poder disponer de 2 dimensiones en nuestros centros de beneficio. Para ello sólo hace falta definir un patrón en los códigos de los centros en el cual queden separados nuestras 2 dimensiones de análisis.

Imaginemos una empresa que desea analizar sus costes según 2 criterios: el departamento interno y la campaña comercial. En ese caso podríamos definir los códigos de los centros de beneficio como XX/YY, donde XX sería el departamento e YY sería la campaña, utilizando como separador el carácter "/".

Con esta estructura, podríamos asignar un apunte únicamente a un departamento, a una campaña o a ambos:

• Si utilizamos el centro 01/00, estaríamos registrando el coste en el departamento 01, sin tener en cuenta la campaña.
• Si utilizamos el centro 00/71, estaríamos registrando el coste en la campaña 71, sin tener en cuenta el departamento.
• Si utilizamos el centro 02/53, estaríamos registrando el coste en el departamento 02 y la campaña 53.

Con este tipo de centros de beneficio y combinados con las normas de reparto, podremos disponer de unos costes bidimensionales sin necesidad de realizar modificaciones en el programa.

Análisis contable

SAP B1 nos permite filtrar por centro de beneficio en muchos de los informes estándar de los que dispone. Así pues, con estos informes podemos saber los datos de las imputaciones analizadas según nuestros 2 criterios, departamento y campaña. Si lo que queremos es realizar un análisis únicamente de 1 dimensión, deberemos utilizar las consultas de usuario, que nos permitirán definir cláusulas condicionales más avanzadas para filtrar los datos.

A continuación os dejo con una consulta simple que nos permite saber, en un determinado periodo de tiempo, los apuntes asociados a un departamento, independientemente de la campaña.

SELECT T0.[TransId], T0.[RefDate], T0.[Debit], T0.[Credit], T0.[LineMemo], T0.[ProfitCode] FROM JDT1 T0 WHERE (T0.[RefDate]>[%1] AND T0.[RefDate]<[%2]) AND LEFT(T0.ProfitCode,2)=[%3]

Para hacer lo mismo con una campaña, bastaría con substituir el LEFT(T0.ProfitCode,2) por RIGHT(T0.ProfitCode,2).

Añadir más dimensiones

La solución presentada en este post se puede extender a varias dimensiones, dividiendo el código del centro de beneficio en tantas partes como se desee. La única limitación que tenemos es la del tamaño máximo del código de los centros de beneficio, que SAP B1 fija en 8 caracteres. Así pues podríamos definir que cada dimensión ocupa 2 caracteres, y tener un código de 4 dimensiones del tipo WWXXYYZZ (sin carácteres separadores). Para realizar el análisis detallado de las dimensiones XX e YY deberemos usar las cláusulas de SQL MID(T0.ProfitCode,3,2) y MID(T0.ProfitCode,5,2) respectivamente.

Costes de fabricación en tiempo real

Una de las peticiones que hacen la mayoría de empresas que fabrican cuando buscan un ERP es que tenga una buena gestión de costes de fabricación. SAP B1 permite obtenerlos de manera automática y en tiempo real, pero se debe tener claro cómo este realiza estos cálculos para así aplicarlo al funcionamiento de nuestra empresa.

Introducción de términos SAP B1

Antes de entrar al detalle del post de hoy, y considerando que algunos de los lectores todavía no están familiarizados con el lenguaje específico de SAP B1, vamos a introducir algunos términos relacionados con los procesos de producción. Para ello supondremos que queremos fabricar 100 unidades del producto P1:

• Cantidad planificada: campo de las líneas de la orden de fabricación (OF) que indica la cantidad teórica necesaria de cada componente para producir las 100 unidades de P1. Esta cantidad se obtiene de la LM.
• Cantidad emitida: campo de las líneas de la OF que indica la cantidad real consumida de cada componente para fabricar las 100 unidades de P1.
• Cierre del informe: documento que da de alta el stock del producto fabricado P1, asignándole un coste.
• Emisión de componentes: documento que rebaja el stock de los componentes indicados en la LM del producto fabricado P1.

Consideraciones previas

Para que SAP B1 se encargue de la gestión automática y en tiempo real de los costes, es necesario activar la opción de inventario permanente. Hacerlo tiene otras implicaciones en el sistema, principalmente en el área contable, pero ya abordaremos este tema otro día.

¿Cómo se calcula el coste?

Pongamos el caso de una empresa que esté interesada en valorar los costes a precio medio. En este caso SAP B1 realizaría las siguientes acciones:

• Compras: en el momento de registrar el albarán, el sistema actualiza el coste del artículo a partir del precio de compra. A la hora de registrar la factura, si el precio varía respecto al del albarán, el sistema aplicará la diferencia para regularizar el coste del artículo según el precio indicado en la factura.
• Fabricaciones: en el momento de hacer el Cierre del informe, el sistema actualiza el coste del artículo con el coste específico de la nueva fabricación, que se obtiene aplicando la siguiente fórmula:

Consideraciones

Con SAP B1, al contabilizar el documento de Cierre del informe, el movimiento de entrada de stock ya tiene su coste definitivo. Este se calcula utilizando la cantidad planificada de los componentes (cómo hemos visto antes), y no de la cantidad emitida.

Este comportamiento se debe a que SAP B1 permite contabilizar el documento Cierre del informe antes de que se contabilicen todos los documentos de Emisión de componentes, con el fin de poder entrar stock con coste en el sistema para servirlo antes de registrar los consumos de la OF. Cuando esto pasa, al darse de alta el nuevo stock de producto fabricado todavía no se conoce la cantidad emitida de cada uno de los componentes. Por esa razón, con el fin de poder seguir calculando los costes en tiempo real independientemente de si se han registrado o no los consumos de componentes, SAP B1 utiliza un dato que siempre está informado: la cantidad planificada.

Cálculo de costes sobre cantidad emitida

En el caso que así se desee, existe una manera para calcular los costes teniendo en cuenta la cantidad emitida en vez de la planificada. Para ello sólo se debe cumplir una premisa: todos los consumos de componentes deben estar imputados antes de registrar el Cierre del informe. En ese caso podremos disponer de un cálculo con los consumos reales de la OF. Bastará pues con poner manualmente en el campo cantidad planificada el mismo valor que en el de cantidad emitida antes de realizar el cierre de la OF. Si nos interesa guardar el valor original de cantidad planificada, se puede hacer utilizando un campo de usuario.

Desde SEMIC hemos desarrollado un add-on que precisamente se encarga de realizar esta acción de manera automática. Si estáis interesados, no dudéis en contactar con nosotros.

ERP y Business Intelligence

En el post de hoy vamos a hablar de las funcionalidades que las herramientas de Business Intelligence (BI) aportan a los ERPs, centrándonos en ejemplos prácticos de su uso con SAP B1.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es una herramienta que integra los procesos de negocio y los automatiza, registrándolos en un sistema de información para su análisis, asegurando la unicidad de datos.

¿Qué es un BI?

Se denomina BI al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa, con acceso fácil y rápido a ese conocimiento.

¿Por qué BI?

Un ERP es el repositorio de información de una empresa, que registra, al igual que hace un taquígrafo, el detalle de la actividad para su análisis. Los ERPs están centrados en la gestión de procesos de negocio y su registro, pero habitualmente las herramientas que disponen de análisis y reporting de información son limitadas.

Analicemos el caso de SAP B1. Éste posee actualmente dos herramientas de reporting, el Print Layout Designer y Crystal Reports. Ambas tienen como función presentar los datos de modo organizado, pero no permiten realizar análisis de indicadores de negocio como un Balanced Scorecard (BSC) o un Dashboard de modo sencillo.

SAP B1 posee también una herramienta básica de BI, el XL Reporter, pero está pensada para el análisis de métricas "estándar" en el ERP, como pueden ser las ventas por cliente, por producto, saldo por cuenta, etc. Sin embargo esta herramienta es complicada a la hora de definir métricas nuevas como podrían ser el ROI, el cálculo de rotación de inventario o el cálculo de lote económico.

SAP B1 tiene herramientas que permiten analizar estas variables individuales, como las consultas de usuario, que ya hemos comentado algunas veces en el blog. No obstante el nivel de análisis de estas consultas es limitado.

Es aquí donde las herramientas de BI pueden ofrecernos lo que estamos buscando, ya que se encargan de recopilar la información existente en el ERP y tratarla para dejarla lista para su análisis, ofreciendo datos e indicadores necesarios para la toma de decisiones.

BI y los ERPs

Las herramientas de BI permiten su integración con los ERPs, puesto que el sistema de información que los sustenta habitualmente es una base de datos relacional, como Microsoft SQL Server en el caso de SAP B1. Todas las herramientas de BI disponen de conectores para bases de datos relacionales, y algunas incluso poseen conectores específicos para ERPs.

Al igual que en el mundo de los ERPs, existen hoy en día multitud de soluciones de BI que podemos utilizar conjuntamente con nuestro software de gestión, y seleccionar la más adecuada es complejo. No es el objetivo del post hacer una discusión sobre todas las herramientas de BI, pero intentaremos enumerar algunas de las que desde SEMIC hemos evaluado y que consideramos que pueden ser interesantes para la PyME. No se trata de un listado exhaustivo, pero entendemos que puede dar una visión global del mercado actual.

Herramienta	Presentación	Open Source	Versión gratuita	Integración
Xcelsius	PDF, Web	No	No	Excel
QlikView	Propio, Web	No	No	ODBC,OLEDB
Jaspersoft	Web	Sí	Sí	JDBC,ODBO
Pentaho	Web	Sí	Sí	JDBC
Palo	Excel,Web	Sí	Sí	JDBC,Excel

Hay que tener en cuenta que los 3 productos open source disponen de versiones gratuitas (con funcionalidad limitada y sin soporte) y versiones profesionales de pago (con más funcioanlidades y servicio de soporte incluido).

También es interesante destacar que con la nueva versión de SAP B1 8.8, las herramientas de BI que ofrecen interficie web se pueden incrustar en el Cockpit, tal y como se muestra en el siguiente vídeo.

Algunos ejemplos

A continuación os mostramos unos ejemplos realizados con QlikView

Simulación de variación de precios y cantidades

Imaginemos que deseamos ver como variarían los beneficios de nuestra empresa si aumentáramos las ventas o reduciéramos el coste, con el objetivo de ver donde podemos focalizar nuestros esfuerzos para mejorar los resultados de la empresa.

En este informe podemos analizar qué pasa en el beneficio de los productos si variamos el precio de coste, de venta o la cantidad sobre el histórico de ventas existentes.

Reparto mensual de ventas

En el caso de empresas que trabajan en el sector agropecuario, las ventas presentan una gran temporalidad, pues están asociadas a campañas que dependen de la evolución del clima. En estos casos un análisis de radar nos puede ayudar a detectar la evolución estacional del año en curso.

Indicadores de ventas

Supongamos que nuestra empresa necesita conocer cuáles van a ser los ingresos reales y previstos para evaluar una inversión en la empresa.

Mediante una herramienta de BI podemos recopilar la información de todas las posibles ventas de nuestra empresa (oportunidades de negocio abiertas, ofertas pasadas a los clientes, pedidos aceptados, albaranes pendientes de facturar y facturas realizadas) obteniendo una visión global de todos los ingresos previstos y reales de la empresa.

Conclusión

Los ERPs generan una información valiosa y fidedigna de las empresas y sus procesos de negocio. El uso de herramientas de BI para analizar los datos nos permite convertir la información de nuestro sistema en conocimiento, hecho que utilizamos para la toma de decisiones. Es por eso que el uso de herramientas de BI dan un valor añadido a la información de nuestro sistema.

3 meses para el "apagón" del papel

El mes pasado publicamos un par de entradas acerca de la facturación electrónica (Parte I y Parte II). Ya comentamos que aunque se lleve tiempo hablando sobre el tema, el nivel de implantación en España no era el deseado. Pues bien, la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones ha publicado un informe dónde se refleja que tan sólo el 12% de las empresas españolas utiliza la factura-e. En teoría a partir del 1 de Enero de 2011 todas las empresas estarán obligadas a utilizar este nuevo sistema de facturación, pero la realidad parece ser muy distante.

En España, donde el volumen de PyMEs es muy elevado, puede que no se haya insistido lo suficiente en las ventajas de la factura-e, hecho que no ha ayudado a su implantación. Uno de los problemas principales es su coste de implantación, pero desde SEMIC queremos destacar que el ROI de una implantación de factura-e es elevado, gracias a la rápida reducción de costes y tiempo.

[Visto en eWeekEurope]

Uso ampliado de los portes en SAP B1

Portes

En SAP B1 disponemos de un concepto que nos permite definir ingresos/gastos adicionales para los documentos de compra y venta. Para activar esta opción, debemos seleccionar la casilla Gestionar porte en documentos del formulario Gestión > Inicialización del sistema > Parametrizaciones de documento, en la pestaña "General". Una vez activada la opción, podemos definir los diferentes tipos de portes en Gestión > Definiciones > General > Portes.

Esta funcionalidad está inicialmente diseñada para añadir costes en los documentos, como podrían ser fletes y seguros, 2 opciones que ya vienen parametrizadas en el sistema.

Gestión avanzada de portes

Sin embargo, la versatilidad que nos ofrece SAP B1 en la gestión de los portes nos permite también utilizarlos para otras funciones, como por ejemplo definir descuentos financieros. Gracias a que se pueden indicar importes en negativo, podemos reflejar un descuento financiero asociado a una determinada cuenta en cualquiera de nuestros documentos de compra o venta. Para ello debemos definir un nuevo porte e indicar en el documento un importe en negativo para dicho porte.

Pongamos el caso que una empresa desea imputar un descuento de factura en una cuenta contable específica para tal efecto. Si utilizáramos el campo Descuento del documento, el importe quedaría imputado en la cuenta de ventas en negativo. Para registrarlo en una cuenta distinta, debemos crear un nuevo tipo de porte, al que indicaremos los siguientes valores:

• Nombre: Dto. financiero (o cualquier otro nombre identificativo).
• Cuenta de ingresos: 706001, una cuenta del plan contable destinada a registrar los descuentos financieros de los documentos de venta.
• Grupo de IVA repercutido: el mismo que el de los artículos a vender. Si se tienen artículos de varios grupos impositivos, se puede dejar el campo en blanco y rellenarlo en cada documento.
• Stock: marcar casilla. Esta opción nos permite tener en cuenta el descuento aplicado a la hora de recalcular el precio de coste de los artículos, siempre y cuando la empresa trabaje con stock continuo.
• Método de distribución: este campo nos indica cómo se distribuye el descuento entre las líneas del documento. En este caso escogeríamos "Importe total", para que la distribución se haga según el importe total de línea (p.ej.: si tenemos 2 filas de importes 70€ y 30€, y el descuento es de 10€, 7€ irían a la primera fila y los otros 3€ a la segunda).

Una vez definido la nueva clase de porte, simplemente debemos indicar el importe del descuento en la factura de venta, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

De este modo podemos aprovechar la funcionalidad estándar de los portes para gestionar otros gastos y descuentos adicionales. Otra ventaja de utilizar los portes para registrar descuentos financieros es que nos permite reflejarlos de manera sencilla en el documento impreso, modificando la plantilla para que se impriman los portes con sus respectivas descripciones.

Parametrización de los portes

En el ejemplo anterior hemos configurado un nuevo porte para su uso como descuento financiero en un documento de venta. La misma parametrización se podría haber realizado para un documento de compra informando los valores en las columnas adecuadas. A continuación os indicamos los campos que se utilizan para cada tipo de documento:

Descripción	Campo para documentos de VENTA	Campo para documentos de COMPRA
Cuenta contable donde se imputan los ingresos/gastos	Cuenta de ingresos	Cuenta de gastos
Grupo impositivo	Grupo de IVA repercutido	Grupo de IVA soportado
Importe fijo del porte	Importe fijo: Ingresos	Importe fijo: Gastos
Repercutir ingreso/gasto en artículos	Casilla Stock	Casilla Último precio de compra

A demás, tenemos otros 3 campos que afectan tanto a los documentos de venta como los de compra:

• Sujeto a retención
• Método de distribución: indica cómo se distribuyen los ingresos/gastos entre las líneas
  • Ninguno: elija esta opción si no desea distribuir los gastos de porte en varias filas del documento. Este método no se puede seleccionar si se han marcado las casillas "Stock" o "Último precio de compra".
  • Cantidad: elija esta opción si desea distribuir los gastos de porte proporcionalmente a la cantidad de cada fila del documento (p.ej.: hay 3 filas con las cantidades 5, 3 y 2 y el porte es de 100€. Con este método el porte se distribuye de la siguiente forma: 50€ para la primera fila, 30€ para la segunda y 20€ para la tercera).
  • Total líneas: análogo al caso anterior pero con el importe total de fila.
  • Volumen: análogo al caso anterior pero con el volumen.
  • Peso: análogo al caso anterior pero con el peso.
  • Igual: permite distribuir los gastos/ingresos de porte a partes iguales entre las filas del documento. Los gastos de porte se dividen por el número de filas y se distribuyen correspondiente (con independencia de la cantidad y el total de cada fila).
• Método de arrastre: indica cómo se copian los portes del documento base (p.ej.: albarán) al documento destino (p.ej.: factura).
• Ning.: no se copia ningún porte en el documento destino.
• Cantidad: se copian los portes proporcionalmente a la cantidad de cada artículo que se pasa al documento destino.
• Total: análogo al caso anterior pero basándose en el importe total de línea.
• Todos: se copian todos los portes en el documento destino, independientemente del precio o cantidad que se pasa.

Listas de precios automáticas, relacionadas y manuales en SAP B1

En el artículo anterior os mostramos como se hacía para definir tarifas de compra y venta en SAP B1. En este post ampliaremos la gestión de tarifas de SAP B1 explicando:

• Las listas de precios que SAP B1 mantiene automáticamente.
• Como se pueden utilizar tarifas de referencia para calcular otras tarifas.
• Como establecer para determinados artículos precios sin relación a una lista de precios base.

Lista de precios mantenidas por SAP B1

A parte de las tarifas (listas de precios) definidas por nosotros, SAP B1 mantiene dos listas de precios de modo automático: el "Último precio evaluado" y el "Último precio de compra".

Último precio evaluado

Precio de coste del artículo de acuerdo al método de valoración de inventario indicado en el artículo. Hay que tener en cuenta que este campo sólo se actualiza automáticamente en el caso de que la empresa se parametrice con stock continuo (inventario permanente). En el caso de una empresa sin stock continuo el usuario debe ejecutar el proceso de Valoración stocks para que se actualice. En próximos artículos hablaremos de la gestión de costes de SAP B1 y la configuración de una empresa con stock continuo.

Último precio de compra

Este precio se actualiza con el precio asignado del último movimiento de incremento de stock del artículo. Hay que tener en cuenta que este campo no se actualiza al registrar el albarán de compra, sino en el momento en que se realiza la factura. También se actualiza directamente cuando se registra una Entrada de mercancías o un Recibo de producción.

Tarifas relacionadas

En SAP B1 se pueden definir listas de precios que se calculen como un porcentaje de otra lista de precios, creando una estructura jerárquica. Supongamos el caso práctico de que queremos calcular los precios de la "Zona Norte" del post anterior como un incremento de un 30% sobre la "Tarifa de compra". Deberíamos entonces configurar la definición de las listas de precios como se muestra en la imagen.

Así pues, definimos que la lista de precios de la "Zona Norte" se obtenga aplicando un 30% de sobre coste sobre la lista de precios base "Tarifa de compra" indicando el valor 1,3 en la columna Factor.

Otro ejemplo de uso de listas de precios sería calcular los precios de la "Zona Sur" con un 40% de sobre el precio de coste del artículo. Para ello definiríamos que la tarifa "Zona Sur" se basada en la lista de precios "Último coste evaluado" y un factor de 1,4.

Recordad que esta parametrización sólo funcionará de modo automático en empresas configuradas con stock continuo.

Precios manuales

Imaginemos el caso de que queremos promocionar artículos para la "Zona Norte" fijando manualmente un precio por debajo del margen de beneficio habitual que aplicamos a los artículos. SAP B1 permite realizar este tipo de configuraciones, tal y como se muestra en el siguiente vídeo, marcando el check de Manual para un artículo en concreto y estableciendo su precio haciendo doble click sobre la lista de precios.

Habrá que tener en cuenta que deberemos mantener ese precio siempre manualmente.

Creación de tarifas de compra y venta en SAP B1

En este post vamos a explicar como definir tarifas de venta y compra en SAP B1. Esto lo haremos a través de ejemplos prácticos que nos ayudarán a ver como podemos realizar esta definición

Tarifas de venta

Caso práctico

Un empresa comercial tiene dos tarifas de venta una para los clientes de la zona norte de su país y otra para los clientes de la zona sur. Ambas tarifas en este caso no guardan ninguna relación una con otra.

Creación de las tarifas

Lo primero que debemos realizar es definir las tarifas en SAP B1. Para ello utilizaremos el concepto de Lista de precios.

Definición de los precios de los artículos

Una vez definidas las listas de precios debemos establecer el precio para los artículos.

Asignación de tarifas a los clientes

Bien, ya tenemos definidas las diferentes listas de precios o tarifas. Sólo nos resta ahora, asignar las tarifas a los clientes de la zona norte y la zona sur respectivamente.

Creación de ofertas

Una vez realizada esta configuración, si realizamos una oferta a cada uno de los clientes a los que le hemos asignado la tarifa, SAP Business One obtiene el precio adecuado.

Tarifas de compra

En el caso de los proveedores, habitualmente sólo se define una tarifa: la tarifa de compra. El modo de proceder es simétrico al de las tarifas de venta. A continuación mostramos como hacer todo el proceso completo.

Esto sólo es el principio de una serie de post que realizaremos sobre la gestión de tarifas en SAP B1.

Totales en consultas de usuario

Ctrl+Clic

Ya hemos hablado en entradas anteriores sobre la versatilidad de las consultas de usuario. Cuando utilizamos esta herramienta para obtener importes o cantidades, es habitual que nos interese conocer no sólo el valor de cada registro, sino también el total de una determinada columna.

Aunque por defecto la consulta no muestra el total, es muy simple poder mostrar este valor en las celdas que aparecen al final de la tabla. Basta con hacer clic en la fila de cabecera manteniendo apretada la tecla Ctrl. Este sencillo truco nos evitará tener que exportar la tabla a Excel para realizar el cálculo.

Series por defecto

Introducción

A menudo las empresas definen diferentes series de numeración para tener clasificados los documentos. Pongamos por ejemplo una empresa que vende sus productos tanto a clientes nacionales como de exportación, y que para cada grupo tiene asignado un empleado de logística distinto. En este caso, y con el fin de evitar errores, nos podría interesar que a cada uno de los trabajadores le apareciera por defecto la serie asignada a su departamento.

¿Cómo configuramos SAP B1?

SAP nos permite crear tantas series como queramos para cada unos de los documentos que maneja. Para acceder al formulario de configuración debemos ir a Gestión > Inicialización del sistema > Numeración de documentos. Desde esta pantalla, haciendo doble clic en cualquier fila (ver imágen adjunta), podemos acceder al detalle del documento, donde se definen las distintas series. Una vez especificadas las numeraciones deseadas, podemos asignar una serie por defecto mediante el botón Fijar como estándar. Si trabajamos con un superusuario, nos aparecen las 3 opciones que se muestran en la imágen:

• Especificar como estándar para usuario actual: para definir la serie como serie por defecto para el usuario con el que se está trabajando.
• Especificar como estándar para usuarios (todos): para definirla como serie por defecto para todos los usuarios del sistema.
• Especificar como estándar para usuario determinado: esta opción abre una pantalla con los usuarios activos para que el administrador pueda seleccionar aquellos para los que quiere definir la serie por defecto.

En el caso que se acceda con un usuario normal, al hacer clic en el botón se fija la serie como serie por defecto únicamente para el usuario que ha realizado la acción, sin que aparezca ninguna pantalla. Dicha serie queda marcada en negrita, tal y como pasa en el resto de la aplicación cuando definimos un campo por defecto (direcciones, vías de pago, almacenes, etc...).

Configuraciones de seguridad

La configuración de las series también permite limitar el acceso de los usuarios a algunas series. Para ello se debe asignar una serie a un grupo, y posteriormente limitar el acceso de los usuarios a los grupos de numeración mediante el formulario de Autorizaciones. De este modo se puede evitar que un operador de nacional pueda registrar por error una factura de exportación o incluso que un comercial de una zona pueda consultar los datos de la venta de un comercial de otra zona.

Si queréis más información acerca de la configuración de las series, dejarnos un comentario y os responderemos encantados.

Implosión de la lista de materiales

Introducción

Las empresas que se dedican a la fabricación de productos se pueden encontrar con la necesidad de saber en qué listas de materiales (LM) se encuentra un determinado artículo. SAP B1 permite consultar las LM's de cualquier producto, pero no ofrece una opción estándar para poder realizar el proceso inverso, conocido como implosión del escandallo.

Solución

Mediante una sencilla consulta de usuario, podemos disponer de un informe que nos permite identificar en qué artículos padre se encuentran unos artículos determinados.

SELECT T1.Itemcode as Componente, T0.Father as 'Padre LM', T2.ItemName, T0.Quantity FROM ITT1 T0 JOIN OITM T1 ON T1.ItemCode=T0.Code AND (T1.ItemCode>='[%1]' OR '[%1]'='') AND (T1.ItemCode<='[%2]' OR '[%2]' ='') JOIN OITM T2 ON T2.ItemCode=T0.Father

Esta query tiene 2 parámetros que nos permiten indicar el rango de artículos hijo que queremos implosionar. En el caso que queramos consultar un único artículo, pondremos el mismo valor en ambos parámetros.

Consideraciones

Esta consulta es muy útil, pero tiene sus limitaciones, puesto que sólo nos permite buscar en el nivel superior de la LM. Es decir, si nosotros tenemos una estructura como la que se indica a continuación, al implosionar el Artículo hijo 1 obtendríamos el Artículo intermedio 2, pero no llegaríamos a detectar que también forma parte del Artículo padre en segundo orden.

• Artículo padre
• Artículo intermedio 1
• Artículo intermedio 2
• Artículo hijo 1
• Artículo hijo 2

Para poder llegar a más niveles, sería necesario utilizar las herramientas de desarrollo que ofrece SAP B1 y programar la funcionalidad mediante un add-on. Si queréis más información al respecto, en SEMIC tenemos una herramienta de implosión avanzada con funcionalidad multinivel.

Facturación electrónica (Parte II)

En esta segunda entrega os presentamos la manera en la que desde SEMIC hemos decidido afrontar las implantaciones de facturación electrónica para nuestros clientes.

Tecnología

Formatos de factura electrónica

Como comentamos en el anterior post, existen varios tipos de formatos, y la elección del adecuado dependía básicamente del objetivo final a la hora de implantar la facturación electrónica. En nuestro caso, los clientes no tienen un volumen muy grande de facturas, o como mínimo no lo suficientemente grande como para amortizar la mayor inversión que supone una implantación con el objetivo de integrar las facturas al ERP. Por esa razón, en SEMIC hemos apostado por el formato PDF, que nos ofrece 3 características muy ventajosas:

• Documentos familiares y de fácil lectura. Esto facilita su aceptación por parte de nuestros clientes y de sus IC's.
• Fácil adaptación con SAP B1, que ya éste nos ofrece de manera estándar la posibilidad de enviar correos con los documentos adjuntos en formato PDF.
• Herramientas gratuitas disponibles para el firmado digital de archivos PDF, reduciendo los costes de desarrollo.

Firma digital

Desde SEMIC aconsejamos a nuestros clientes que adquieran un certificado digital para poder firmar ellos mismos sus facturas, por encima de otras opciones como la subfacturación. Esto nos da una mayor control sobre el proceso, al no depender de una tercera entidad que se encargue de gestionar la firma. A demás, disponer de un certificado propio permite a la empresa crecer en número de facturas sin tener que aumentar la inversión en el proyecto.

El precio de los certificados válidos para firmar facturas electrónicas en España y que desde SEMIC recomendamos oscila entre los 125€/año de PIMEC hasta los 200€/año de Camerfirma

Proceso de facturación en SAP B1

Generación de las facturas en PDF

Para generar el archivo que se enviará al cliente y preparar los detalles del envío, utilizamos la función estándar de SAP B1 Enviar a > Correo electrónico.... Esta opción nos genera la factura sin firmar en una carpeta compartida de SAP B1, al tiempo que nos permite añadir destinatarios o modificar el cuerpo del e-mail.

En este punto sería posible automatizar procesos (definir un texto fijo para el cuerpo del mensaje, añadir por defecto ciertos destinatarios, etc.) si el cliente lo deseara.

Firmado y envío de las facturas

Para firmar la factura utilizamos unas funciones que nos ofrece la librería gratuita de .NET iTextSharp para incrustar certificados digitales a los documentos PDF. Nuestro proceso coge el archivo original que ha generado SAP B1 y lo firma, volviendo a guardar el archivo certificado con el mismo nombre.

Una vez firmado, simplemente queda mandar el correo y listo. Desde SEMIC no hacemos sellado temporal de las facturas, puesto que no es obligatorio y aumenta los costes del desarrollo. Sin embargo, no habría problema para incorporar un proceso de sellado si a un cliente le interesara.

Conclusión

Desde SEMIC consideramos que para una PyME la versatilidad de los archivos PDF los convierten en la mejor opción para implantaciones que no requieran integrar la factura en el ERP del receptor. Con nuestra propuesta cualquier empresa puede tener un sistema de facturación electrónica manual con unos costes muy reducidos.

Destacar también que, gracias a las posibilidades de desarrollo que ofrece SAP B1 mediante los add-ons, sería posible definir un proceso de facturación electrónica semi-automático.

Finalmente comentar que esta implantación se podría adaptar fácilmente a otros ERP's, puesto que existen herramientas gratuitas de desarrollo que permiten, de manera sencilla, tanto generar documentos PDF como firmarlos.

Contacto

Si estáis interesados en el proyecto y queréis más información, no dudéis en poneros en contacto con nosotros.